Pessoa responsável na UE: quem precisa de uma, quem pode exercer a função e o que faz

O que é a pessoa responsável na UE

O artigo 4.º, n.º 1, do Regulamento (UE) 2019/1020 estabelece que um produto abrangido pela legislação enumerada no artigo 4.º, n.º 5, só pode ser colocado no mercado se um operador económico estabelecido na União for responsável pelas tarefas previstas no artigo 4.º, n.º 3. O artigo 16.º, n.º 1, do GPSR aplica o mesmo princípio aos produtos abrangidos pelo GPSR: não há colocação no mercado a menos que um operador económico estabelecido na UE seja responsável por essas tarefas, devendo as referências à “legislação de harmonização da União” ser lidas como referências ao GPSR.

O objetivo desta função é a possibilidade de contacto: as autoridades precisam de alguém na UE que possa entregar a documentação e assegurar que as medidas corretivas são executadas. A pessoa responsável não substitui o fabricante, que mantém as suas próprias obrigações, como a análise de riscos interna e a documentação técnica nos termos do artigo 9.º do GPSR.

“Pessoa responsável na UE”, “pessoa responsável do GPSR” e “operador do artigo 4.º” designam todos a mesma função. A Pessoa Responsável dos cosméticos ao abrigo do Regulamento (CE) n.º 1223/2009 é um regime diferente, abordado mais abaixo.

Quem precisa de uma pessoa responsável na UE

Dois caminhos jurídicos conduzem a esta exigência. Os produtos de consumo abrangidos pelo GPSR enquadram-se no artigo 16.º do GPSR. Os produtos abrangidos por um dos atos enumerados no artigo 4.º, n.º 5, do Regulamento 2019/1020 enquadram-se diretamente no artigo 4.º; a lista consolidada inclui, entre outros, as Diretivas Baixa Tensão, CEM, Equipamentos de Rádio, RoHS, Segurança dos Brinquedos e Máquinas, os Regulamentos Equipamentos de Proteção Individual e Aparelhos a Gás e, acrescentados por alterações posteriores, o Regulamento Baterias (UE) 2023/1542 e o Regulamento Matérias-Primas Críticas, Regulamento (UE) 2024/1252.

Na prática, a questão é saber onde o fabricante está estabelecido. Um fabricante estabelecido na UE é ele próprio o operador, pelo que não é necessária qualquer nomeação adicional. Quando o fabricante não está estabelecido na UE, outro operador estabelecido na UE tem de assumir a função e, nas vendas online, o GPSR exige então que os dados desse operador constem da própria oferta.

O GPSR não se aplica a produtos excluídos, como os géneros alimentícios, os alimentos para animais, os medicamentos e as antiguidades (artigo 2.º, n.º 2, do GPSR), e os cosméticos e os dispositivos médicos têm as suas próprias regras sobre a pessoa designada.

1. Confirme se o produto é um produto de consumo abrangido pelo GPSR, se é abrangido por um dos atos enumerados no artigo 4.º, n.º 5, do Regulamento 2019/1020, ou ambos.
2. Descubra onde está estabelecido o fabricante — a empresa cujo nome ou marca consta do produto.
3. Se estiver estabelecido na UE, é o operador; certifique-se de que os seus dados constam do produto, da embalagem, do volume ou de um documento que o acompanhe.
4. Se não estiver, identifique o importador na UE. Se não existir nenhum, o fabricante pode nomear um mandatário através de um mandato escrito.
5. Apenas quando nenhum destes está estabelecido na UE é que um prestador de serviços de execução de encomendas passa a ser o operador, relativamente aos produtos que trata.
6. Trate separadamente os regimes setoriais com a sua própria pessoa designada, como os cosméticos e os dispositivos médicos.

Quem pode atuar como pessoa responsável

O artigo 4.º, n.º 2, do Regulamento 2019/1020 prevê uma lista fechada de quatro tipos de operadores. O artigo 16.º, n.º 1, do GPSR aplica o artigo 4.º, n.º 2, aos produtos abrangidos pelo GPSR, pelo que a mesma lista rege ambos os casos. O operador tem de estar sempre estabelecido na União.

O que a pessoa responsável tem de fazer

O artigo 4.º, n.º 3, do Regulamento 2019/1020 define as tarefas essenciais. Ao abrigo do GPSR, o artigo 16.º, n.º 2, acrescenta um dever de acompanhamento e o artigo 20.º, n.º 4, atribui à pessoa responsável um papel na notificação de acidentes quando o fabricante não está estabelecido na UE.

