EU 적합성 선언서: 템플릿과 필수 기재 사항

선언서는 누가 작성하나요

EU 적합성 선언서는 제조업체가 작성하고 서명하며, 적용 법령이 허용하는 경우 공인 대리인이 작성하고 서명할 수도 있습니다. 수입업체와 유통업체는 자체 선언서를 발행하지 않지만, 수입업체는 사본을 제공할 수 있어야 하며, 판매자는 카탈로그의 근거 자료로 공급업체로부터 적합성 선언서를 수집하는 경우가 많습니다.

선언서는 규정 준수의 일부에 불과합니다. 제조업체가 보관해야 하는 적합성 평가와 기술 문서 위에 놓이는 것이며, 둘 중 어느 것도 대체하지 않습니다.

필수 기재 사항: EU 모델 구조

결정 No 768/2008/EC 부속서 III은 대부분의 EU 제품 법령이 따르는 모델 구조를 규정하고 있으며, 법령별로 일부 차이가 있습니다. 선언서에는 일반적으로 다음이 포함됩니다.

• 제품의 고유 식별 정보(예: 선언서 번호 또는 제품 번호).
• 제조업체의 이름과 주소, 해당되는 경우 공인 대리인의 이름과 주소.
• 이 선언서가 제조업체의 단독 책임하에 발행되었다는 진술.
• 선언의 대상: 추적 가능하도록 제품을 식별하는 정보이며, 적절한 경우 이미지를 포함할 수 있습니다.
• 선언의 대상이 관련 EU 조화 법령에 적합하다는 진술과 해당 법령의 목록.
• 적합성을 선언하는 근거가 된 조화 표준 또는 기타 기술 사양에 대한 참조.
• 해당되는 경우, 적합성 평가 절차를 수행한 인증기관(Notified Body)과 발급한 인증서.
• 추가 정보(있는 경우).
• 제조업체를 대표하여 서명: 발행 장소와 날짜, 성명, 직위, 서명.

EU 적합성 선언서 템플릿

아래 개요는 모델 구조를 따릅니다. 대괄호 안의 내용을 바꾸고, 문구는 제품에 적용되는 구체적인 법령에 맞게 조정하세요.

• 1. 제품 모델 / 제품: [모델 번호, 제품명, 고유 식별자]
• 2. 제조업체 또는 공인 대리인의 이름과 주소: [회사명, 전체 우편 주소]
• 3. 이 적합성 선언서는 제조업체의 단독 책임하에 발행되었습니다.
• 4. 선언의 대상: [추적이 가능하도록 하는 설명 — 유형, 배치 또는 일련번호, 적절한 경우 이미지]
• 5. 위에 기술된 선언의 대상은 관련 EU 조화 법령에 적합합니다: [적용되는 각 법령을 번호와 제목으로 기재]
• 6. 사용된 관련 조화 표준에 대한 참조 또는 적합성을 선언하는 근거가 된 기타 기술 사양에 대한 참조: [연도/버전을 포함한 표준 참조]
• 7. 해당되는 경우, 인증기관 [명칭, 번호]이(가) [수행한 업무 설명]을 수행하고 다음 인증서를 발급했습니다: [인증서 참조]
• 8. 추가 정보: [있는 경우]
• 다음을 대표하여 서명: [제조업체] — [발행 장소 및 날짜] — [성명, 직위] — [서명]

여러 지침 및 규정에 대한 하나의 선언서

전자 부품이 포함된 완구처럼 제품이 둘 이상의 법령의 적용을 받는 경우, EU 법령은 일반적으로 적용되는 모든 법령을 포괄하는 단일 적합성 선언서를 요구합니다. 선언서에는 각 법령과 법령별로 사용한 표준을 기재합니다.

선언서는 최신 상태로 유지해야 하며, 제품이 출시되거나 제공되는 회원국이 요구하는 언어로 번역되어야 합니다. 많은 법령은 또한 제조업체가 제품을 시장에 출시한 후 10년 동안 선언서와 기술 문서를 보관하도록 요구합니다.

적합성 선언서의 흔한 실수

다음과 같은 이유로 선언서에 이의가 제기되거나 반려되는 경우가 자주 있습니다.

• 폐지된 지침이나 구버전 표준을 기재함.
• 대상 모델이나 배치를 특정하기에는 제품 설명이 너무 모호함.
• 단독 책임 진술이나 제조업체의 전체 주소가 빠져 있음.
• 적합성 평가 절차에서 인증기관이 필요한데도 이를 누락함.
• 서명, 날짜, 서명자의 성명과 직위가 없음.
• 선언서를 요구하는 법령의 적용을 받지 않는 제품에 대해 선언서를 발행함.

EU 외 지역의 선언서

다른 시장에서는 다른 문서를 사용합니다. 미국에는 EU 적합성 선언서에 해당하는 일반적인 문서가 없고 특정 규정이 적용됩니다. 예를 들어 CPSC가 규제하는 많은 소비자 제품에는 일반 적합성 인증서(General Certificate of Conformity) 또는 어린이 제품 인증서(Children’s Product Certificate)가 요구됩니다.

공급업체 문서로 선언서 초안 작성하기

제품 식별자, 제조업체 정보, 표준 참조는 대개 공급업체 데이터 시트, 시험 성적서, 기존 선언서에 이미 들어 있습니다. Doc2Shelf는 공급업체 PDF에서 이를 추출해 내보내기용으로 검토 가능한 EU 및 미국 선언서 초안을 구성합니다. 초안은 책임 있는 당사자가 확인하고 서명해야 하며, Doc2Shelf는 적합성을 평가하거나 제품을 인증하지 않습니다.

