Declaración UE de conformidad: plantilla y contenido exigido

Quién elabora la declaración

El fabricante elabora y firma la declaración UE de conformidad, o lo hace un representante autorizado cuando la legislación aplicable lo permite. Los importadores y distribuidores no emiten declaraciones propias, pero los importadores deben poder facilitar una copia, y los vendedores suelen recopilar las DoC de sus proveedores como prueba para su catálogo.

Una declaración es solo una parte del cumplimiento. Se apoya en una evaluación de la conformidad y en una documentación técnica que el fabricante debe conservar, y no sustituye a ninguna de las dos.

Contenido exigido: la estructura modelo de la UE

El anexo III de la Decisión n.º 768/2008/CE establece una estructura modelo que sigue la mayor parte de la legislación de la UE sobre productos, con algunas variaciones específicas de cada acto. Una declaración suele contener:

• Una identificación única del producto (por ejemplo, un número de declaración o de producto).
• El nombre y la dirección del fabricante y, cuando proceda, de su representante autorizado.
• Una declaración de que la declaración se expide bajo la exclusiva responsabilidad del fabricante.
• El objeto de la declaración: identificación del producto que permita su trazabilidad, que puede incluir una imagen cuando proceda.
• Una declaración de que el objeto de la declaración es conforme con la legislación de armonización de la Unión pertinente, con indicación de dichos actos.
• Las referencias a las normas armonizadas u otras especificaciones técnicas respecto de las cuales se declara la conformidad.
• Cuando proceda, el organismo notificado que efectuó un procedimiento de evaluación de la conformidad y el certificado que expidió.
• Información adicional, si la hay.
• Firmado por y en nombre del fabricante: lugar y fecha de expedición, nombre, cargo y firma.

Plantilla de declaración UE de conformidad

El esquema siguiente sigue la estructura modelo. Sustituye el texto entre corchetes y adapta la redacción a la legislación específica que se aplique a tu producto:

• 1. Modelo de producto / producto: [número de modelo, nombre del producto, identificador único]
• 2. Nombre y dirección del fabricante o de su representante autorizado: [nombre de la empresa, dirección postal completa]
• 3. La presente declaración de conformidad se expide bajo la exclusiva responsabilidad del fabricante.
• 4. Objeto de la declaración: [descripción que permita la trazabilidad: tipo, número de lote o de serie; imagen cuando proceda]
• 5. El objeto de la declaración descrito anteriormente es conforme con la legislación de armonización de la Unión pertinente: [enumera cada acto aplicable con su número y título]
• 6. Referencias a las normas armonizadas pertinentes utilizadas, o referencias a las otras especificaciones técnicas respecto de las cuales se declara la conformidad: [referencias de las normas con año/versión]
• 7. Cuando proceda, el organismo notificado [nombre, número] efectuó [descripción de la intervención] y expidió el certificado: [referencia del certificado]
• 8. Información adicional: [si la hay]
• Firmado por y en nombre de: [fabricante] — [lugar y fecha de expedición] — [nombre, cargo] — [firma]

Una sola declaración para varias directivas y reglamentos

Cuando un producto está cubierto por más de un acto —un juguete con componentes electrónicos, por ejemplo—, la legislación de la UE exige por lo general una única declaración de conformidad que abarque todos los actos aplicables. En ella se enumera cada acto y las normas utilizadas para cada uno.

La declaración debe mantenerse actualizada y traducirse a la lengua o lenguas que exija el Estado miembro en el que el producto se comercialice o se ponga a disposición. Muchos actos exigen además que el fabricante conserve la declaración y la documentación técnica durante 10 años después de la introducción del producto en el mercado.

Errores habituales en las declaraciones de conformidad

Las declaraciones se cuestionan o se rechazan con frecuencia por:

• Citar directivas derogadas o versiones obsoletas de las normas.
• Una descripción del producto demasiado vaga para identificar el modelo o lote concreto al que se refiere.
• Omitir la declaración de responsabilidad exclusiva o la dirección completa del fabricante.
• Omitir un organismo notificado cuando el procedimiento de evaluación de la conformidad exigía uno.
• Falta de firma, de fecha o del nombre y cargo del firmante.
• Expedir una declaración para un producto que no está cubierto por ningún acto que la exija.

Declaraciones fuera de la UE

Otros mercados utilizan documentos distintos. En Estados Unidos no existe un equivalente general de la declaración de la UE; en su lugar se aplican normas específicas, como el Certificado general de conformidad (General Certificate of Conformity) o el Certificado de producto infantil (Children’s Product Certificate), exigidos para muchos productos de consumo regulados por la CPSC.

Redactar declaraciones a partir de documentos de proveedores

Los identificadores de producto, los datos del fabricante y las referencias a normas suelen figurar ya en las fichas técnicas de los proveedores, los informes de ensayo y las declaraciones existentes. Doc2Shelf extrae esta información de los PDF de los proveedores y elabora borradores de declaraciones de la UE y de EE. UU. listos para revisión y exportables. Los borradores deben ser comprobados y firmados por la parte responsable; Doc2Shelf no evalúa la conformidad ni certifica productos.

Campo por campo: qué escribir en cada elemento

La estructura modelo del anexo III de la Decisión n.º 768/2008/CE es breve, pero cada elemento debe completarse con la precisión suficiente para que una autoridad pueda relacionar la declaración con un producto físico y con las pruebas que la respaldan. Los ejemplos siguientes son ilustrativos; adáptalos a los actos y normas que se apliquen realmente a tu producto.

Cómo estructurar una única declaración para varios actos

La Decisión n.º 768/2008/CE exige una única declaración cuando se aplican varios actos de armonización a un producto, y esa declaración debe contener la información necesaria para identificar cada acto y su referencia de publicación. Un altavoz Bluetooth, por ejemplo, suele evaluarse con arreglo a las normas sobre equipos radioeléctricos y RoHS, y posiblemente otros actos: un solo documento los abarca todos.

Una forma práctica de organizar los elementos 5 y 6 es agrupar las normas bajo el acto al que sirven de apoyo, de modo que quien revise la declaración vea de un vistazo que cada acto cuenta con pruebas que lo respaldan:

1. Enumera todos los actos que se aplican, cada uno con su número, su título breve y su referencia de publicación.
2. Bajo cada acto, enumera las normas armonizadas u otras especificaciones utilizadas para demostrar la conformidad con él, con sus ediciones.
3. Marca las normas que se hayan aplicado solo en parte e indica qué partes, de forma coherente con la documentación técnica.
4. Añade los datos del organismo notificado bajo el acto cuyo procedimiento haya implicado a uno, con el número del certificado.
5. Comprueba que no figura ningún acto sin normas o especificaciones que lo respalden, y que no se enumera ninguna norma que el expediente técnico no cubra.

Lengua, firma y forma

Según las disposiciones del modelo, la declaración debe traducirse a la lengua o lenguas exigidas por el Estado miembro en el que el producto se introduce en el mercado o se comercializa. Si vendes en varios países de la UE, prevé varias versiones lingüísticas de la misma declaración y mantenlas sincronizadas cada vez que cambie la versión original.

La declaración la firma, por y en nombre del fabricante, una persona identificada con un cargo indicado, con el lugar y la fecha de expedición. Al elaborarla, el fabricante asume la responsabilidad de la conformidad del producto, por lo que el firmante debe ser alguien con autoridad para comprometer a la empresa.

Un acuerdo provisional entre el Consejo y el Parlamento Europeo del 9 de junio de 2026, parte del paquete de simplificación “Ómnibus IV”, trasladaría la declaración a un formato digital en 20 actos de producto. Comprueba si se ha adoptado formalmente y desde cuándo se aplica antes de cambiar la forma en que facilitas las declaraciones; hasta entonces, sigue el texto vigente del acto que se aplique.

Declaración, certificado, informe de ensayo y expediente técnico: en qué se diferencian

Los compradores y los mercados suelen pedir “el certificado CE” cuando se refieren a uno de varios documentos distintos. Saber cuál es cuál evita aceptar una prueba equivocada:

Checklist de revisión de la declaración: problemas y soluciones

Antes de aceptar la declaración de un proveedor o de firmar la tuya, repasa estas comprobaciones. La mayoría de los problemas pueden corregirse en minutos si se detectan antes de que el producto se envíe:

Cuándo no se exige una declaración de conformidad

Muchos productos de consumo no están cubiertos por ningún acto que prevea el marcado CE; por ejemplo, los muebles no eléctricos, la ropa o los utensilios de cocina. A estos se les aplica el Reglamento general de seguridad de los productos (UE) 2023/988, que no exige ni una declaración UE de conformidad ni el marcado CE.

En su lugar, el GPSR exige que el fabricante realice un análisis de riesgos interno y elabore una documentación técnica, que se conserva durante 10 años después de que el producto se introduzca en el mercado. El producto debe llevar un número de tipo, de lote o de serie u otro identificador, el nombre y la dirección postal y electrónica del fabricante, y las instrucciones y la información de seguridad que le sean aplicables. Cuando el fabricante no está establecido en la UE, también se necesita una persona responsable establecida en la UE.

Un documento voluntario que resuma la base de seguridad del producto está bien, pero no lo llames declaración UE de conformidad y no añadas el marcado CE, que solo puede colocarse cuando la legislación lo prevé.

Mantener la declaración actualizada

Las disposiciones del modelo exigen que la declaración se actualice de forma continua. En la práctica, una declaración queda obsoleta cuando cambia algo de lo que cita. Revísala al menos en estos casos: