Ansvarlig person i EU: hvem der har brug for en, hvem der kan påtage sig rollen, og hvad vedkommende gør

Hvad den ansvarlige person i EU er

Artikel 4, stk. 1, i forordning (EU) 2019/1020 siger, at et produkt, der er omfattet af den lovgivning, der er opført i artikel 4, stk. 5, kun må bringes i omsætning, hvis en erhvervsdrivende etableret i Unionen er ansvarlig for de opgaver, der er omhandlet i artikel 4, stk. 3. Artikel 16, stk. 1, i GPSR anvender det samme princip på produkter, der er omfattet af GPSR: Ingen omsætning, medmindre en erhvervsdrivende etableret i EU er ansvarlig for disse opgaver, idet henvisninger til »Unionens harmoniseringslovgivning« læses som henvisninger til GPSR.

Rollens formål er tilgængelighed: Myndighederne har brug for en person i EU, som kan udlevere dokumentation og sørge for, at korrigerende foranstaltninger gennemføres. Den ansvarlige person erstatter ikke producenten, som beholder sine egne forpligtelser, såsom den interne risikoanalyse og den tekniske dokumentation efter artikel 9 i GPSR.

»Ansvarlig person i EU«, »GPSR-ansvarlig person« og »erhvervsdrivende efter artikel 4« betyder alle den samme rolle. Den ansvarlige person for kosmetik under forordning (EF) nr. 1223/2009 er en anden ordning, som gennemgås nedenfor.

Hvem der har brug for en ansvarlig person i EU

To retlige veje fører til kravet. Forbrugerprodukter, der er omfattet af GPSR, hører under artikel 16 i GPSR. Produkter, der er omfattet af en af de retsakter, der er opført i artikel 4, stk. 5, i forordning 2019/1020, hører direkte under artikel 4; den konsoliderede liste omfatter bl.a. lavspændingsdirektivet, EMC-direktivet, radioudstyrsdirektivet, RoHS-direktivet, legetøjsdirektivet og maskindirektivet, forordningerne om personlige værnemidler og gasapparater samt, tilføjet ved senere ændringer, batteriforordningen (EU) 2023/1542 og retsakten om kritiske råstoffer, forordning (EU) 2024/1252.

I praksis handler spørgsmålet om, hvor producenten er etableret. En producent etableret i EU er selv den erhvervsdrivende, så der er ikke brug for en ekstra udpegning. Når producenten ikke er etableret i EU, skal en anden erhvervsdrivende etableret i EU påtage sig rollen, og ved onlinesalg kræver GPSR derefter, at denne erhvervsdrivendes oplysninger fremgår af selve tilbuddet.

GPSR gælder ikke for udelukkede produkter såsom fødevarer, foder, lægemidler og antikviteter (artikel 2, stk. 2, i GPSR), og kosmetiske produkter og medicinsk udstyr har deres egne regler om udpegede personer.

1. Bekræft, om produktet er et forbrugerprodukt omfattet af GPSR, om det er omfattet af en retsakt, der er opført i artikel 4, stk. 5, i forordning 2019/1020, eller begge dele.
2. Find ud af, hvor producenten — den virksomhed, hvis navn eller varemærke produktet bærer — er etableret.
3. Hvis den er etableret i EU, er den den erhvervsdrivende; sørg for, at dens oplysninger fremgår af produktet, emballagen, pakken eller et ledsagedokument.
4. Hvis ikke, skal du finde den EU-baserede importør. Hvis der ikke er nogen, kan producenten udpege en bemyndiget repræsentant ved skriftligt mandat.
5. Kun hvis ingen af disse er etableret i EU, bliver en udbyder af ordreopfyldelsestjenester den erhvervsdrivende for de produkter, den håndterer.
6. Håndtér sektorordninger med deres egen udpegede person, såsom kosmetik og medicinsk udstyr, særskilt.

Hvem kan være ansvarlig person

Artikel 4, stk. 2, i forordning 2019/1020 indeholder en udtømmende liste over fire typer af erhvervsdrivende. Artikel 16, stk. 1, i GPSR anvender artikel 4, stk. 2, på GPSR-produkter, så den samme liste gælder for begge veje. Den erhvervsdrivende skal altid være etableret i Unionen.

Hvad den ansvarlige person skal gøre

Artikel 4, stk. 3, i forordning 2019/1020 fastsætter de centrale opgaver. Efter GPSR tilføjer artikel 16, stk. 2, en overvågningspligt, og artikel 20, stk. 4, giver den ansvarlige person en rolle i ulykkesrapportering, når producenten ikke er etableret i EU.

For almindelige forbrugerprodukter, der ikke er omfattet af CE-mærkningslovgivning, kræver GPSR ikke en EU-overensstemmelseserklæring, så der er ingen erklæring at opbevare. Den dokumentation, der har betydning, er producentens tekniske dokumentation efter artikel 9, stk. 2, i GPSR, som skal holdes tilgængelig i 10 år efter produktets omsætning.

• Hvis den gældende lovgivning kræver en EU-overensstemmelseserklæring (eller en ydeevnedeklaration) og teknisk dokumentation: kontrollér, at de er udarbejdet, hold erklæringen tilgængelig for myndighederne i den krævede periode, og sørg for, at den tekniske dokumentation kan fremlægges på anmodning (art. 4, stk. 3, litra a).
• På en begrundet anmodning skal markedsovervågningsmyndighederne have alle oplysninger og al dokumentation, der er nødvendig for at påvise overensstemmelse, på et sprog, de let kan forstå (art. 4, stk. 3, litra b).
• Underret myndighederne, når der er grund til at tro, at et produkt udgør en risiko (art. 4, stk. 3, litra c).
• Samarbejd med myndighederne, herunder ved at sikre, at der straks træffes korrigerende foranstaltninger for at afhjælpe manglende overensstemmelse eller mindske risici (art. 4, stk. 3, litra d).
• For GPSR-produkter: kontrollér regelmæssigt, at produktet svarer til den tekniske dokumentation og opfylder kravene til identifikation, kontaktoplysninger og anvisninger i artikel 9, stk. 5-7, i GPSR, og fremlæg dokumenteret bevis for disse kontroller på anmodning (art. 16, stk. 2, i GPSR).
• Hvis producenten ikke er etableret i EU: sørg for, at ulykker forårsaget af produktet anmeldes via Safety Business Gateway (art. 20, stk. 4, i GPSR).

Hvor den ansvarlige persons oplysninger skal fremgå

Den ansvarlige persons identitet skal følge med produktet og ved fjernsalg fremgå af tilbuddet. Reglen for det fysiske produkt lader dig vælge mellem flere placeringer, hvilket er en hjælp ved små varer eller produkter, der sælges uden detailemballage.

Ansvarlig person vs. bemyndiget repræsentant vs. importør vs. ansvarlig person for kosmetik

Disse roller overlapper, hvilket er grunden til, at de så ofte forveksles. En bemyndiget repræsentant er en af måderne at udfylde rollen som ansvarlig person på, en importør kan være ansvarlig person og importør på samme tid, og den ansvarlige person for kosmetik er en særskilt ordning med langt tungere forpligtelser på produktniveau. Én virksomhed kan have flere af disse roller, men hver af dem har sit eget retsgrundlag og sine egne kontroller.

Sådan udpeger du en ansvarlig person

En eksisterende importør i EU kan overtage rollen i henhold til loven, men du skal stadig aftale, hvem der gør hvad. Uden en importør i EU udpeger producenten typisk en bemyndiget repræsentant. Uanset hvad har den erhvervsdrivende brug for disse dokumenter og oplysninger fra producenten:

• Den tekniske dokumentation efter artikel 9, stk. 2, i GPSR: produktbeskrivelse, væsentlige sikkerhedsegenskaber og, hvor det er relevant, risikoanalysen, prøvningsrapporter og anvendte standarder.
• EU-overensstemmelseserklæringen, hvis produktets lovgivning kræver en.
• Produktidentifikatorer — type, parti- eller serienummerordning — og hvor de fremgår af produktet.
• Anvisninger og sikkerhedsoplysninger på de sprog, som hver enkelt medlemsstat kræver.
• Etiket- og emballagegrafik, der viser producentens og den ansvarlige persons oplysninger.
• En kanal for sikkerhedsproblemer, klager og ulykker, så producenten holder den ansvarlige person underrettet (art. 9, stk. 10, i GPSR).

1. Beslut, hvilken erhvervsdrivende der skal handle: producenten i EU, importøren, en bemyndiget repræsentant eller — kun som sidste udvej — udbyderen af ordreopfyldelsestjenester.
2. For en bemyndiget repræsentant skal der underskrives et skriftligt mandat, der som minimum dækker opgaverne i artikel 4, stk. 3, og for GPSR-produkter kontrollerne efter artikel 16, stk. 2, og ordningerne for anmeldelse af ulykker.
3. Overdrag den tekniske dokumentation og de øvrige punkter, der er nævnt ovenfor, og aftal, hvordan opdateringer deles, når produktet ændres.
4. Aftal en proces for besvarelse af begrundede anmodninger fra myndighederne, herunder hvem der svarer, og på hvilke sprog.
5. Tilføj den ansvarlige persons navn, postadresse og elektroniske adresse på produktet, emballagen, pakken eller et ledsagedokument samt i onlinetilbud, når producenten ikke er etableret i EU.
6. Planlæg de regelmæssige kontroller, der kræves efter artikel 16, stk. 2, i GPSR, og opbevar dokumenteret bevis for hver enkelt.
7. Gennemgå aftalen, hver gang produktet, leverandøren eller importøren ændres.

