Logiciel pour les documents de conformité produit de l’UE et des États-Unis

Une fiche produit pour plusieurs documents de conformité

Une même fiche produit structurée peut alimenter les informations GPSR sur le fabricant et l’identification du produit ; les coordonnées de la personne responsable lorsque le fabricant n’est pas établi dans l’UE ; les avertissements ou informations de sécurité le cas échéant ; des données de préparation orientées DPP (JSON structuré) ; et des brouillons de déclarations de conformité UE ou US. Cette source commune garantit la cohérence de l’identité, des spécifications et des informations de sécurité d’un document à l’autre.

Chaque flux spécialisé reste indépendant : vous générez uniquement le livrable adapté au produit et au marché concerné, sans imposer un modèle générique à tous les articles.

Du PDF fournisseur au livrable prêt à vérifier

Doc2Shelf lit les PDF fournisseurs, extrait les champs liés à la conformité, attribue à chaque extraction un score de confiance et de complétude, et signale les informations requises qu’il ne peut pas déterminer. Les faits extraits conservent leur page source et une courte citation, et le contenu généré reste modifiable, ce qui accélère la révision sans masquer les incertitudes.

Les données produit finalisées peuvent servir à la fois aux fiches des places de marché et aux documents réglementaires. Les processus catalogue et conformité reposent ainsi sur les mêmes faits vérifiés.

La validation humaine reste décisive

Doc2Shelf rédige et structure des documents ; il n’évalue pas la conformité, ne certifie aucun produit et ne remplace pas un examen juridique. Une étape de validation protégée par le hachage du contenu empêche de publier ou d’exporter des éléments de conformité non vérifiés.

Cette séparation permet d’automatiser la préparation répétitive tout en laissant la responsabilité de l’exactitude et de l’approbation aux personnes qui connaissent le produit et les exigences applicables.

Documents de conformité par catégorie de produits

Chaque catégorie de produits relève de règles UE et US propres, et chaque règle attend des informations différentes. Le tableau résume la principale législation à examiner pour les sept catégories prises en charge par Doc2Shelf et ce que couvrent ses brouillons de déclaration. C’est un point de départ, pas une liste exhaustive : d’autres règles peuvent s’appliquer selon le produit, et certains produits relèvent de plusieurs catégories.

En plus des règles par catégorie, le règlement (UE) 2023/988 relatif à la sécurité générale des produits (GPSR) joue le rôle de filet de sécurité pour les produits de consommation — les denrées alimentaires en sont exclues — et son article 19 fixe les informations que les offres en ligne doivent afficher. Pour les produits n’entrant pas dans les sept catégories, une déclaration personnalisée vous permet de définir vous-même les sections.

Centraliser les données de conformité sur l’ensemble d’un catalogue

Les données de conformité sont souvent dispersées : PDF fournisseurs sur des lecteurs partagés, avertissements dans un tableur, coordonnées de l’importateur dans un fil d’e-mails. Doc2Shelf les réunit dans une fiche produit par article, construite à partir des documents fournisseurs, de sorte que chaque brouillon de déclaration, bloc GPSR et fiche produit s’appuie sur les mêmes valeurs vérifiées.

Les PDF fournisseurs peuvent être téléversés par lots pouvant aller jusqu’à 500, dans la limite du quota de documents de votre forfait. Chaque extraction comporte un score de confiance et un score de complétude, et les faits extraits sont conservés avec la page et la citation dont ils proviennent.

Portail de révision et piste d’audit

Les produits, les fiches produit et les déclarations ont chacun leur propre portail de révision. Lorsqu’une personne approuve un élément, Doc2Shelf enregistre qui l’a vérifié, quand, et un hachage SHA-256 du contenu vérifié. La publication et l’export contrôlent ce hachage : si le contenu a changé depuis l’approbation, la révision est invalidée et l’élément doit être de nouveau vérifié avant de pouvoir être utilisé.

Cela établit un lien simple et vérifiable entre ce qui a été approuvé et ce qui a été publié ou exporté. Cela ne remplace pas vos propres registres qualité — par exemple qui a décidé qu’un champ ne s’appliquait pas, et pourquoi — mais cela empêche des modifications non vérifiées de passer entre les mailles.

Garder les documents à jour lorsque les règles ou les produits évoluent

Les documents de conformité vieillissent de deux façons : le produit change (nouveau fournisseur, nouvelle formulation, nouvel avertissement) ou les règles changent. Lorsqu’un fournisseur envoie un document mis à jour, téléversez-le, régénérez les brouillons concernés et vérifiez-les ; la modification d’un contenu vérifié invalide l’approbation précédente, si bien que les approbations obsolètes ne sont pas reportées.

Doc2Shelf ne suit pas la législation à votre place. C’est votre équipe qui décide quand un changement de règle touche un produit, puis met à jour la fiche produit et les brouillons. Voici des exemples de dates récentes et à venir à suivre :

Qui utilise un logiciel de conformité produit

Différentes équipes utilisent les mêmes fiches pour des tâches différentes :

• Équipes conformité qui préparent des brouillons de déclaration et des informations de sécurité pour de nombreux produits à la fois, avec une piste de révision.
• Importateurs qui collectent les coordonnées du fabricant, de l’importateur et de la personne responsable auprès de fournisseurs hors UE.
• Marques proposant des produits sous marque propre, qui deviennent le fabricant au titre de l’article 13 du GPSR et ont besoin de documents cohérents d’une gamme à l’autre.
• Vendeurs de places de marché et de boutiques en ligne qui ont besoin des informations GPSR et du texte des fiches produit à partir des mêmes données vérifiées.
• Distributeurs qui vérifient que les informations qu’ils doivent contrôler sont présentes avant de mettre des produits à disposition.