Para os produtos de consumo em geral que não são abrangidos pela legislação sobre a marcação CE, o GPSR não exige uma declaração UE de conformidade, pelo que não há nenhuma declaração a conservar. A documentação relevante é a documentação técnica do fabricante, nos termos do artigo 9.º, n.º 2, do GPSR, que tem de ser mantida à disposição durante 10 anos após a colocação do produto no mercado.

• Quando a legislação aplicável exige uma declaração UE de conformidade (ou declaração de desempenho) e documentação técnica: verificar se foram elaboradas, manter a declaração à disposição das autoridades durante o período exigido e assegurar que a documentação técnica pode ser fornecida a pedido (art. 4.º, n.º 3, al. a).
• A pedido fundamentado, facultar às autoridades de fiscalização do mercado todas as informações e documentação necessárias para demonstrar a conformidade, numa língua que possam compreender facilmente (art. 4.º, n.º 3, al. b).
• Informar as autoridades quando houver motivos para crer que um produto apresenta um risco (art. 4.º, n.º 3, al. c).
• Cooperar com as autoridades, incluindo assegurar que são tomadas de imediato medidas corretivas para sanar a não conformidade ou reduzir os riscos (art. 4.º, n.º 3, al. d).
• Para os produtos abrangidos pelo GPSR: verificar regularmente se o produto corresponde à documentação técnica e cumpre os requisitos de identificação, de dados de contacto e de instruções do artigo 9.º, n.os 5 a 7, do GPSR, e apresentar provas documentadas dessas verificações a pedido (art. 16.º, n.º 2, do GPSR).
• Quando o fabricante não está estabelecido na UE: assegurar que os acidentes causados pelo produto são notificados através do Safety Business Gateway (art. 20.º, n.º 4, do GPSR).

Onde devem constar os dados da pessoa responsável

A identidade da pessoa responsável tem de acompanhar o produto e, nas vendas à distância, constar da oferta. A regra para o produto físico permite escolher entre vários locais, o que ajuda no caso de artigos pequenos ou de produtos vendidos sem embalagem de venda a retalho.

Pessoa responsável vs mandatário vs importador vs Pessoa Responsável dos cosméticos

Estas funções sobrepõem-se, razão pela qual são tantas vezes confundidas. Um mandatário é uma das formas de preencher a função de pessoa responsável, um importador pode ser simultaneamente pessoa responsável e importador, e a Pessoa Responsável dos cosméticos é um regime distinto, com obrigações muito mais pesadas ao nível do produto. Uma mesma empresa pode acumular várias destas funções, mas cada uma tem a sua própria base jurídica e as suas próprias verificações.

Como nomear uma pessoa responsável

Um importador já existente na UE pode assumir a função por força da lei, mas continua a ser necessário acordar quem faz o quê. Sem importador na UE, o fabricante nomeia normalmente um mandatário. Em qualquer dos casos, o operador precisa dos seguintes documentos e informações do fabricante:

• A documentação técnica nos termos do artigo 9.º, n.º 2, do GPSR: descrição do produto, características essenciais de segurança e, quando adequado, a análise de riscos, os relatórios de ensaio e as normas aplicadas.
• A declaração UE de conformidade, quando a legislação do produto a exija.
• Os identificadores do produto — tipo, esquema de lote ou de número de série — e o local onde constam do produto.
• As instruções e informações de segurança nas línguas exigidas por cada Estado-Membro.
• Os ficheiros gráficos do rótulo e da embalagem com os dados do fabricante e da pessoa responsável.
• Um canal para questões de segurança, reclamações e acidentes, para que o fabricante mantenha a pessoa responsável informada (art. 9.º, n.º 10, do GPSR).

1. Decida qual será o operador: o fabricante da UE, o importador, um mandatário ou — apenas como último recurso — o prestador de serviços de execução de encomendas.
2. No caso de um mandatário, assine um mandato escrito que abranja, no mínimo, as tarefas do artigo 4.º, n.º 3, e, para os produtos abrangidos pelo GPSR, as verificações do artigo 16.º, n.º 2, e os procedimentos de notificação de acidentes.
3. Entregue a documentação técnica e os restantes elementos acima indicados, e acorde a forma de partilhar as atualizações quando o produto mudar.
4. Acorde um processo de resposta aos pedidos fundamentados das autoridades, incluindo quem responde e em que línguas.
5. Acrescente o nome, o endereço postal e o endereço eletrónico da pessoa responsável ao produto, à embalagem, ao volume ou a um documento que o acompanhe, bem como às ofertas online quando o fabricante não está estabelecido na UE.
6. Programe as verificações regulares exigidas pelo artigo 16.º, n.º 2, do GPSR e conserve provas documentadas de cada uma.
7. Reveja o acordo sempre que o produto, o fornecedor ou o importador mudarem.

