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Déclaration UE de conformité : modèle et contenu requis
Une déclaration UE de conformité (DoC) est la déclaration formelle du fabricant attestant qu’un produit satisfait à la législation de l’UE qui lui est applicable. Voici ce qu’elle contient, un modèle fondé sur la structure type de l’UE et comment éviter les erreurs courantes.
Si un produit relève de la législation d’harmonisation de l’UE qui impose le marquage CE — comme les règles sur le matériel électrique, les équipements radioélectriques, les machines ou les jouets —, le fabricant doit normalement établir une déclaration UE de conformité avant de le mettre sur le marché. En la signant, le fabricant assume la responsabilité de la conformité du produit.
Ce guide fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique. Le contenu exact et l’évaluation de la conformité qui sous-tend une déclaration dépendent de la législation précise applicable à votre produit ; consultez donc toujours l’acte concerné et sollicitez un avis qualifié si nécessaire.
Qui établit la déclaration
Le fabricant établit et signe la déclaration UE de conformité, ou son mandataire lorsque la législation applicable le permet. Les importateurs et les distributeurs n’émettent pas leurs propres déclarations, mais les importateurs doivent pouvoir en fournir une copie, et les vendeurs recueillent couramment les DoC auprès de leurs fournisseurs comme justificatifs pour leur catalogue.
Une déclaration n’est qu’un élément de la conformité. Elle s’appuie sur une évaluation de la conformité et une documentation technique que le fabricant doit conserver, et elle ne remplace ni l’une ni l’autre.
Contenu requis : la structure type de l’UE
L’annexe III de la décision n° 768/2008/CE définit une structure type que suit la plupart de la législation de l’UE sur les produits, avec certaines variantes propres à chaque acte. Une déclaration comporte généralement :
- Une identification unique du produit (par exemple un numéro de déclaration ou de produit).
- Le nom et l’adresse du fabricant et, le cas échéant, de son mandataire.
- Une mention indiquant que la déclaration est établie sous la seule responsabilité du fabricant.
- L’objet de la déclaration : l’identification du produit permettant sa traçabilité, pouvant inclure une image lorsque cela est approprié.
- Une mention indiquant que l’objet de la déclaration est conforme à la législation d’harmonisation de l’Union applicable, avec la liste de ces actes.
- Les références aux normes harmonisées ou aux autres spécifications techniques par rapport auxquelles la conformité est déclarée.
- Le cas échéant, l’organisme notifié qui a effectué une procédure d’évaluation de la conformité et le certificat qu’il a délivré.
- Des informations complémentaires, le cas échéant.
- Signé pour le fabricant et en son nom : lieu et date d’établissement, nom, fonction et signature.
Modèle de déclaration UE de conformité
Le plan ci-dessous suit la structure type. Remplacez le texte entre crochets et adaptez la formulation à la législation précise applicable à votre produit :
- 1. Modèle de produit / produit : [numéro de modèle, nom du produit, identifiant unique]
- 2. Nom et adresse du fabricant ou de son mandataire : [raison sociale, adresse postale complète]
- 3. La présente déclaration de conformité est établie sous la seule responsabilité du fabricant.
- 4. Objet de la déclaration : [description permettant la traçabilité — type, numéro de lot ou de série ; image lorsque cela est approprié]
- 5. L’objet de la déclaration décrit ci-dessus est conforme à la législation d’harmonisation de l’Union applicable : [indiquer chaque acte applicable par son numéro et son titre]
- 6. Références aux normes harmonisées pertinentes utilisées, ou références aux autres spécifications techniques par rapport auxquelles la conformité est déclarée : [références des normes avec année/version]
- 7. Le cas échéant, l’organisme notifié [nom, numéro] a effectué [description de l’intervention] et a délivré le certificat : [référence du certificat]
- 8. Informations complémentaires : [le cas échéant]
- Signé pour le fabricant et en son nom : [fabricant] — [lieu et date d’établissement] — [nom, fonction] — [signature]
Une seule déclaration pour plusieurs directives et règlements
Lorsqu’un produit relève de plus d’un acte — un jouet avec de l’électronique, par exemple —, la législation de l’UE exige généralement une seule déclaration de conformité couvrant tous les actes applicables. Elle énumère chaque acte ainsi que les normes utilisées pour chacun.
