Software para documentação de conformidade de produtos na UE e nos EUA

Um registo de produto, vários documentos de conformidade

O mesmo registo de produto estruturado pode alimentar os dados do fabricante e de identificação do produto do GPSR; os dados da pessoa responsável quando o fabricante não está estabelecido na UE; avisos ou informações de segurança, quando aplicável; dados de preparação orientados para o DPP (JSON estruturado); e rascunhos de declarações de conformidade da UE ou dos EUA. Essa fonte partilhada mantém a identidade, as especificações e os dados de segurança consistentes em todos os documentos.

Cada fluxo especializado continua separado, para que possa gerar apenas o resultado pertinente para o produto e o mercado, em vez de obrigar todos os artigos a seguir um único modelo genérico.

Do PDF do fornecedor a conteúdo pronto para revisão

O Doc2Shelf lê PDF de fornecedores, extrai campos relevantes para a conformidade, atribui a cada extração uma pontuação de confiança e de completude e sinaliza a informação obrigatória que não consegue determinar. Os factos extraídos mantêm a página de origem e uma citação curta, e o conteúdo gerado continua editável, tornando a revisão mais rápida sem ocultar a incerteza.

Utilize os dados finais do produto tanto nas listagens em marketplaces como nos documentos de conformidade, para que os fluxos de catálogo e regulamentares partam dos mesmos factos revistos.

A revisão humana mantém o controlo

O Doc2Shelf elabora e estrutura documentos; não avalia a conformidade, não certifica produtos nem substitui uma revisão jurídica. Uma etapa de aprovação baseada no hash do conteúdo impede a publicação ou exportação de conteúdo de conformidade que não tenha sido revisto.

Esta separação permite automatizar a preparação repetitiva, mantendo a responsabilidade pela exatidão e aprovação junto das pessoas que conhecem o produto e os requisitos aplicáveis.

Documentos de conformidade por categoria de produto

Cada categoria de produto tem as suas próprias regras da UE e dos EUA, e cada regra exige informação diferente. A tabela resume a principal legislação a considerar para as sete categorias que o Doc2Shelf suporta e o que os seus rascunhos de declarações abrangem. É um ponto de partida, não uma lista completa: podem aplicar-se outras regras consoante o produto, e alguns produtos enquadram-se em várias categorias.

Além das regras por categoria, o Regulamento (UE) 2023/988 relativo à segurança geral dos produtos funciona como rede de segurança para os produtos de consumo — os géneros alimentícios estão excluídos — e o seu artigo 19.º define as informações que as ofertas em linha devem apresentar. Para produtos fora das sete categorias, uma declaração personalizada permite-lhe definir as secções por si.

Centralizar os dados de conformidade em todo o catálogo

Os dados de conformidade tendem a estar em muitos locais: PDF de fornecedores em pastas partilhadas, avisos numa folha de cálculo, dados do importador numa troca de e-mails. O Doc2Shelf guarda-os num registo de produto por artigo, criado a partir dos documentos dos fornecedores, para que cada rascunho de declaração, bloco GPSR e listagem utilize os mesmos valores revistos.

Os PDF de fornecedores podem ser carregados em lotes até 500, dentro do limite de documentos do seu plano. Cada extração tem uma pontuação de confiança e uma pontuação de completude, e os factos extraídos são guardados com a página e a citação de onde provêm.

Etapa de revisão e registo de auditoria

Os produtos, as listagens e as declarações têm cada um a sua própria etapa de revisão. Quando uma pessoa aprova um item, o Doc2Shelf regista quem o reviu, quando, e um hash SHA-256 do conteúdo revisto. A publicação e a exportação verificam esse hash: se o conteúdo tiver sido alterado desde a aprovação, a revisão é invalidada e o item tem de ser revisto novamente antes de poder ser utilizado.

Isto cria uma ligação simples e verificável entre o que foi aprovado e o que foi publicado ou exportado. Não substitui os seus próprios registos de qualidade — por exemplo, quem decidiu que um campo não se aplicava e porquê — mas impede que edições não revistas passem despercebidas.

Manter os documentos atualizados quando as regras ou os produtos mudam

Os documentos de conformidade envelhecem de duas formas: o produto muda (novo fornecedor, nova formulação, novo aviso) ou as regras mudam. Quando um fornecedor envia um documento atualizado, carregue-o, volte a gerar os rascunhos afetados e reveja-os; editar conteúdo revisto invalida a aprovação anterior, pelo que as aprovações desatualizadas não transitam.

O Doc2Shelf não acompanha a legislação por si. A sua equipa decide quando uma alteração das regras afeta um produto e atualiza então o registo e os rascunhos. Exemplos de datas recentes e futuras que vale a pena acompanhar:

Quem utiliza software de conformidade de produtos

Equipas diferentes utilizam os mesmos registos para tarefas diferentes:

• Equipas de conformidade que preparam rascunhos de declarações e informações de segurança para muitos produtos em simultâneo, com um registo de revisão.
• Importadores que recolhem dados do fabricante, do importador e da pessoa responsável junto de fornecedores de fora da UE.
• Marcas com produtos de marca própria, que passam a ser o fabricante nos termos do artigo 13.º do GPSR e precisam de documentos coerentes em todas as gamas.
• Vendedores em marketplaces e lojas online que precisam de informação GPSR e de texto de listagem a partir dos mesmos dados revistos.
• Distribuidores que verificam se está presente a informação que têm de confirmar antes de disponibilizar os produtos.