O que os mercados online esperam

O artigo 22.º do GPSR atribui aos mercados online obrigações próprias. Têm de conceber a sua interface de modo que os comerciantes possam fornecer as informações do artigo 19.º — incluindo a pessoa responsável quando o fabricante não está estabelecido na UE — e que estas sejam apresentadas ou facilmente acessíveis na listagem (art. 22.º, n.º 9). Têm igualmente de oferecer mecanismos para que os comerciantes autocertifiquem o cumprimento (art. 22.º, n.º 10, al. b).

Os mercados têm de dar seguimento às ordens das autoridades para remover listagens, desativar o acesso ou apresentar avisos no prazo de 2 dias úteis, tratar as notificações de segurança dos produtos no prazo de 3 dias úteis e suspender os comerciantes que oferecem com frequência produtos não conformes após um aviso prévio — pelo que dados em falta ou incoerentes podem levar à remoção de listagens.

Os nomes dos campos, as regras de validação e os valores obrigatórios variam consoante o mercado e mudam ao longo do tempo; por isso, consulte a documentação atual para vendedores de cada um e introduza os mesmos dados verificados em todos. As obrigações próprias de um mercado não fazem dele a sua pessoa responsável.

Erros comuns

Estes problemas surgem repetidamente quando os vendedores configuram a função:

• Indicar uma pessoa responsável, mas omitir o nome do próprio fabricante e o seu endereço postal e eletrónico, que o artigo 19.º, al. a), do GPSR continua a exigir na oferta.
• Indicar um prestador de serviços de execução de encomendas quando existe um importador ou mandatário na UE — a via do prestador só se aplica quando nenhum outro operador está estabelecido na UE.
• Recorrer a um mandatário sem mandato escrito, ou com um mandato que não abrange as tarefas do artigo 4.º, n.º 3.
• Indicar apenas um endereço postal nos produtos abrangidos pelo GPSR, embora o artigo 16.º, n.º 3, e o artigo 19.º, al. b), exijam também um endereço eletrónico.
• Colocar os dados na listagem online, mas não no produto, na embalagem, no volume ou num documento que o acompanhe.
• Mudar a pessoa responsável sem atualizar as listagens, os ficheiros gráficos do rótulo e o registo de origem usado para os gerar.

Checklist da pessoa responsável

Antes de listar um produto para consumidores da UE, confirme que:

• Determinou qual o regime aplicável — GPSR, um ato do artigo 4.º, n.º 5, um regime setorial — e onde está estabelecido o fabricante.
• Identificou o operador que cumpre as tarefas do artigo 4.º e, no caso de um mandatário, tem um mandato escrito assinado.
• Registou o nome, a firma registada ou marca, a morada postal e o endereço eletrónico do operador.
• Indicou esses dados no produto, na embalagem, no volume ou num documento que o acompanhe.
• Acrescentou-os às ofertas online quando o fabricante não está estabelecido na UE, juntamente com os dados do próprio fabricante.
• Partilhou com o operador a documentação técnica e, quando exigida, a declaração UE de conformidade.
• Acordou a forma de tratar os pedidos das autoridades e as notificações no Safety Business Gateway, e onde ficam guardadas as provas das verificações do artigo 16.º, n.º 2.

Manter os dados da pessoa responsável coerentes em grande escala

Com muitos fornecedores, o difícil é a higiene dos dados: registar cada pessoa responsável uma só vez, reutilizá-la corretamente e dispensar dados separados quando um fabricante da UE já desempenha a função.

O Doc2Shelf extrai os dados de contacto do fabricante, do importador e da pessoa responsável que constam dos PDF de fornecedores, prepara um bloco de informações GPSR para revisão e assinala os dados em falta como marcadores de posição antes de qualquer publicação. O Doc2Shelf não é um serviço de pessoa responsável nem de mandatário e não pode atuar como o seu operador na UE; ajuda-o a organizar e a rever os dados de que o operador e as listagens necessitam.