La déclaration doit être tenue à jour et traduite dans la ou les langues requises par l’État membre dans lequel le produit est mis ou rendu disponible sur le marché. De nombreux actes exigent aussi que le fabricant conserve la déclaration et la documentation technique pendant 10 ans après la mise sur le marché du produit.
Erreurs courantes dans les déclarations de conformité
Les déclarations sont fréquemment contestées ou rejetées en raison de :
- La mention de directives abrogées ou de versions dépassées de normes.
- Une description du produit trop vague pour identifier le modèle ou le lot précis qu’elle couvre.
- L’absence de la mention de responsabilité exclusive ou de l’adresse complète du fabricant.
- L’omission d’un organisme notifié alors que la procédure d’évaluation de la conformité en exigeait un.
- L’absence de signature, de date ou de nom et fonction du signataire.
- L’établissement d’une déclaration pour un produit qui n’est couvert par aucun acte l’exigeant.
Les déclarations hors de l’UE
D’autres marchés utilisent des documents différents. Aux États-Unis, il n’existe pas d’équivalent général de la déclaration de l’UE ; des règles spécifiques s’appliquent à la place, comme le General Certificate of Conformity ou le Children’s Product Certificate exigés pour de nombreux produits de consommation réglementés par la CPSC.
Rédiger des déclarations à partir de documents fournisseurs
Les identifiants produit, les coordonnées du fabricant et les références de normes figurent généralement déjà dans les fiches techniques fournisseurs, les rapports d’essai et les déclarations existantes. Doc2Shelf les extrait des PDF fournisseurs et assemble des brouillons de déclarations UE et US prêts à être révisés, pour export. Les brouillons doivent être vérifiés et signés par la partie responsable ; Doc2Shelf n’évalue pas la conformité et ne certifie pas les produits.
Champ par champ : que renseigner dans chaque élément
La structure type de l’annexe III de la décision n° 768/2008/CE est brève, mais chaque élément doit être renseigné avec assez de précision pour qu’une autorité puisse rapprocher la déclaration d’un produit physique et des preuves qui la sous-tendent. Les exemples ci-dessous sont donnés à titre d’illustration ; adaptez-les aux actes et aux normes qui s’appliquent réellement à votre produit.
| Élément | Que renseigner | Exemple |
|---|---|---|
| 1. Identification unique | Un numéro de déclaration ou de produit qui ne se répète pas d’un produit ou d’une révision à l’autre | DoC n° KT-200-2026-03 |
| 2. Fabricant ou mandataire | Raison sociale et adresse postale complète | Example Appliances GmbH, rue, code postal, ville, pays |
| 3. Mention de responsabilité exclusive | La phrase fixe indiquant que la déclaration est établie sous la seule responsabilité du fabricant | La présente déclaration de conformité est établie sous la seule responsabilité du fabricant. |
| 4. Objet de la déclaration | Nom du produit, modèle ou type, et plage de numéros de lot ou de série ; une photo lorsque cela est approprié | Bouilloire électrique, modèle KT-200, numéros de série à partir de 2603-0001 |
| 5. Mention de conformité et législation | Chaque acte applicable avec son numéro et son titre | Directive 2014/35/UE ; directive 2014/30/UE ; directive 2011/65/UE |
| 6. Normes ou spécifications | Chaque norme harmonisée ou autre spécification, avec son édition ou sa date | Référence et année de chaque norme appliquée, en précisant toute application partielle |
| 7. Organisme notifié | Nom, numéro à quatre chiffres, intervention réalisée et référence du certificat ; ou « sans objet » | Sans objet (contrôle interne de la fabrication) |
| 8. Informations complémentaires | Tout ce que l’acte exige en plus du modèle, comme les accessoires ou la version du logiciel | Fourni avec la base d’alimentation modèle PB-2 |
| Bloc de signature | Signé pour le fabricant et en son nom ; lieu et date d’établissement ; nom, fonction et signature | Signé pour Example Appliances GmbH et en son nom, ville, date, nom, directeur général |
Structurer une seule déclaration pour plusieurs actes
La décision n° 768/2008/CE exige une seule déclaration lorsque plusieurs actes d’harmonisation s’appliquent à un produit, et cette déclaration doit contenir les informations nécessaires pour identifier chaque acte et sa référence de publication. Une enceinte Bluetooth, par exemple, est généralement évaluée au regard de la législation sur les équipements radioélectriques, de la directive RoHS et éventuellement d’autres actes — un seul document les couvre tous.
Une façon pratique de présenter les éléments 5 et 6 consiste à regrouper les normes sous l’acte qu’elles étayent, afin qu’un examinateur voie d’un coup d’œil que chaque acte repose sur des preuves :
- Listez chaque acte applicable, avec son numéro, son titre abrégé et sa référence de publication.
- Sous chaque acte, listez les normes harmonisées ou autres spécifications utilisées pour démontrer la conformité, avec leurs éditions.
- Signalez les normes appliquées en partie seulement et précisez lesquelles, en cohérence avec la documentation technique.
- Ajoutez les coordonnées de l’organisme notifié sous l’acte dont la procédure en a impliqué un, avec le numéro du certificat.
- Vérifiez qu’aucun acte n’est listé sans normes ou spécifications à l’appui, et qu’aucune norme n’est listée si le dossier technique ne la couvre pas.
Langue, signature et forme
Selon les dispositions types, la déclaration doit être traduite dans la ou les langues exigées par l’État membre dans lequel le produit est mis ou rendu disponible sur le marché. Si vous vendez dans plusieurs pays de l’UE, prévoyez plusieurs versions linguistiques d’une même déclaration et maintenez-les synchronisées à chaque modification de la version de référence.
La déclaration est signée pour le fabricant et en son nom par une personne nommément désignée, avec sa fonction, ainsi que le lieu et la date d’établissement. En l’établissant, le fabricant assume la responsabilité de la conformité du produit ; le signataire doit donc être une personne habilitée à engager l’entreprise.
Un accord provisoire entre le Conseil et le Parlement européen du 9 juin 2026, dans le cadre du paquet de simplification « Omnibus IV », ferait passer la déclaration à la forme numérique pour 20 actes sur les produits. Vérifiez s’il a été formellement adopté et à partir de quand il s’applique avant de modifier la manière dont vous fournissez les déclarations ; d’ici là, suivez le texte en vigueur de l’acte applicable.
