Persona responsable en la UE: quién la necesita, quién puede serlo y qué hace

Qué es la persona responsable en la UE

El artículo 4, apartado 1, del Reglamento (UE) 2019/1020 establece que un producto cubierto por la legislación enumerada en su artículo 4, apartado 5, solo puede introducirse en el mercado si un agente económico establecido en la Unión es responsable de las tareas del artículo 4, apartado 3. El artículo 16, apartado 1, del GPSR aplica el mismo principio a los productos cubiertos por el GPSR: no pueden introducirse en el mercado a menos que un agente económico establecido en la UE sea responsable de esas tareas, entendiéndose que las referencias a la “legislación de armonización de la Unión” lo son al GPSR.

El sentido de esta función es la accesibilidad: las autoridades necesitan a alguien dentro de la UE que pueda entregar documentación y garantizar que se adopten medidas correctoras. La persona responsable no sustituye al fabricante, que conserva sus propias obligaciones, como el análisis de riesgos interno y la documentación técnica del artículo 9 del GPSR.

“Persona responsable en la UE”, “persona responsable del GPSR” y “operador del artículo 4” designan la misma función. La persona responsable de los cosméticos del Reglamento (CE) n.º 1223/2009 es un régimen distinto, que se trata más abajo.

Quién necesita una persona responsable en la UE

Hay dos vías jurídicas que llevan a esta exigencia. Los productos de consumo cubiertos por el GPSR están sujetos al artículo 16 del GPSR. Los productos cubiertos por uno de los actos enumerados en el artículo 4, apartado 5, del Reglamento 2019/1020 están sujetos directamente al artículo 4; la lista consolidada incluye, entre otras, las directivas sobre baja tensión, compatibilidad electromagnética, equipos radioeléctricos, RoHS, seguridad de los juguetes y máquinas, los reglamentos sobre EPI y sobre aparatos que queman combustibles gaseosos y, añadidos por modificaciones posteriores, el Reglamento sobre las baterías (UE) 2023/1542 y la Ley sobre materias primas fundamentales, Reglamento (UE) 2024/1252.

En la práctica, la cuestión es dónde está establecido el fabricante. Un fabricante establecido en la UE es en sí mismo el operador, por lo que no hace falta ninguna designación adicional. Cuando el fabricante no está establecido en la UE, otro agente económico establecido en la UE tiene que asumir la función, y en las ventas online el GPSR exige entonces que los datos de ese agente figuren en la propia oferta.

El GPSR no se aplica a los productos excluidos, como los alimentos, los piensos, los medicamentos y las antigüedades (artículo 2, apartado 2, del GPSR), y los cosméticos y los productos sanitarios tienen sus propias normas sobre la persona designada.

1. Confirma si el producto es un producto de consumo incluido en el GPSR, si está cubierto por un acto enumerado en el artículo 4, apartado 5, del Reglamento 2019/1020, o ambas cosas.
2. Averigua dónde está establecido el fabricante, es decir, la empresa cuyo nombre o marca figura en el producto.
3. Si está establecido en la UE, es el operador; asegúrate de que sus datos figuren en el producto, en el embalaje, en el paquete o en un documento que lo acompañe.
4. Si no lo está, identifica al importador de la UE. Si no hay ninguno, el fabricante puede designar a un representante autorizado mediante un mandato escrito.
5. Solo cuando ninguno de ellos esté establecido en la UE pasa a ser operador un prestador de servicios de tramitación de pedidos, y únicamente para los productos que gestiona.
6. Trata por separado los regímenes sectoriales con su propia persona designada, como los cosméticos y los productos sanitarios.

Quién puede ser la persona responsable

El artículo 4, apartado 2, del Reglamento 2019/1020 establece una lista cerrada de cuatro tipos de operadores. El artículo 16, apartado 1, del GPSR aplica el artículo 4, apartado 2, a los productos del GPSR, de modo que la misma lista rige para ambas vías. El operador debe estar siempre establecido en la Unión.

Qué debe hacer la persona responsable

El artículo 4, apartado 3, del Reglamento 2019/1020 establece las tareas básicas. En el GPSR, el artículo 16, apartado 2, añade una obligación de supervisión, y el artículo 20, apartado 4, atribuye a la persona responsable una función en la notificación de accidentes cuando el fabricante no está establecido en la UE.

