EU-overensstemmelseserklæring: skabelon og krav til indhold

Hvem udarbejder erklæringen

Producenten udarbejder og underskriver EU-overensstemmelseserklæringen, eller en bemyndiget repræsentant, hvor den gældende lovgivning tillader det. Importører og distributører udsteder ikke deres egne erklæringer, men importører skal kunne fremlægge en kopi, og sælgere indsamler ofte overensstemmelseserklæringer fra leverandører som dokumentation for deres katalog.

En erklæring er kun en del af compliance. Den bygger oven på en overensstemmelsesvurdering og en teknisk dokumentation, som producenten skal opbevare, og den erstatter ingen af dem.

Krav til indhold: EU's modelstruktur

Bilag III til afgørelse nr. 768/2008/EF fastlægger en modelstruktur, som de fleste EU-produktlovgivninger følger, med nogle retsaktsspecifikke variationer. En erklæring indeholder typisk:

• En entydig identifikation af produktet (for eksempel et erklærings- eller produktnummer).
• Producentens navn og adresse og, hvor det er relevant, dennes bemyndigede repræsentants.
• En erklæring om, at overensstemmelseserklæringen udstedes på producentens eget ansvar.
• Erklæringens genstand: identifikation af produktet, der muliggør sporbarhed, og som, hvor det er hensigtsmæssigt, kan omfatte et billede.
• En erklæring om, at genstanden for erklæringen er i overensstemmelse med den relevante harmoniseringslovgivning i Unionen, med angivelse af disse retsakter.
• Henvisninger til de harmoniserede standarder eller andre tekniske specifikationer, som der erklæres overensstemmelse med.
• Hvor det er relevant, det bemyndigede organ, der har udført en procedure for overensstemmelsesvurdering, og det certifikat, det har udstedt.
• Eventuelle yderligere oplysninger.
• Underskrevet for og på vegne af producenten: udstedelsessted og -dato, navn, stilling og underskrift.

Skabelon til EU-overensstemmelseserklæring

Oversigten nedenfor følger modelstrukturen. Erstat teksten i klammer, og tilpas ordlyden til den specifikke lovgivning, der gælder for dit produkt:

• 1. Produktmodel / produkt: [modelnummer, produktnavn, entydig identifikator]
• 2. Navn og adresse på producenten eller dennes bemyndigede repræsentant: [firmanavn, fuld postadresse]
• 3. Denne overensstemmelseserklæring udstedes på producentens eget ansvar.
• 4. Erklæringens genstand: [beskrivelse, der muliggør sporbarhed — type, parti- eller serienummer; billede, hvor det er hensigtsmæssigt]
• 5. Erklæringens ovenfor beskrevne genstand er i overensstemmelse med den relevante harmoniseringslovgivning i Unionen: [angiv hver gældende retsakt med nummer og titel]
• 6. Henvisninger til de relevante anvendte harmoniserede standarder eller henvisninger til de andre tekniske specifikationer, som der erklæres overensstemmelse med: [standardhenvisninger med år/version]
• 7. Hvor det er relevant, har det bemyndigede organ [navn, nummer] udført [beskrivelse af indgrebet] og udstedt certifikatet: [certifikatreference]
• 8. Yderligere oplysninger: [hvis der er nogen]
• Underskrevet for og på vegne af: [producent] — [udstedelsessted og -dato] — [navn, stilling] — [underskrift]

Én erklæring for flere direktiver og forordninger

Når et produkt er omfattet af mere end én retsakt — f.eks. legetøj med elektronik — kræver EU-lovgivningen generelt én samlet overensstemmelseserklæring, der dækker alle gældende retsakter. Den angiver hver retsakt og de standarder, der er brugt for hver af dem.

Erklæringen skal holdes ajour og oversættes til det eller de sprog, som kræves af den medlemsstat, hvor produktet bringes i omsætning eller gøres tilgængeligt. Mange retsakter kræver også, at producenten opbevarer erklæringen og den tekniske dokumentation i 10 år efter, at produktet er bragt i omsætning.

Almindelige fejl i overensstemmelseserklæringer

Erklæringer anfægtes eller afvises ofte på grund af:

• Angivelse af ophævede direktiver eller forældede versioner af standarder.
• En produktbeskrivelse, der er for upræcis til at identificere den specifikke model eller det parti, den dækker.
• Manglende erklæring om eget ansvar eller producentens fulde adresse.
• Udeladelse af et bemyndiget organ, hvor proceduren for overensstemmelsesvurdering krævede et.
• Ingen underskrift, dato eller underskrivers navn og stilling.
• Udstedelse af en erklæring for et produkt, der ikke er omfattet af nogen retsakt, der kræver en.

Erklæringer uden for EU

Andre markeder bruger andre dokumenter. I USA findes der ingen generel pendant til EU-erklæringen; i stedet gælder specifikke regler, f.eks. General Certificate of Conformity eller Children's Product Certificate, som kræves for mange forbrugerprodukter reguleret af CPSC.