항목별 작성법: 각 요소에 무엇을 쓸까

결정 No 768/2008/EC 부속서 III의 모델 구조는 짧지만, 당국이 선언서를 실제 제품과 그 근거 자료에 대응시킬 수 있을 만큼 각 요소를 정확하게 채워야 합니다. 아래 예시는 설명용이며, 제품에 실제로 적용되는 법령과 표준에 맞게 조정하세요.

여러 법령을 하나의 선언서로 구성하기

결정 No 768/2008/EC는 제품에 여러 조화 법령이 적용되는 경우 단일 선언서를 요구하며, 그 선언서에는 각 법령과 그 공표 참조를 식별하는 데 필요한 정보가 있어야 합니다. 예를 들어 블루투스 스피커는 보통 무선 설비, RoHS 및 경우에 따라 다른 법령에 대해 평가되며, 하나의 문서가 이 모두를 포괄합니다.

요소 5와 요소 6을 실용적으로 구성하는 방법은 표준을 그것이 뒷받침하는 법령 아래에 묶는 것입니다. 이렇게 하면 검토자가 모든 법령에 근거 자료가 있다는 것을 한눈에 확인할 수 있습니다.

1. 적용되는 모든 법령을 번호, 약칭, 공표 참조와 함께 나열합니다.
2. 각 법령 아래에 그 법령에 대한 적합성을 입증하는 데 사용한 조화 표준 또는 기타 사양을 개정판과 함께 나열합니다.
3. 일부만 적용한 표준은 표시하고, 기술 문서와 일치하도록 어느 부분을 적용했는지 명시합니다.
4. 절차에 통보기관이 관여한 법령 아래에 통보기관 정보를 증명서 번호와 함께 추가합니다.
5. 뒷받침하는 표준이나 사양 없이 나열된 법령이 없는지, 기술 파일이 다루지 않는 표준이 나열되어 있지 않은지 확인합니다.

언어, 서명, 형식

모델 조항에 따라 선언서는 제품이 출시되거나 제공되는 회원국이 요구하는 언어로 번역해야 합니다. 여러 EU 국가에 판매한다면 같은 선언서의 여러 언어 버전을 계획하고, 원본이 바뀔 때마다 모두 동기화해야 합니다.

선언서는 제조업체를 대표하여 직책이 명시된 지정된 사람이 발행 장소와 날짜와 함께 서명합니다. 제조업체는 선언서를 작성함으로써 제품의 적합성에 대한 책임을 지게 되므로, 서명자는 회사를 대표해 의무를 부담할 권한이 있는 사람이어야 합니다.

2026년 6월 9일 이사회와 유럽의회가 잠정 합의한 “Omnibus IV” 간소화 패키지의 일부는 20개 제품 법령 전반에서 선언서를 디지털 형식으로 전환하는 내용입니다. 선언서 제공 방식을 바꾸기 전에 정식으로 채택되었는지, 언제부터 적용되는지 확인하세요. 그때까지는 적용되는 법령의 현재 원문을 따르세요.

적합성 선언서, 증명서, 시험 성적서, 기술 파일의 차이

구매자와 마켓플레이스는 서로 다른 여러 문서 중 하나를 뜻하면서 “CE 인증서”를 요청하는 경우가 많습니다. 어느 것이 어느 것인지 알면 엉뚱한 증빙을 받아들이는 일을 피할 수 있습니다.

선언서 검토 체크리스트: 문제와 해결 방법

공급업체 선언서를 수락하거나 자체 선언서에 서명하기 전에 다음 점검을 실행하세요. 대부분의 문제는 제품이 출하되기 전에 발견하면 몇 분 안에 해결할 수 있습니다.

적합성 선언서가 필요하지 않은 경우

비전기 가구, 의류, 조리 도구처럼 CE 마킹을 규정한 법령의 적용을 받지 않는 소비자 제품이 많습니다. 이러한 제품에는 일반제품안전규정(EU) 2023/988이 적용되며, EU 적합성 선언서도 CE 마크도 요구하지 않습니다.

대신 GPSR은 제조업체가 내부 위험 분석을 수행하고, 제품을 시장에 출시한 후 10년간 보관하는 기술 문서를 작성하도록 요구합니다. 제품에는 유형, 배치 또는 일련번호 등의 식별자, 제조업체의 이름과 우편 주소 및 전자 주소, 해당 제품에 적용되는 사용 설명서와 안전 정보가 표시되어야 합니다. 제조업체가 EU 내에 설립되어 있지 않은 경우에는 EU 내 책임자도 필요합니다.

제품의 안전 근거를 요약한 자발적 문서는 괜찮지만, 이를 EU 적합성 선언서라고 부르지 말고 CE 마킹도 추가하지 마세요. CE 마킹은 법령이 규정하는 경우에만 부착할 수 있습니다.

선언서를 최신 상태로 유지하기

모델 조항은 선언서를 지속적으로 갱신하도록 요구합니다. 실무에서 선언서는 그 안에서 인용한 내용이 바뀔 때 낡은 문서가 됩니다. 적어도 다음과 같은 계기가 있을 때 검토하세요.