Odgovorna oseba v EU: kdo jo potrebuje, kdo lahko to vlogo prevzame in kaj počne

Kaj je odgovorna oseba v EU

Člen 4(1) Uredbe (EU) 2019/1020 določa, da je izdelek, ki ga zajema zakonodaja iz člena 4(5), lahko dan na trg le, če je za naloge iz člena 4(3) odgovoren gospodarski subjekt s sedežem v Uniji. Člen 16(1) GPSR enako načelo uporablja za izdelke, ki jih zajema GPSR: brez dajanja na trg, razen če je za te naloge odgovoren gospodarski subjekt s sedežem v EU, pri čemer se sklici na „harmonizacijsko zakonodajo Unije“ berejo kot sklici na GPSR.

Smisel vloge je dosegljivost: organi potrebujejo nekoga znotraj EU, ki lahko preda dokumentacijo in poskrbi, da se popravljalni ukrepi dejansko izvedejo. Odgovorna oseba ne nadomešča proizvajalca, ki ohrani lastne obveznosti, kot sta notranja analiza tveganja in tehnična dokumentacija po členu 9 GPSR.

„Odgovorna oseba v EU“, „odgovorna oseba po GPSR“ in „subjekt iz člena 4“ pomenijo isto vlogo. Odgovorna oseba za kozmetiko po Uredbi (ES) št. 1223/2009 je drug režim, obravnavan spodaj.

Kdo potrebuje odgovorno osebo v EU

Do zahteve vodita dve pravni poti. Potrošniški izdelki, zajeti z GPSR, spadajo pod člen 16 GPSR. Izdelki, zajeti z enim od aktov iz člena 4(5) Uredbe 2019/1020, spadajo neposredno pod člen 4; prečiščeni seznam med drugim vključuje direktive o nizki napetosti, EMC, radijski opremi, RoHS, varnosti igrač in strojih, uredbi o OVO in napravah na plinasta goriva ter, dodani s poznejšimi spremembami, Uredbo o baterijah (EU) 2023/1542 in Akt o kritičnih surovinah, Uredbo (EU) 2024/1252.

V praksi je vprašanje, kje ima proizvajalec sedež. Proizvajalec s sedežem v EU je sam subjekt, zato dodatno imenovanje ni potrebno. Kadar proizvajalec nima sedeža v EU, mora vlogo prevzeti drug subjekt s sedežem v EU, GPSR pa pri spletni prodaji nato zahteva podatke tega subjekta v sami ponudbi.

GPSR se ne uporablja za izvzete proizvode, kot so hrana, krma, zdravila in starine (člen 2(2) GPSR), kozmetični izdelki in medicinski pripomočki pa imajo lastna pravila o določeni osebi.

1. Ugotovite, ali je proizvod potrošniški proizvod v smislu GPSR, ali ga zajema akt s seznama v členu 4(5) Uredbe (EU) 2019/1020 ali oboje.
2. Ugotovite, kje ima sedež proizvajalec — podjetje, katerega ime ali blagovno znamko proizvod nosi.
3. Če ima sedež v EU, je on gospodarski subjekt; poskrbite, da so njegovi podatki navedeni na proizvodu, embalaži, paketu ali priloženem dokumentu.
4. Če ne, ugotovite uvoznika v EU. Če ga ni, lahko proizvajalec s pisnim pooblastilom imenuje pooblaščenega zastopnika.
5. Šele kadar nobeden od teh nima sedeža v EU, postane gospodarski subjekt ponudnik storitev izpolnjevanja naročil, in sicer za proizvode, ki jih obravnava.
6. Sektorske ureditve z lastno določeno osebo, kot so kozmetični izdelki in medicinski pripomočki, obravnavajte ločeno.

Kdo lahko deluje kot odgovorna oseba

Člen 4(2) Uredbe (EU) 2019/1020 vsebuje zaprt seznam štirih vrst gospodarskih subjektov. Člen 16(1) GPSR uporablja člen 4(2) za proizvode, ki jih zajema GPSR, zato isti seznam velja za obe poti. Gospodarski subjekt mora imeti vedno sedež v Uniji.

Kaj mora storiti odgovorna oseba

Člen 4(3) Uredbe (EU) 2019/1020 določa temeljne naloge. V skladu z GPSR člen 16(2) dodaja obveznost spremljanja, člen 20(4) pa odgovorni osebi daje vlogo pri poročanju o nesrečah, kadar proizvajalec nima sedeža v EU.

Za splošne potrošniške proizvode, ki jih ne zajema zakonodaja o oznaki CE, GPSR ne zahteva EU izjave o skladnosti, zato izjave ni treba hraniti. Pomembna dokumentacija je tehnična dokumentacija proizvajalca iz člena 9(2) GPSR, ki mora biti na voljo 10 let po dajanju proizvoda na trg.

