Software til overensstemmelsesdokumenter for produkter i EU og USA

Én produktpost, flere overensstemmelsesdokumenter

Den samme strukturerede produktpost kan danne grundlag for GPSR-oplysninger om producent og produktidentifikation; oplysninger om den ansvarlige person, når producenten ikke er etableret i EU; advarsler eller sikkerhedsoplysninger, hvor det er relevant; DPP-orienterede forberedelsesdata (struktureret JSON); og udkast til EU- eller USA-overensstemmelseserklæringer. Den fælles kilde holder identitet, specifikationer og sikkerhedsoplysninger ensartede på tværs af dokumenterne.

De enkelte specialiserede arbejdsgange holdes adskilt, så du kun opretter det resultat, der er relevant for produktet og markedet, i stedet for at presse alle varer ind i én generisk skabelon.

Fra leverandør-PDF til gennemgangsklart resultat

Doc2Shelf læser leverandør-PDF'er, udtrækker felter med betydning for overensstemmelse, vurderer hvert udtræk for konfidens og fuldstændighed og markerer påkrævede oplysninger, som det ikke kan fastslå. Udtrukne fakta bevarer deres kildeside og et kort citat, og det genererede indhold kan fortsat redigeres, så gennemgangen går hurtigere uden at skjule usikkerhed.

Brug de færdige produktdata i produktlister på markedspladser såvel som i overensstemmelsesdokumenter, så katalog- og regulatoriske arbejdsgange tager udgangspunkt i de samme gennemgåede fakta.

Den menneskelige gennemgang bevarer kontrollen

Doc2Shelf udarbejder og strukturerer dokumenter; det vurderer ikke overensstemmelse, certificerer ikke produkter og erstatter ikke juridisk gennemgang. Et godkendelsestrin baseret på en hash af indholdet forhindrer, at indhold, som ingen har gennemgået, bliver udgivet eller eksporteret.

Denne adskillelse gør det muligt at automatisere den gentagne forberedelse, mens ansvaret for nøjagtighed og godkendelse forbliver hos de personer, der kender produktet og dets krav.

Overensstemmelsesdokumenter efter produktkategori

Hver produktkategori har sine egne EU- og USA-regler, og hver regel kræver forskellige oplysninger. Tabellen opsummerer den vigtigste lovgivning, der bør overvejes for de syv kategorier, Doc2Shelf understøtter, og hvad dets erklæringsudkast dækker. Den er et udgangspunkt, ikke en udtømmende liste: Der kan gælde andre regler afhængigt af produktet, og nogle produkter hører under flere kategorier.

Oven på kategorireglerne fungerer EU's forordning om produktsikkerhed i almindelighed (EU) 2023/988 som sikkerhedsnet for forbrugerprodukter — fødevarer er undtaget — og dens artikel 19 fastsætter, hvilke oplysninger onlinetilbud skal vise. For produkter uden for de syv kategorier kan du med en brugerdefineret erklæring selv definere afsnittene.

Centralisering af overensstemmelsesdata i hele kataloget

Overensstemmelsesdata ligger ofte mange steder: leverandør-PDF'er på delte drev, advarsler i et regneark, importøroplysninger i en e-mailtråd. Doc2Shelf samler dem i én produktpost pr. vare, bygget på leverandørdokumenterne, så hvert erklæringsudkast, hver GPSR-blok og hver produktliste læser de samme gennemgåede værdier.

Leverandør-PDF'er kan uploades i batches på op til 500 inden for din plans dokumentkvote. Hvert udtræk har en konfidensscore og en fuldstændighedsscore, og udtrukne fakta gemmes sammen med den side og det citat, de stammer fra.

Gennemgangskontrol og revisionsspor

Produkter, produktlister og erklæringer har hver deres gennemgangskontrol. Når en person godkender et element, registrerer Doc2Shelf, hvem der har gennemgået det, hvornår, og en SHA-256-hash af det gennemgåede indhold. Udgivelse og eksport kontrollerer hashen: Hvis indholdet er ændret siden godkendelsen, ugyldiggøres gennemgangen, og elementet skal gennemgås igen, før det kan bruges.

Det giver en enkel, verificerbar forbindelse mellem det, der er godkendt, og det, der er udgivet eller eksporteret. Det erstatter ikke dine egne kvalitetsoptegnelser — for eksempel hvem der besluttede, at et felt ikke var relevant, og hvorfor — men det forhindrer, at ugennemgåede ændringer slipper igennem.

Hold dokumenterne ajour, når regler eller produkter ændrer sig

Overensstemmelsesdokumenter forældes på to måder: Produktet ændrer sig (ny leverandør, ny formulering, ny advarsel), eller reglerne ændrer sig. Når en leverandør sender et opdateret dokument, så upload det, generér de berørte udkast igen, og gennemgå dem; redigering af gennemgået indhold ugyldiggør den tidligere godkendelse, så forældede godkendelser ikke føres videre.

Doc2Shelf overvåger ikke lovgivningen for dig. Dit team afgør, hvornår en regelændring påvirker et produkt, og opdaterer derefter posten og udkastene. Eksempler på nylige og kommende datoer, der er værd at følge:

Hvem bruger software til produktoverensstemmelse

Forskellige teams bruger de samme poster til forskellige opgaver:

• Compliance-teams, der forbereder erklæringsudkast og sikkerhedsoplysninger til mange produkter på én gang, med et gennemgangsspor.
• Importører, der indsamler oplysninger om producent, importør og ansvarlig person fra leverandører uden for EU.
• Brands med private label-produkter, som bliver producent efter artikel 13 i GPSR og har brug for ensartede dokumenter på tværs af produktserier.
• Sælgere på markedspladser og i webshops, der har brug for GPSR-oplysninger og produktlistetekst ud fra de samme gennemgåede data.
• Distributører, der kontrollerer, at de oplysninger, de skal verificere, er til stede, før de gør produkter tilgængelige på markedet.