Udarbejdelse af erklæringer ud fra leverandørdokumenter

Produktidentifikatorer, producentoplysninger og standardhenvisninger findes som regel allerede i leverandørers datablade, testrapporter og eksisterende erklæringer. Doc2Shelf udtrækker dem fra leverandør-PDF'er og sammensætter udkast til EU- og USA-erklæringer, der er klar til gennemgang, til eksport. Udkastene skal kontrolleres og underskrives af den ansvarlige part; Doc2Shelf vurderer ikke overensstemmelse og certificerer ikke produkter.

Felt for felt: hvad du skal skrive i hvert element

Modelstrukturen i bilag III til afgørelse nr. 768/2008/EF er kort, men hvert element skal udfyldes præcist nok til, at en myndighed kan sammenholde erklæringen med et fysisk produkt og med dokumentationen bag. Eksemplerne nedenfor er illustrative; tilpas dem til de retsakter og standarder, der faktisk gælder for dit produkt.

Sådan opbygger du én erklæring for flere retsakter

Afgørelse nr. 768/2008/EF kræver én samlet erklæring, hvor flere harmoniseringsretsakter gælder for et produkt, og erklæringen skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for at identificere hver retsakt og dens offentliggørelsesreference. En Bluetooth-højttaler vurderes f.eks. typisk efter radioudstyrs-, RoHS- og eventuelt andre retsakter — ét dokument dækker dem alle.

En praktisk måde at opstille element 5 og element 6 på er at gruppere standarderne under den retsakt, de understøtter, så den, der gennemgår erklæringen, med et blik kan se, at hver retsakt har dokumentation bag sig:

1. Opregn hver gældende retsakt med nummer, kort titel og offentliggørelsesreference.
2. Opregn under hver retsakt de harmoniserede standarder eller andre specifikationer, der er brugt til at påvise overensstemmelse med den, med deres udgaver.
3. Markér standarder, der kun er anvendt delvist, og angiv hvilke dele, i overensstemmelse med den tekniske dokumentation.
4. Tilføj oplysningerne om det bemyndigede organ under den retsakt, hvis procedure har involveret et, med certifikatnummeret.
5. Kontrollér, at ingen retsakt er opført uden understøttende standarder eller specifikationer, og at ingen standard er opført, som den tekniske fil ikke dækker.

Sprog, underskrift og form

Efter modelbestemmelserne skal erklæringen oversættes til det eller de sprog, som kræves af den medlemsstat, hvor produktet bringes i omsætning eller gøres tilgængeligt. Hvis du sælger i flere EU-lande, så planlæg flere sprogversioner af den samme erklæring, og hold dem ajour, hver gang masterversionen ændres.

Erklæringen underskrives for og på vegne af producenten af en navngiven person med en angivet stilling, med udstedelsessted og -dato. Ved at udarbejde den påtager producenten sig ansvaret for produktets overensstemmelse, så underskriveren bør være en person, der har beføjelse til at forpligte virksomheden.

En foreløbig aftale mellem Rådet og Europa-Parlamentet den 9. juni 2026, en del af forenklingspakken »Omnibus IV«, vil flytte erklæringen til digital form på tværs af 20 produktretsakter. Tjek, om den er formelt vedtaget, og fra hvornår den gælder, før du ændrer, hvordan du leverer erklæringer; indtil da skal du følge den gældende tekst i den retsakt, der finder anvendelse.

Erklæring vs. certifikat vs. testrapport vs. teknisk fil

Købere og markedspladser beder ofte om »CE-certifikatet«, når de mener et af flere forskellige dokumenter. At vide, hvad der er hvad, undgår at acceptere den forkerte dokumentation:

Tjekliste til gennemgang af erklæring: problemer og løsninger

Før du accepterer en leverandørerklæring eller underskriver din egen, så gennemgå disse kontroller. De fleste problemer kan løses på få minutter, hvis de opdages, før produktet afsendes:

Når der ikke kræves en overensstemmelseserklæring

Mange forbrugerprodukter er ikke omfattet af nogen retsakt, der foreskriver CE-mærkning — f.eks. ikke-elektriske møbler, tøj eller køkkenudstyr. For disse gælder forordningen om produktsikkerhed i almindelighed (EU) 2023/988, og den kræver hverken en EU-overensstemmelseserklæring eller et CE-mærke.

I stedet kræver GPSR, at producenten foretager en intern risikoanalyse og udarbejder teknisk dokumentation, som opbevares i 10 år efter, at produktet er bragt i omsætning. Produktet skal bære et type-, parti- eller serienummer eller en anden identifikator, producentens navn og post- og elektroniske adresse samt de instruktioner og sikkerhedsoplysninger, der gælder for det. Hvor producenten ikke er etableret i EU, er der også brug for en ansvarlig person i EU.

Et frivilligt dokument, der opsummerer produktets sikkerhedsgrundlag, er helt i orden, men kald det ikke en EU-overensstemmelseserklæring, og tilføj ikke CE-mærkning, som kun må anbringes, hvor lovgivningen foreskriver det.

Hold erklæringen ajour

Modelbestemmelserne kræver, at erklæringen opdateres løbende. I praksis bliver en erklæring forældet, når noget, den henviser til, ændres. Gennemgå den mindst ved disse udløsende begivenheder: