Software de conformidad para documentos de producto de la UE y EE. UU.

Un registro de producto para varios documentos de conformidad

El mismo registro de producto estructurado puede alimentar los datos GPSR del fabricante y de identificación del producto; los datos de la persona responsable cuando el fabricante no esté establecido en la UE; las advertencias o la información de seguridad cuando procedan; los datos de preparación orientados al DPP (JSON estructurado); y los borradores de declaraciones de conformidad de la UE o EE. UU. Esa fuente compartida mantiene coherentes la identidad, las especificaciones y los datos de seguridad entre documentos.

Los flujos especializados siguen separados, de modo que puede generar solo el resultado pertinente para el producto y el mercado, sin forzar todos los artículos a utilizar una plantilla genérica.

Del PDF del proveedor a un resultado listo para revisar

Doc2Shelf lee los PDF de proveedores, extrae los campos relevantes para la conformidad, puntúa cada extracción según su confianza y su completitud, y señala la información obligatoria que no puede determinar. Los hechos extraídos conservan su página de origen y una cita breve, y el contenido generado sigue siendo editable, lo que agiliza la revisión sin ocultar la incertidumbre.

Utilice los datos finales del producto tanto en los listados de marketplaces como en los documentos de conformidad. Así, los flujos de catálogo y normativa parten de los mismos hechos verificados.

La revisión humana mantiene el control

Doc2Shelf redacta y estructura documentos; no evalúa la conformidad, no certifica productos ni sustituye la revisión legal. Un control de aprobación respaldado por el hash del contenido impide publicar o exportar material de conformidad que no haya sido revisado.

Esta separación permite automatizar la preparación repetitiva y mantiene la responsabilidad sobre la exactitud y la aprobación en las personas que conocen el producto y sus requisitos.

Documentos de conformidad por categoría de producto

Cada categoría de producto tiene sus propias normas de la UE y de EE. UU., y cada norma espera información distinta. La tabla resume la principal legislación que conviene tener en cuenta para las siete categorías que admite Doc2Shelf y lo que cubren sus borradores de declaraciones. Es un punto de partida, no una lista completa: pueden aplicarse otras normas según el producto, y algunos productos entran en varias categorías.

Además de las normas por categoría, el Reglamento (UE) 2023/988 relativo a la seguridad general de los productos actúa como red de seguridad para los productos de consumo —los alimentos quedan excluidos— y su artículo 19 establece la información que deben mostrar las ofertas en línea. Para los productos que no encajan en las siete categorías, una declaración personalizada te permite definir tú mismo las secciones.

Centralizar los datos de conformidad en todo el catálogo

Los datos de conformidad suelen estar repartidos: PDF de proveedores en unidades compartidas, advertencias en una hoja de cálculo, datos del importador en un hilo de correo. Doc2Shelf los reúne en un registro de producto por artículo, creado a partir de los documentos de los proveedores, de modo que cada borrador de declaración, bloque GPSR y listado se alimenta de los mismos valores revisados.

Los PDF de proveedores pueden subirse en lotes de hasta 500, dentro de la asignación de documentos de tu plan. Cada extracción lleva una puntuación de confianza y una de completitud, y los hechos extraídos se almacenan con la página y la cita de las que proceden.

Puerta de revisión y registro de auditoría

Los productos, los listados y las declaraciones tienen cada uno su propia puerta de revisión. Cuando una persona aprueba un elemento, Doc2Shelf registra quién lo revisó, cuándo y un hash SHA-256 del contenido revisado. La publicación y la exportación comprueban ese hash: si el contenido ha cambiado desde la aprobación, la revisión queda invalidada y el elemento debe volver a revisarse antes de poder utilizarse.

Esto ofrece un vínculo sencillo y verificable entre lo que se aprobó y lo que se publicó o exportó. No sustituye tus propios registros de calidad —como quién decidió que un campo no procedía y por qué—, pero impide que se cuelen ediciones sin revisar.

Mantener los documentos al día cuando cambian las normas o los productos

Los documentos de conformidad envejecen de dos maneras: el producto cambia (nuevo proveedor, nueva formulación, nueva advertencia) o cambian las normas. Cuando un proveedor envía un documento actualizado, súbelo, regenera los borradores afectados y revísalos; editar contenido revisado invalida la aprobación anterior, de modo que las aprobaciones obsoletas no se arrastran.

Doc2Shelf no supervisa la legislación por ti. Tu equipo decide cuándo un cambio normativo afecta a un producto y luego actualiza el registro y los borradores. Ejemplos de fechas recientes y próximas que conviene seguir:

Quién utiliza software de conformidad de producto

Distintos equipos utilizan los mismos registros para tareas diferentes:

• Equipos de conformidad que preparan borradores de declaraciones e información de seguridad para muchos productos a la vez, con un rastro de revisión.
• Importadores que recopilan datos del fabricante, del importador y de la persona responsable de proveedores de fuera de la UE.
• Marcas con productos de marca propia, que pasan a ser el fabricante según el artículo 13 del GPSR y necesitan documentos coherentes en todas sus gamas.
• Vendedores de marketplaces y tiendas web que necesitan información GPSR y textos de listados a partir de los mismos datos revisados.
• Distribuidores que comprueban que la información que deben verificar está presente antes de comercializar los productos.