Para los productos de consumo generales que no están cubiertos por la legislación sobre el marcado CE, el GPSR no exige una declaración UE de conformidad, así que no hay ninguna declaración que conservar. La documentación que importa es la documentación técnica del fabricante conforme al artículo 9, apartado 2, del GPSR, que debe mantenerse a disposición durante 10 años después de la introducción del producto en el mercado.

• Cuando la legislación aplicable exige una declaración UE de conformidad (o una declaración de prestaciones) y documentación técnica: verificar que se han elaborado, mantener la declaración a disposición de las autoridades durante el plazo exigido y garantizar que la documentación técnica pueda facilitarse si se solicita (art. 4(3)(a)).
• Ante una solicitud motivada, facilitar a las autoridades de vigilancia del mercado toda la información y documentación necesarias para demostrar la conformidad, en una lengua que puedan comprender fácilmente (art. 4(3)(b)).
• Informar a las autoridades cuando haya motivos para creer que un producto presenta un riesgo (art. 4(3)(c)).
• Cooperar con las autoridades, incluso asegurándose de que se adopten de inmediato medidas correctoras para subsanar el incumplimiento o mitigar los riesgos (art. 4(3)(d)).
• Para los productos del GPSR: comprobar periódicamente que el producto se corresponde con la documentación técnica y cumple los requisitos de identificación, datos de contacto e instrucciones del artículo 9, apartados 5 a 7, del GPSR, y aportar pruebas documentales de esas comprobaciones si se solicita (art. 16(2) GPSR).
• Cuando el fabricante no está establecido en la UE: garantizar que los accidentes causados por el producto se notifiquen a través del Safety Business Gateway (art. 20(4) GPSR).

Dónde deben figurar los datos de la persona responsable

La identidad de la persona responsable tiene que acompañar al producto y, en las ventas a distancia, aparecer en la oferta. La norma para el producto físico te permite elegir entre varias ubicaciones, lo que ayuda con los artículos pequeños o los productos que se venden sin embalaje comercial.

Persona responsable, representante autorizado, importador y persona responsable de cosméticos

Estas funciones se solapan, y por eso se confunden con tanta frecuencia. Un representante autorizado es una de las formas de cubrir la función de persona responsable, un importador puede ser a la vez persona responsable e importador, y la persona responsable de cosméticos es un régimen aparte con obligaciones mucho más exigentes a nivel de producto. Una misma empresa puede desempeñar varias de estas funciones, pero cada una tiene su propia base jurídica y sus propias comprobaciones.

Cómo designar a una persona responsable

Un importador de la UE ya existente puede asumir la función por ley, pero aun así hay que acordar quién hace qué. Si no hay importador en la UE, el fabricante suele designar a un representante autorizado. En cualquier caso, el operador necesita del fabricante estos documentos e información:

• La documentación técnica conforme al artículo 9, apartado 2, del GPSR: descripción del producto, características esenciales de seguridad y, cuando proceda, el análisis de riesgos, los informes de ensayo y las normas aplicadas.
• La declaración UE de conformidad, cuando la legislación aplicable al producto la exija.
• Los identificadores del producto (tipo, esquema de lote o de número de serie) y dónde figuran en el producto.
• Las instrucciones y la información de seguridad en las lenguas que exija cada Estado miembro.
• Las artes finales de etiquetas y embalajes que muestren los datos del fabricante y de la persona responsable.
• Un cauce para las cuestiones de seguridad, las reclamaciones y los accidentes, de modo que el fabricante mantenga informada a la persona responsable (art. 9(10) GPSR).

1. Decide qué operador actuará: el fabricante de la UE, el importador, un representante autorizado o, solo como último recurso, el prestador de servicios de tramitación de pedidos.
2. Si se trata de un representante autorizado, firma un mandato escrito que cubra al menos las tareas del artículo 4, apartado 3, y, para los productos del GPSR, las comprobaciones del artículo 16, apartado 2, y los acuerdos de notificación de accidentes.
3. Entrega la documentación técnica y los demás elementos indicados arriba, y acuerda cómo se compartirán las actualizaciones cuando el producto cambie.
4. Acuerda un proceso de respuesta a las solicitudes motivadas de las autoridades, que incluya quién responde y en qué lenguas.
5. Añade el nombre, la dirección postal y la dirección electrónica de la persona responsable al producto, al embalaje, al paquete o a un documento que lo acompañe, y a las ofertas en línea cuando el fabricante no esté establecido en la UE.
6. Programa las comprobaciones periódicas que exige el artículo 16, apartado 2, del GPSR y conserva pruebas documentales de cada una.
7. Revisa el acuerdo siempre que cambie el producto, el proveedor o el importador.

Qué esperan los mercados en línea

El artículo 22 del GPSR impone obligaciones propias a los mercados en línea. Deben diseñar su interfaz de modo que los comerciantes puedan facilitar la información del artículo 19 (incluida la persona responsable cuando el fabricante no está establecido en la UE) y de manera que se muestre o sea fácilmente accesible en el listado (art. 22(9)). También deben ofrecer mecanismos para que los comerciantes autocertifiquen su cumplimiento (art. 22(10)(b)).

Los mercados en línea deben cumplir las órdenes de las autoridades de retirar listados, inhabilitar el acceso o mostrar advertencias en un plazo de 2 días hábiles, tramitar los avisos de seguridad de los productos en 3 días hábiles y suspender, tras una advertencia previa, a los comerciantes que ofrezcan con frecuencia productos no conformes; por eso, unos datos que falten o sean incoherentes pueden dar lugar a que se retiren listados.

Los nombres de los campos, las reglas de validación y los valores obligatorios varían según el marketplace y cambian con el tiempo, así que consulta la documentación vigente para vendedores de cada uno e introduce en todos los casos los mismos datos verificados. Las obligaciones propias de un marketplace no lo convierten en tu persona responsable.

Errores frecuentes

Estos problemas se repiten una y otra vez cuando los vendedores configuran la función:

• Mostrar a una persona responsable pero omitir el nombre del propio fabricante y sus direcciones postal y electrónica, que el artículo 19, letra a), del GPSR sigue exigiendo en la oferta.
• Indicar a un prestador de servicios de tramitación de pedidos cuando existe un importador de la UE o un representante autorizado: la vía del prestador solo se aplica cuando ningún otro operador está establecido en la UE.
• Recurrir a un representante autorizado sin mandato escrito, o con un mandato que no cubre las tareas del artículo 4, apartado 3.
• Indicar solo una dirección postal para los productos del GPSR, aunque el artículo 16, apartado 3, y el artículo 19, letra b), exigen también una dirección electrónica.
• Poner los datos en el listado en línea pero no en el producto, el embalaje, el paquete ni un documento que lo acompañe.
• Cambiar la persona responsable sin actualizar los listados, las artes finales de las etiquetas y el registro fuente con el que se generan.

Checklist de la persona responsable

Antes de publicar un producto para consumidores de la UE, confirma que has:

• Establecido qué régimen se aplica (el GPSR, un acto del artículo 4, apartado 5, o un régimen sectorial) y dónde está establecido el fabricante.
• Identificado al operador que cumple las tareas del artículo 4 y, en el caso de un representante autorizado, un mandato escrito firmado.
• Registrado el nombre, la denominación comercial o marca registrada, la dirección postal y la dirección electrónica del operador.
• Mostrado esos datos en el producto, el embalaje, el paquete o un documento que lo acompañe.
• Añadido esos datos a las ofertas en línea cuando el fabricante no está establecido en la UE, junto con los datos del propio fabricante.
• Compartido con el operador la documentación técnica y, cuando se exija, la declaración UE de conformidad.
• Acordado cómo se gestionan las solicitudes de las autoridades y las notificaciones del Safety Business Gateway, y dónde se guardan las pruebas de las comprobaciones del artículo 16, apartado 2.

Mantener coherentes los datos de la persona responsable a gran escala

Con muchos proveedores, lo difícil es la higiene de los datos: registrar una sola vez a cada persona responsable, reutilizarla correctamente y prescindir de datos aparte cuando un fabricante de la UE ya ejerce la función.

Doc2Shelf extrae los datos de contacto del fabricante, del importador y de la persona responsable que figuran en los PDF de los proveedores, redacta un bloque de información GPSR para su revisión y señala los datos que faltan con marcadores de posición antes de publicar nada. Doc2Shelf no es un servicio de persona responsable ni de representante autorizado y no puede actuar como tu operador en la UE; te ayuda a organizar y revisar los datos que necesitan el operador y los listados.