• Kadar veljavna zakonodaja zahteva EU izjavo o skladnosti (ali izjavo o lastnostih) in tehnično dokumentacijo: preverite, da sta bili pripravljeni, hranite izjavo na voljo organom v zahtevanem obdobju in zagotovite, da je tehnično dokumentacijo mogoče predložiti na zahtevo (čl. 4(3)(a)).
• Na obrazloženo zahtevo organom za nadzor trga posredujte vse informacije in dokumentacijo, potrebne za dokazovanje skladnosti, v jeziku, ki ga zlahka razumejo (čl. 4(3)(b)).
• Obvestite organe, kadar obstaja razlog za domnevo, da proizvod pomeni tveganje (čl. 4(3)(c)).
• Sodelujte z organi, vključno z zagotavljanjem takojšnjih korektivnih ukrepov za odpravo neskladnosti ali zmanjšanje tveganj (čl. 4(3)(d)).
• Za proizvode, ki jih zajema GPSR: redno preverjajte, ali proizvod ustreza tehnični dokumentaciji in izpolnjuje zahteve glede identifikacije, kontaktnih podatkov in navodil iz člena 9(5)–(7) GPSR, ter na zahtevo predložite dokumentirane dokaze o teh preverjanjih (čl. 16(2) GPSR).
• Kadar proizvajalec nima sedeža v EU: zagotovite, da so nesreče, ki jih povzroči proizvod, priglašene prek portala Safety Business Gateway (čl. 20(4) GPSR).

Kje morajo biti navedeni podatki odgovorne osebe

Identiteta odgovorne osebe mora spremljati proizvod in biti pri prodaji na daljavo navedena v ponudbi. Pravilo za fizične proizvode omogoča izbiro med več mesti, kar pomaga pri majhnih izdelkih ali izdelkih, prodanih brez maloprodajne embalaže.

Odgovorna oseba v primerjavi s pooblaščenim zastopnikom, uvoznikom in odgovorno osebo za kozmetične izdelke

Te vloge se prekrivajo, zato jih pogosto zamenjujejo. Pooblaščeni zastopnik je eden od načinov, kako zapolniti vlogo odgovorne osebe, uvoznik je lahko hkrati odgovorna oseba in uvoznik, odgovorna oseba za kozmetične izdelke pa je ločena ureditev z precej obsežnejšimi obveznostmi na ravni izdelka. Isto podjetje lahko opravlja več teh vlog, vendar ima vsaka svojo pravno podlago in svoja preverjanja.

Kako imenovati odgovorno osebo

Obstoječi uvoznik v EU lahko vlogo prevzame po zakonu, vendar se morate še vedno dogovoriti, kdo kaj počne. Brez uvoznika v EU proizvajalec običajno imenuje pooblaščenega zastopnika. V vsakem primeru gospodarski subjekt od proizvajalca potrebuje naslednje dokumente in informacije:

• Tehnična dokumentacija iz člena 9(2) GPSR: opis proizvoda, bistvene varnostne značilnosti ter, kjer je primerno, analiza tveganja, poročila o preskusih in uporabljeni standardi.
• EU izjava o skladnosti, kadar jo zahteva zakonodaja za proizvod.
• Identifikatorji proizvoda — vrsta, shema številke serije ali serijske številke — in kje so navedeni na proizvodu.
• Navodila in varnostne informacije v jezikih, ki jih zahteva vsaka država članica.
• Grafične priprave etiket in embalaže, na katerih so navedeni podatki proizvajalca in odgovorne osebe.
• Pot za varnostna vprašanja, pritožbe in nesreče, da proizvajalec odgovorno osebo sproti obvešča (čl. 9(10) GPSR).

1. Odločite se, kateri gospodarski subjekt bo deloval: proizvajalec v EU, uvoznik, pooblaščeni zastopnik ali — samo kot skrajna možnost — ponudnik storitev izpolnjevanja naročil.
2. Za pooblaščenega zastopnika podpišite pisno pooblastilo, ki zajema vsaj naloge iz člena 4(3) ter za proizvode, ki jih zajema GPSR, preverjanja iz člena 16(2) in ureditev priglasitve nesreč.
3. Predajte tehnično dokumentacijo in druge zgoraj navedene elemente ter se dogovorite, kako boste delili posodobitve ob spremembah proizvoda.
4. Dogovorite se o postopku odzivanja na obrazložene zahteve organov, vključno s tem, kdo odgovarja in v katerih jezikih.
5. Ime, poštni naslov in elektronski naslov odgovorne osebe dodajte na proizvod, embalažo, paket ali priloženi dokument ter v spletne ponudbe, kadar proizvajalec nima sedeža v EU.
6. Načrtujte redna preverjanja, ki jih zahteva člen 16(2) GPSR, in hranite dokumentirane dokaze o vsakem od njih.
7. Ureditev pregledajte ob vsaki spremembi proizvoda, dobavitelja ali uvoznika.

Kaj pričakujejo spletne tržnice

Člen 22 GPSR spletnim tržnicam nalaga lastne obveznosti. Svoj vmesnik morajo zasnovati tako, da lahko trgovci navedejo informacije iz člena 19 — vključno z odgovorno osebo, kadar proizvajalec nima sedeža v EU — in da so te prikazane ali zlahka dostopne na seznamu izdelkov (čl. 22(9)). Ponuditi morajo tudi mehanizme, s katerimi lahko trgovci sami potrdijo svojo skladnost (čl. 22(10)(b)).

Tržnice morajo v 2 delovnih dneh ravnati po odredbah organov o odstranitvi seznamov, onemogočitvi dostopa ali prikazu opozoril, obvestila o varnosti proizvodov obdelati v 3 delovnih dneh ter po predhodnem opozorilu suspendirati trgovce, ki pogosto ponujajo neskladne proizvode — zato lahko manjkajoči ali nedosledni podatki privedejo do odstranjenih seznamov.

Imena polj, pravila za preverjanje in obvezne vrednosti se razlikujejo po tržnicah in se sčasoma spreminjajo, zato preverite trenutno dokumentacijo za prodajalce vsake tržnice in povsod vnesite iste preverjene podatke. Obveznosti same tržnice je ne naredijo za vašo odgovorno osebo.

Pogoste napake

Te težave se ponavljajo, ko prodajalci vzpostavljajo to vlogo:

• Navedena je odgovorna oseba, izpuščeno pa je proizvajalčevo ime ter poštni in elektronski naslov, ki jih člen 19(a) GPSR v ponudbi še vedno zahteva.
• Navedba ponudnika storitev izpolnjevanja naročil, čeprav obstaja uvoznik v EU ali pooblaščeni zastopnik — pot prek izpolnjevanja naročil velja le, kadar nobeden drug gospodarski subjekt nima sedeža v EU.
• Zanašanje na pooblaščenega zastopnika brez pisnega pooblastila ali s pooblastilom, ki ne zajema nalog iz člena 4(3).
• Navedba samo poštnega naslova za proizvode, ki jih zajema GPSR, čeprav člen 16(3) in člen 19(b) zahtevata tudi elektronski naslov.
• Podatki so navedeni v spletnem seznamu, ne pa tudi na proizvodu, embalaži, paketu ali priloženem dokumentu.
• Zamenjava odgovorne osebe brez posodobitve seznamov, grafičnih priprav etiket in izvornega zapisa, iz katerega se ustvarjajo.

Kontrolni seznam za odgovorno osebo

Preden izdelek navedete za potrošnike v EU, potrdite, da je opravljeno naslednje:

• Ugotovitev, katera ureditev velja — GPSR, akt iz člena 4(5), sektorska ureditev — in kje ima sedež proizvajalec.
• Opredelitev gospodarskega subjekta, ki izpolnjuje naloge iz člena 4, ter za pooblaščenega zastopnika podpisano pisno pooblastilo.
• Zapis imena gospodarskega subjekta, registriranega trgovskega imena ali znamke, poštnega naslova in elektronskega naslova.
• Navedba teh podatkov na proizvodu, embalaži, paketu ali priloženem dokumentu.
• Dodajanje teh podatkov v spletne ponudbe, kadar proizvajalec nima sedeža v EU, poleg podatkov samega proizvajalca.
• Posredovanje tehnične dokumentacije in, kjer je zahtevano, EU izjave o skladnosti gospodarskemu subjektu.
• Dogovor o tem, kako se obravnavajo zahteve organov in obvestila prek Safety Business Gateway ter kje so shranjeni dokazi o preverjanjih iz člena 16(2).

Skladni podatki o odgovorni osebi v velikem obsegu

Pri številnih dobaviteljih je težava higiena podatkov: vsako odgovorno osebo zapišite enkrat, jo pravilno ponovno uporabite in izpustite ločene podatke, kadar vlogo že opravlja proizvajalec iz EU.

Doc2Shelf iz PDF-jev dobaviteljev pridobi kontaktne podatke proizvajalca, uvoznika in odgovorne osebe, pripravi osnutek informacijskega bloka GPSR za pregled in manjkajoče podatke pred objavo označi kot označevalce mest. Doc2Shelf ni storitev odgovorne osebe ali pooblaščenega zastopnika in ne more delovati kot vaš gospodarski subjekt v EU; pomaga vam urediti in pregledati podatke, ki jih potrebujeta gospodarski subjekt in seznami izdelkov.