Personne responsable dans l’UE : qui en a besoin, qui peut l’être et quel est son rôle

Ce qu’est la personne responsable dans l’UE

L’article 4, paragraphe 1, du règlement (UE) 2019/1020 prévoit qu’un produit couvert par la législation énumérée à l’article 4, paragraphe 5, ne peut être mis sur le marché que si un opérateur économique établi dans l’Union est chargé des tâches visées à l’article 4, paragraphe 3. L’article 16, paragraphe 1, du GPSR applique le même principe aux produits couverts par le GPSR : pas de mise sur le marché sans un opérateur économique établi dans l’UE chargé de ces tâches, les références à la « législation d’harmonisation de l’Union » s’entendant comme des références au GPSR.

Ce rôle vise à garantir la joignabilité : les autorités ont besoin d’une personne située dans l’UE capable de remettre la documentation et de veiller à ce que les mesures correctives soient prises. La personne responsable ne remplace pas le fabricant, qui conserve ses propres obligations, comme l’analyse interne des risques et la documentation technique prévues à l’article 9 du GPSR.

« Personne responsable dans l’UE », « personne responsable au titre du GPSR » et « opérateur visé à l’article 4 » désignent tous le même rôle. La personne responsable des cosmétiques au titre du règlement (CE) n° 1223/2009 relève d’un régime différent, présenté plus bas.

Qui a besoin d’une personne responsable dans l’UE

Deux voies juridiques mènent à cette exigence. Les produits de consommation couverts par le GPSR relèvent de l’article 16 du GPSR. Les produits couverts par l’un des actes énumérés à l’article 4, paragraphe 5, du règlement 2019/1020 relèvent directement de l’article 4 ; la liste consolidée comprend notamment les directives Basse tension, CEM, Équipements radioélectriques, RoHS, Sécurité des jouets et Machines, les règlements relatifs aux EPI et aux appareils à gaz et, ajoutés par des modifications ultérieures, le règlement relatif aux batteries (UE) 2023/1542 et le règlement sur les matières premières critiques, règlement (UE) 2024/1252.

En pratique, la question est de savoir où le fabricant est établi. Un fabricant établi dans l’UE est lui-même l’opérateur ; aucune désignation supplémentaire n’est donc nécessaire. Lorsque le fabricant n’est pas établi dans l’UE, un autre opérateur établi dans l’UE doit assumer ce rôle et, pour les ventes en ligne, le GPSR exige alors que les coordonnées de cet opérateur figurent dans l’offre elle-même.

Le GPSR ne s’applique pas aux produits exclus, tels que les denrées alimentaires, les aliments pour animaux, les médicaments et les antiquités (article 2, paragraphe 2, du GPSR) ; les cosmétiques et les dispositifs médicaux ont leurs propres règles de désignation d’une personne responsable.

1. Vérifiez si le produit est un produit de consommation relevant du GPSR, s’il est couvert par un acte énuméré à l’article 4, paragraphe 5, du règlement 2019/1020, ou les deux.
2. Déterminez où le fabricant — l’entreprise dont le nom ou la marque figure sur le produit — est établi.
3. S’il est établi dans l’UE, c’est lui l’opérateur ; veillez à ce que ses coordonnées figurent sur le produit, son emballage, le colis ou un document d’accompagnement.
4. Sinon, identifiez l’importateur établi dans l’UE. À défaut, le fabricant peut désigner un mandataire par mandat écrit.
5. Ce n’est que si aucun d’eux n’est établi dans l’UE qu’un prestataire de services d’exécution des commandes devient l’opérateur, pour les produits qu’il traite.
6. Traitez séparément les régimes sectoriels qui prévoient leur propre personne désignée, comme les cosmétiques et les dispositifs médicaux.

Qui peut être la personne responsable

L’article 4, paragraphe 2, du règlement 2019/1020 établit une liste fermée de quatre types d’opérateurs. L’article 16, paragraphe 1, du GPSR applique l’article 4, paragraphe 2, aux produits relevant du GPSR : la même liste s’applique donc aux deux voies. L’opérateur doit toujours être établi dans l’Union.

Ce que la personne responsable doit faire

L’article 4, paragraphe 3, du règlement 2019/1020 fixe les tâches essentielles. Au titre du GPSR, l’article 16, paragraphe 2, ajoute une obligation de contrôle, et l’article 20, paragraphe 4, confère à la personne responsable un rôle dans la notification des accidents lorsque le fabricant n’est pas établi dans l’UE.