Hvad onlinemarkedspladser forventer

Artikel 22 i GPSR pålægger onlinemarkedspladser deres egne forpligtelser. De skal udforme deres grænseflade, så erhvervsdrivende kan angive oplysningerne efter artikel 19 — herunder den ansvarlige person, når producenten ikke er etableret i EU — og så de vises eller er let tilgængelige på produktlisten (art. 22, stk. 9). De skal også tilbyde mekanismer, så erhvervsdrivende selv kan attestere deres overensstemmelse (art. 22, stk. 10, litra b).

Markedspladser skal efterkomme myndighedernes pålæg om at fjerne produktlister, spærre adgang eller vise advarsler inden for 2 arbejdsdage, behandle meddelelser om produktsikkerhed inden for 3 arbejdsdage og suspendere erhvervsdrivende, der gentagne gange udbyder produkter, som ikke er i overensstemmelse med reglerne, efter en forudgående advarsel — så manglende eller inkonsekvente oplysninger kan føre til fjernede produktlister.

Feltnavne, valideringsregler og obligatoriske værdier varierer fra markedsplads til markedsplads og ændrer sig over tid, så tjek hver enkelt markedspladss aktuelle sælgerdokumentation, og angiv de samme verificerede oplysninger overalt. En markedspladss egne forpligtelser gør den ikke til din ansvarlige person.

Almindelige fejl

Disse problemer opstår gentagne gange, når sælgere opsætter rollen:

• At angive en ansvarlig person, men udelade producentens eget navn samt post- og elektroniske adresse, som artikel 19, litra a, i GPSR stadig kræver i tilbuddet.
• At angive en udbyder af ordreopfyldelsestjenester, selv om der findes en importør eller bemyndiget repræsentant i EU — ordreopfyldelsesvejen gælder kun, når ingen anden erhvervsdrivende er etableret i EU.
• At forlade sig på en bemyndiget repræsentant uden skriftligt mandat eller med et mandat, der ikke dækker opgaverne i artikel 4, stk. 3.
• At angive kun en postadresse for GPSR-produkter, selv om artikel 16, stk. 3, og artikel 19, litra b, også kræver en elektronisk adresse.
• At angive oplysningerne i onlineproduktlisten, men ikke på produktet, emballagen, pakken eller et ledsagedokument.
• At skifte ansvarlig person uden at opdatere produktlister, etiketgrafik og den kildepost, der bruges til at generere dem.

Tjekliste for ansvarlig person

Før du lægger et produkt op til forbrugere i EU, skal du bekræfte, at du har:

• Fastslået, hvilken ordning der gælder — GPSR, en retsakt efter artikel 4, stk. 5, en sektorordning — og hvor producenten er etableret.
• Identificeret den erhvervsdrivende, der varetager opgaverne i artikel 4, og for en bemyndiget repræsentant et underskrevet skriftligt mandat.
• Registreret den erhvervsdrivendes navn, registrerede firmanavn eller varemærke, postadresse og elektroniske adresse.
• Angivet disse oplysninger på produktet, emballagen, pakken eller et ledsagedokument.
• Tilføjet dem i onlinetilbud, når producenten ikke er etableret i EU, ved siden af producentens egne oplysninger.
• Delt den tekniske dokumentation og, hvor det kræves, EU-overensstemmelseserklæringen med den erhvervsdrivende.
• Aftalt, hvordan myndighedsanmodninger og meddelelser via Safety Business Gateway håndteres, og hvor dokumentationen for kontrollerne efter artikel 16, stk. 2, opbevares.

Sådan holder du data om den ansvarlige person konsistente i stor skala

Med mange leverandører er den svære del datahygiejne: registrér hver ansvarlig person én gang, genbrug oplysningerne korrekt, og undlad særskilte oplysninger, hvor en producent i EU allerede udfylder rollen.

Doc2Shelf udtrækker kontaktoplysninger på producent, importør og ansvarlig person fra leverandør-PDF'er, udarbejder en GPSR-informationsblok til gennemgang og markerer manglende oplysninger som pladsholdere, før noget publiceres. Doc2Shelf er ikke en tjeneste som ansvarlig person eller bemyndiget repræsentant og kan ikke fungere som din erhvervsdrivende i EU; det hjælper dig med at organisere og gennemgå de data, som den erhvervsdrivende og produktlisterne har brug for.