Déclaration, certificat, rapport d’essai et dossier technique : les différences
Les acheteurs et les places de marché demandent souvent « le certificat CE » alors qu’ils visent l’un de plusieurs documents différents. Savoir les distinguer évite d’accepter les mauvais justificatifs :
| Document | Émis par | Ce qu’il prouve | Qui le voit normalement |
|---|---|---|---|
| Déclaration UE de conformité | Fabricant ou mandataire | Déclaration du fabricant selon laquelle le produit satisfait aux actes et normes énumérés | Autorités, importateurs, distributeurs, souvent clients professionnels |
| Certificat d’un organisme notifié | Un organisme notifié, lorsque la procédure en exige un | Résultat d’une tâche précise d’évaluation de la conformité, comme l’examen UE de type | Fabricant ; référencé dans la déclaration |
| Rapport d’essai | Un laboratoire d’essai | Résultats d’essais précis, par rapport à des normes précises, sur des échantillons précis | Fabricant ; fait partie du dossier technique |
| Documentation technique | Fabricant | L’ensemble des preuves de conformité : description, évaluation des risques, plans, normes, calculs, rapports d’essai | Autorités sur demande ; généralement non communiquée aux acheteurs |
| Certificat américain (GCC ou CPC) | Importateur, ou fabricant américain ou détenteur de marque de distributeur (private labeler) | Certification au regard des règles applicables de la CPSC pour le marché américain | Autorités américaines, distributeurs, détaillants |
Checklist de vérification de la déclaration : problèmes et solutions
Avant d’accepter la déclaration d’un fournisseur ou de signer la vôtre, effectuez ces vérifications. La plupart des problèmes se corrigent en quelques minutes s’ils sont repérés avant l’expédition du produit :
| Problème | Pourquoi c’est important | Solution |
|---|---|---|
| Acte abrogé cité | La déclaration renvoie à une législation qui ne s’applique plus | Remplacez-le par l’acte applicable à la date de mise sur le marché du produit |
| Édition de la norme manquante ou obsolète | La conformité est déclarée par rapport à une version inconnue ou remplacée | Citez l’édition réellement appliquée et revérifiez-la par rapport à la liste harmonisée en vigueur |
| Modèle non identifiable | La déclaration ne peut pas être rapprochée du produit que l’on a en main | Ajoutez le modèle ou le type et la plage de numéros de lot ou de série ; ajoutez une photo lorsque cela est approprié |
| Non signée ou non datée | Personne n’a assumé la responsabilité | Ajoutez le lieu, la date, le nom du signataire, sa fonction et sa signature |
| Organisme notifié omis | La déclaration masque une étape obligatoire réalisée par un tiers | Ajoutez le nom de l’organisme, son numéro, sa tâche et la référence du certificat |
| Déclarations distinctes par acte | Le modèle exige une seule déclaration couvrant tous les actes applicables | Fusionnez-les en une seule déclaration |
| Mauvaise langue | L’État membre de vente peut exiger sa propre langue | Fournissez la traduction requise |
Quand aucune déclaration de conformité n’est requise
De nombreux produits de consommation ne relèvent d’aucun acte prévoyant le marquage CE — les meubles non électriques, les vêtements ou les ustensiles de cuisine, par exemple. Pour ces produits, le règlement relatif à la sécurité générale des produits (UE) 2023/988 s’applique, et il n’exige ni déclaration UE de conformité ni marquage CE.
Le GPSR exige en revanche que le fabricant procède à une analyse interne des risques et établisse une documentation technique, conservée pendant 10 ans après la mise sur le marché du produit. Le produit doit porter un numéro de type, de lot ou de série ou un autre identifiant, le nom du fabricant ainsi que son adresse postale et électronique, et les instructions et informations de sécurité qui lui sont applicables. Lorsque le fabricant n’est pas établi dans l’UE, une personne responsable établie dans l’UE est également nécessaire.
Un document volontaire résumant les fondements de la sécurité du produit est acceptable, mais ne l’appelez pas déclaration UE de conformité et n’ajoutez pas de marquage CE, qui ne peut être apposé que lorsque la législation le prévoit.
Maintenir la déclaration à jour
Les dispositions types exigent que la déclaration soit tenue à jour en permanence. En pratique, une déclaration devient obsolète lorsque l’un des éléments qu’elle cite change. Réexaminez-la au moins dans les cas suivants :
| Événement déclencheur | Ce qu’il faut vérifier ou mettre à jour |
|---|---|
| Une norme harmonisée est révisée ou retirée | Si le produit satisfait toujours à la nouvelle édition ; mettre à jour la référence de la norme |
| La législation est remplacée | Par exemple, le règlement Machines (UE) 2023/1230 s’applique à partir du 20 janvier 2027 |
| Jouets à partir du 1er août 2030 | Le règlement relatif à la sécurité des jouets (UE) 2025/2509 remplace la déclaration des jouets par un passeport numérique de produit |
| Modification de la conception, d’un composant ou d’un fournisseur | Si la modification affecte la conformité ; refaire les essais si nécessaire et mettre à jour le dossier technique |
| Changement de nom ou d’adresse du fabricant | L’élément 2 et l’étiquetage du produit |
| Certificat d’organisme notifié nouveau ou renouvelé | La référence et les dates du certificat de l’élément 7 |
Questions fréquentes
- La déclaration UE de conformité est-elle la même chose qu’un certificat CE ?