Pour les produits de consommation généraux qui ne relèvent pas de la législation sur le marquage CE, le GPSR n’exige pas de déclaration UE de conformité : il n’y a donc aucune déclaration à conserver. Le document qui compte est la documentation technique du fabricant prévue à l’article 9, paragraphe 2, du GPSR, qui doit être tenue à disposition pendant 10 ans après la mise sur le marché du produit.

• Lorsque la législation applicable exige une déclaration UE de conformité (ou une déclaration de performance) et une documentation technique : vérifier qu’elles ont été établies, tenir la déclaration à la disposition des autorités pendant la durée requise et veiller à ce que la documentation technique puisse être fournie sur demande (art. 4, par. 3, point a)).
• Sur demande motivée, fournir aux autorités de surveillance du marché toutes les informations et la documentation nécessaires pour démontrer la conformité, dans une langue qu’elles peuvent aisément comprendre (art. 4, par. 3, point b)).
• Informer les autorités lorsqu’il y a lieu de penser qu’un produit présente un risque (art. 4, par. 3, point c)).
• Coopérer avec les autorités, notamment en veillant à ce que des mesures correctives immédiates soient prises pour remédier à la non-conformité ou atténuer les risques (art. 4, par. 3, point d)).
• Pour les produits relevant du GPSR : vérifier régulièrement que le produit correspond à la documentation technique et respecte les exigences d’identification, de coordonnées et d’instructions de l’article 9, paragraphes 5 à 7, du GPSR, et fournir sur demande des preuves documentées de ces contrôles (art. 16, par. 2, du GPSR).
• Lorsque le fabricant n’est pas établi dans l’UE : veiller à ce que les accidents causés par le produit soient notifiés via le Safety Business Gateway (art. 20, par. 4, du GPSR).

Où les coordonnées de la personne responsable doivent figurer

L’identité de la personne responsable doit accompagner le produit et, pour les ventes à distance, figurer dans l’offre. La règle applicable aux produits physiques laisse le choix entre plusieurs emplacements, ce qui aide pour les petits articles ou les produits vendus sans emballage de vente.

Personne responsable, mandataire, importateur et personne responsable des cosmétiques : les différences

Ces rôles se recoupent, ce qui explique pourquoi on les confond si souvent. Un mandataire est l’une des façons de remplir le rôle de personne responsable, un importateur peut être à la fois personne responsable et importateur, et la personne responsable des cosmétiques relève d’un régime distinct, aux obligations bien plus lourdes au niveau du produit. Une même entreprise peut cumuler plusieurs de ces rôles, mais chacun a sa propre base juridique et ses propres vérifications.

Comment désigner une personne responsable

Un importateur établi dans l’UE peut assumer le rôle de plein droit, mais vous devez tout de même convenir de la répartition des tâches. En l’absence d’importateur dans l’UE, le fabricant désigne généralement un mandataire. Dans les deux cas, l’opérateur a besoin des documents et informations suivants de la part du fabricant :

• La documentation technique prévue à l’article 9, paragraphe 2, du GPSR : description du produit, caractéristiques essentielles de sécurité et, le cas échéant, analyse des risques, rapports d’essai et normes appliquées.
• La déclaration UE de conformité, lorsque la législation applicable au produit en exige une.
• Les identifiants du produit — type, système de numérotation des lots ou des séries — et leur emplacement sur le produit.
• Les instructions et les informations de sécurité dans les langues exigées par chaque État membre.
• Les visuels d’étiquette et d’emballage indiquant les coordonnées du fabricant et de la personne responsable.
• Un circuit pour les problèmes de sécurité, les réclamations et les accidents, afin que le fabricant tienne la personne responsable informée (art. 9, par. 10, du GPSR).

1. Décidez quel opérateur interviendra : le fabricant établi dans l’UE, l’importateur, un mandataire ou — uniquement en dernier recours — le prestataire de services d’exécution des commandes.
2. Pour un mandataire, signez un mandat écrit couvrant au moins les tâches de l’article 4, paragraphe 3, et, pour les produits relevant du GPSR, les contrôles de l’article 16, paragraphe 2, ainsi que les modalités de notification des accidents.
3. Remettez la documentation technique et les autres éléments énumérés ci-dessus, et convenez de la façon dont les mises à jour seront partagées lorsque le produit change.
4. Convenez d’une procédure de réponse aux demandes motivées des autorités, en précisant qui répond et dans quelles langues.
5. Ajoutez le nom, l’adresse postale et l’adresse électronique de la personne responsable sur le produit, l’emballage, le colis ou un document d’accompagnement, ainsi que dans les offres en ligne lorsque le fabricant n’est pas établi dans l’UE.
6. Planifiez les contrôles réguliers exigés par l’article 16, paragraphe 2, du GPSR et conservez une preuve documentée de chacun d’eux.
7. Réexaminez l’accord chaque fois que le produit, le fournisseur ou l’importateur change.

Ce qu’attendent les places de marché en ligne

L’article 22 du GPSR impose des obligations propres aux places de marché en ligne. Elles doivent concevoir leur interface de façon que les professionnels puissent fournir les informations de l’article 19 — y compris la personne responsable lorsque le fabricant n’est pas établi dans l’UE — et que celles-ci soient affichées ou facilement accessibles dans l’offre (art. 22, par. 9). Elles doivent aussi proposer aux professionnels des mécanismes d’autocertification de leur conformité (art. 22, par. 10, point b)).

Les places de marché doivent donner suite aux injonctions des autorités de retirer des offres, de désactiver l’accès ou d’afficher des avertissements dans un délai de 2 jours ouvrables, traiter les notifications de sécurité des produits dans un délai de 3 jours ouvrables et suspendre, après avertissement préalable, les professionnels qui proposent fréquemment des produits non conformes — des informations manquantes ou incohérentes peuvent donc entraîner le retrait d’offres.

Les noms de champs, les règles de validation et les valeurs obligatoires varient selon la place de marché et évoluent avec le temps : consultez la documentation vendeur actuelle de chacune et saisissez partout les mêmes informations vérifiées. Les propres obligations d’une place de marché ne font pas d’elle votre personne responsable.

Erreurs courantes

Ces problèmes reviennent régulièrement lorsque les vendeurs mettent en place ce rôle :

• Indiquer une personne responsable mais omettre le nom, l’adresse postale et l’adresse électronique du fabricant lui-même, que l’article 19, point a), du GPSR exige pourtant dans l’offre.
• Désigner un prestataire de services d’exécution des commandes alors qu’il existe un importateur ou un mandataire établi dans l’UE — la voie du prestataire ne s’applique que si aucun autre opérateur n’est établi dans l’UE.
• Recourir à un mandataire sans mandat écrit, ou avec un mandat qui ne couvre pas les tâches de l’article 4, paragraphe 3.
• Ne donner qu’une adresse postale pour les produits relevant du GPSR, alors que l’article 16, paragraphe 3, et l’article 19, point b), exigent aussi une adresse électronique.
• Mettre les coordonnées dans l’annonce en ligne, mais pas sur le produit, l’emballage, le colis ou un document d’accompagnement.
• Changer de personne responsable sans mettre à jour les offres, les visuels d’étiquette et la fiche source utilisée pour les générer.

Checklist de la personne responsable

Avant de mettre un produit en vente pour des consommateurs de l’UE, vérifiez que vous avez :

• établi quel régime s’applique — GPSR, un acte de l’article 4, paragraphe 5, un régime sectoriel — et où le fabricant est établi ;
• identifié l’opérateur qui remplit les tâches de l’article 4 et, pour un mandataire, obtenu un mandat écrit signé ;
• consigné le nom, la raison sociale ou la marque, l’adresse postale et l’adresse électronique de l’opérateur ;
• indiqué ces coordonnées sur le produit, l’emballage, le colis ou un document d’accompagnement ;
• ajouté ces coordonnées aux offres en ligne lorsque le fabricant n’est pas établi dans l’UE, à côté de celles du fabricant ;
• transmis à l’opérateur la documentation technique et, le cas échéant, la déclaration UE de conformité.
• convenu de la manière dont les demandes des autorités et les notifications via le Safety Business Gateway sont traitées, et de l’endroit où sont conservées les preuves des contrôles de l’article 16, paragraphe 2.

Garder des données de personne responsable cohérentes à grande échelle

Avec de nombreux fournisseurs, la difficulté tient à la qualité des données : enregistrer chaque personne responsable une seule fois, la réutiliser correctement et ne pas ajouter de coordonnées distinctes lorsqu’un fabricant établi dans l’UE remplit déjà le rôle.

Doc2Shelf extrait les coordonnées du fabricant, de l’importateur et de la personne responsable figurant dans les PDF fournisseurs, rédige un brouillon de bloc d’informations GPSR à valider et signale les coordonnées manquantes par des champs à compléter avant toute publication. Doc2Shelf n’est pas un service de personne responsable ou de mandataire et ne peut pas agir comme votre opérateur dans l’UE ; il vous aide à organiser et à vérifier les données dont l’opérateur et les fiches produit ont besoin.