¿Qué es una ficha de datos de seguridad (FDS)?

Ficha de datos de seguridad: una definición práctica

Una ficha de datos de seguridad (FDS) es un documento que describe los peligros de una sustancia o mezcla química y cómo manipularla, almacenarla, transportarla y eliminarla de forma segura. La redacta el proveedor (el fabricante, el importador o el distribuidor) y se dirige sobre todo a usuarios profesionales: empresarios, trabajadores, responsables de seguridad, servicios de emergencia y empresas intermedias que utilizan el producto químico.

El formato procede del Sistema Globalmente Armonizado de Clasificación y Etiquetado de Productos Químicos de las Naciones Unidas (SGA), en el que se basan tanto la UE como EE. UU. En la UE, las normas figuran en el artículo 31 y el anexo II del Reglamento REACH; en EE. UU., en la Norma de Comunicación de Peligros (HCS) de la OSHA, 29 CFR 1910.1200. Mucha gente sigue hablando de MSDS (material safety data sheet, ficha de datos de seguridad de materiales), el nombre antiguo; los documentos actuales se llaman FDS (SDS en inglés) y usan el formato de 16 secciones.

Una FDS no es un documento comercial ni de rendimiento. No te dirá lo bien que funciona un producto; te dice qué puede salir mal y qué hacer al respecto.

Quién debe facilitar una FDS

En la UE, el artículo 31, apartado 1, de REACH obliga al proveedor a facilitar una FDS para las sustancias y mezclas clasificadas como peligrosas con arreglo al Reglamento CLP, para las sustancias PBT y mPmB y para las sustancias incluidas en la lista de sustancias candidatas por ser extremadamente preocupantes (SVHC). Con arreglo al artículo 31, apartado 3, también debe facilitarse una FDS previa solicitud para algunas mezclas que no están clasificadas pero que contienen sustancias peligrosas por encima de ciertos límites (por lo general, el 1 % en peso, o el 0,2 % en volumen en el caso de los gases, y el 0,1 % para determinadas sustancias CMR, sensibilizantes, PBT o SVHC) o sustancias con límites de exposición profesional de la UE.

La FDS de la UE debe estar redactada en una lengua oficial del Estado miembro en el que se comercializa el producto, salvo que ese país disponga otra cosa (artículo 31, apartado 5), y debe estar fechada. Se facilita gratuitamente, en papel o en formato electrónico, a más tardar en la primera entrega (artículo 31, apartado 8).

Los productos que se venden al público en general son un caso especial. El artículo 31, apartado 4, establece que no es necesario suministrar una FDS con un producto peligroso ofrecido al público si se facilita información suficiente para que los usuarios puedan adoptar las medidas necesarias, salvo que un usuario intermedio o un distribuidor la solicite. Así que un consumidor puede no recibir una FDS, pero tu empresa, como distribuidora, sí puede solicitarla.

En EE. UU., la Norma de Comunicación de Peligros impone obligaciones sobre la FDS a los fabricantes, importadores y distribuidores de productos químicos, y a los empleadores cuyos trabajadores utilizan productos químicos peligrosos. La FDS debe estar en inglés (pueden añadirse versiones en otros idiomas) y debe usar los 16 epígrafes en orden (apartado (g)(2)), con el contenido mínimo fijado por el apéndice D obligatorio.

Las 16 secciones de una FDS

El artículo 31, apartado 6, de REACH y el apartado (g)(2) de la OSHA usan los mismos 16 epígrafes en el mismo orden. La tabla recoge cada sección, lo que contiene y por qué importa a los equipos de ecommerce y de catálogo. La OSHA no hace cumplir las secciones 12 a 15 porque quedan fuera de su competencia, pero deben incluirse igualmente para mantener la coherencia con el SGA.

FDS, ficha técnica y ficha técnica de producto

Los proveedores suelen enviar tres documentos con nombres parecidos. Solo uno es un documento legal de comunicación de peligros. Una ficha técnica (TDS) y una ficha técnica de producto son documentos comerciales voluntarios: ningún reglamento de la UE ni de EE. UU. fija su formato, y ninguna de las dos puede sustituir a una FDS. Nuestra guía sobre fichas técnicas de producto trata ese documento en profundidad.

Normas sobre la FDS en la UE y en EE. UU.

Los epígrafes coinciden, pero los marcos jurídicos difieren en alcance, idioma y normas de actualización. Si vendes el mismo producto químico en ambos mercados, cuenta con dos versiones de la FDS, no con una.

CLP: información sobre peligros en la venta en línea y la publicidad

La revisión del Reglamento CLP mediante el Reglamento (UE) 2024/2865 afecta directamente a los vendedores en línea. El nuevo artículo 48 bis exige que las ofertas de venta a distancia, incluidas las tiendas en línea y los marketplaces, muestren de forma clara y visible los elementos de etiqueta del artículo 17. El nuevo artículo 48 exige que la publicidad de sustancias y mezclas peligrosas muestre los pictogramas, la palabra de advertencia, las indicaciones de peligro y las indicaciones EUH; la publicidad dirigida al público en general debe incluir además la frase «Siga siempre la información que figura en la etiqueta del producto». Los pictogramas y las palabras de advertencia pueden omitirse en la publicidad no visual.

El Reglamento (UE) 2025/2439 modificó las fechas de aplicación. Las disposiciones sobre publicidad y venta a distancia, previstas inicialmente para el 1 de julio de 2026, se aplican ahora desde el 1 de enero de 2028, junto con las nuevas normas de formato y los plazos de actualización de las etiquetas. Los proveedores pueden aplicar estas disposiciones voluntariamente antes de esa fecha. Está pendiente una nueva propuesta de simplificación del CLP, así que consulta el texto vigente antes de dar por definitivas tus plantillas.

Actualización de la HCS de la OSHA de 2024: fechas de cumplimiento

La OSHA publicó una Norma de Comunicación de Peligros actualizada en el Federal Register el 20 de mayo de 2024 (89 FR 44144), en vigor desde el 19 de julio de 2024, para alinearla más estrechamente con el SGA de la ONU. En enero de 2026 la OSHA amplió las fechas de cumplimiento (91 FR 1695); las fechas ampliadas figuran ahora en el apartado (j). Durante el período transitorio puede seguirse la norma anterior o la actualizada.

Cómo leer una FDS para los listados de producto

Para un listado solo necesitas unas pocas secciones, y debes tomar los valores de ellas en lugar de parafrasearlos. Repasa la FDS en este orden:

1. Comprueba primero la sección 1: el nombre del producto, el código de producto, el proveedor y (en la UE) el UFI deben coincidir con el producto que vendes. Una formulación o un proveedor distintos implican una FDS distinta.
2. Comprueba la fecha de revisión de la sección 16 (o del encabezado) y confirma que es la versión vigente del proveedor.
3. Copia exactamente los elementos de etiqueta de la sección 2: pictogramas, palabra de advertencia, indicaciones de peligro, consejos de prudencia y cualquier indicación EUH. Son los elementos que el CLP exige en las ofertas en línea a partir del 1 de enero de 2028.
4. Toma de la sección 9 los atributos físicos (estado físico, color, olor, pH, punto de inflamación) para la tabla de especificaciones cuando ayuden a los compradores.
5. Toma de la sección 7 las instrucciones de almacenamiento y manipulación, y cualquier restricción de edad o de uso indicada en la etiqueta.
6. Pasa la sección 14 a tu equipo de logística: el número ONU, la designación oficial de transporte, la clase de peligro para el transporte y el grupo de embalaje determinan si los transportistas aceptan el producto y cómo debe embalarse.
7. Toma nota de la sección 15 por las restricciones regionales que pueden limitar dónde o a quién puedes vender el producto.
8. Registra de qué versión de la FDS se creó cada listado, para poder actualizarlo cuando llegue una FDS revisada.

Mantener actualizadas las fichas de datos de seguridad

Una FDS es un documento vivo. Según el artículo 31, apartado 9, de REACH, los proveedores deben actualizarla sin demora cuando se disponga de nueva información sobre peligros o gestión de riesgos o cuando se adopte una decisión de autorización o restricción, marcarla como «Revisión: (fecha)» y enviarla a todos los destinatarios a quienes hayan suministrado el producto en los 12 meses anteriores. Tus registros deben poder absorber esas actualizaciones.

• Conserva todas las versiones, no solo la última: guarda la fecha de revisión y el número de versión junto con cada archivo.
• Vincula cada registro de producto y cada listado a la versión de la FDS a partir de la cual se creó.
• Mantén una FDS por idioma de mercado y por formulación; una FDS traducida es un documento aparte que hay que controlar.
• Considera cada nueva revisión como un motivo para volver a comprobar en los listados activos los elementos de etiqueta de la sección 2 y los datos de transporte de la sección 14.
• Pide a los proveedores que envíen las revisiones automáticamente en lugar de depender de que las descargues tú.
• Revisa los archivos de FDS que superen tu ciclo normal de revisión y pide al proveedor que confirme que siguen vigentes.

Usar los datos de la FDS en los listados sin tergiversar los peligros

La información sobre peligros es uno de los ámbitos en los que la redacción creativa causa daños reales. Unas pocas reglas mantienen los listados precisos:

• Usa las indicaciones de peligro y los consejos de prudencia exactos de la FDS y de la etiqueta; no los acortes, suavices ni reformules.
• Muestra todos los pictogramas y la palabra de advertencia que correspondan al producto, no solo una selección.
• Evita afirmaciones como «no tóxico», «inofensivo» o «seguro» que contradigan o resten importancia a la clasificación.
• No reutilices la FDS de otro producto, ni siquiera de la misma gama, salvo que el proveedor confirme que cubre tu producto.
• Ajusta el idioma de la información sobre peligros al mercado en el que se muestra el listado.
• Pon la FDS a disposición de los clientes profesionales que la soliciten y conserva sin alterar la versión del proveedor.
• Deja la clasificación en manos del proveedor; si la FDS y la etiqueta no coinciden, pregunta al proveedor cuál es la correcta antes de publicar.

Trabajar con FDS a escala de catálogo

Cuando una gama de productos químicos suma cientos de PDF de FDS, lo difícil es extraer los campos adecuados de forma coherente y comprobarlos. Doc2Shelf puede leer PDF de FDS junto con otros documentos de proveedores, extraer identificadores, información sobre peligros y propiedades físicas en campos estructurados, asignar a cada extracción una puntuación de confianza y una de completitud, y señalar la información que falta para que una persona la revise antes de publicar nada. No clasifica sustancias ni evalúa la conformidad; la referencia sigue siendo la FDS del proveedor.