- Non. La déclaration est établie par le fabricant lui-même. Un « certificat CE » n’est pas un type de document officiel ; les certificats délivrés par les organismes notifiés relèvent d’une partie distincte de certaines procédures d’évaluation de la conformité et sont référencés dans la déclaration le cas échéant.
- Chaque produit a-t-il besoin d’une déclaration de conformité ?
- Non. Une déclaration est requise pour les produits couverts par une législation d’harmonisation de l’UE qui l’exige, généralement ceux qui portent le marquage CE. Les produits couverts uniquement par le GPSR n’ont pas besoin d’une déclaration UE de conformité.
- Dois-je joindre la déclaration au produit ?
- La plupart des actes exigent que la déclaration soit tenue à la disposition des autorités de surveillance du marché sur demande. Certains, comme les règles relatives aux équipements radioélectriques et aux machines, exigent qu’une copie ou une déclaration simplifiée accompagne le produit.
- Un vendeur ou un importateur peut-il signer la déclaration ?
- Normalement, seul le fabricant, ou son mandataire lorsque la législation le permet, la signe. Un importateur ou un distributeur qui met un produit sur le marché sous son propre nom ou le modifie peut lui-même être considéré comme le fabricant.
- Quelle est la différence entre une déclaration CE et une déclaration UE de conformité ?
- Surtout le nom. Le modèle de l’annexe III de la décision n° 768/2008/CE s’intitule « déclaration CE de conformité » ; les actes sectoriels adoptés ultérieurement parlent de « déclaration UE de conformité » et peuvent y ajouter des éléments. « Déclaration de conformité CE » est une appellation informelle du même document.
- Dans quelle langue la déclaration doit-elle être rédigée ?
- Dans la ou les langues exigées par l’État membre dans lequel le produit est mis ou rendu disponible sur le marché. Vendre dans plusieurs pays peut impliquer de maintenir plusieurs versions traduites synchronisées.
- Combien de temps dois-je conserver la déclaration de conformité ?
- Selon les dispositions types, 10 ans après la mise sur le marché du produit, avec la documentation technique. Les actes sectoriels transposent cette durée ; vérifiez-la donc dans l’acte applicable.
- Qu’exige le GPSR à la place d’une déclaration pour les produits sans marquage CE ?
- Une analyse interne des risques et une documentation technique conservée 10 ans, un identifiant du produit, les coordonnées du fabricant, les instructions et informations de sécurité applicables au produit, et une personne responsable dans l’UE lorsque le fabricant n’est pas établi dans l’UE.
Sources officielles
Textes juridiques de référence et orientations officielles citées dans ce guide.
- Décision n° 768/2008/CE — cadre commun pour la commercialisation des produits (EUR-Lex)
- Le Guide bleu 2022 relatif à la mise en œuvre de la réglementation européenne sur les produits (EUR-Lex)
- Certificats de conformité de la CPSC — 16 CFR, partie 1110 (eCFR)
- Règlement (CE) n° 765/2008 — principes d’accréditation et de marquage CE (EUR-Lex)
- Règlement relatif à la sécurité générale des produits — règlement (UE) 2023/988 (EUR-Lex)
- Règlement Machines — règlement (UE) 2023/1230 (EUR-Lex)
- Règlement relatif à la sécurité des jouets — règlement (UE) 2025/2509 (EUR-Lex)
Ce guide fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique. Les exigences dépendent du produit et du marché ; consultez les textes officiels et sollicitez un avis qualifié pour votre situation.