Dichiarazione di conformità UE: modello e contenuti richiesti

Chi redige la dichiarazione

La dichiarazione di conformità UE è redatta e firmata dal fabbricante, oppure da un mandatario se la normativa applicabile lo consente. Importatori e distributori non emettono dichiarazioni proprie, ma gli importatori devono essere in grado di fornirne una copia, e i venditori raccolgono comunemente le DoC dai fornitori come prova a supporto del catalogo.

La dichiarazione è solo una parte della conformità. Si basa su una valutazione della conformità e su una documentazione tecnica che il fabbricante deve conservare, e non sostituisce né l’una né l’altra.

Contenuti richiesti: la struttura modello UE

L’allegato III della decisione n. 768/2008/CE stabilisce una struttura modello che la maggior parte della normativa UE sui prodotti segue, con alcune variazioni specifiche per ciascun atto. Una dichiarazione contiene tipicamente:

• Un’identificazione univoca del prodotto (ad esempio un numero di dichiarazione o di prodotto).
• Il nome e l’indirizzo del fabbricante e, ove applicabile, del suo mandatario.
• Una dichiarazione che attesta che la dichiarazione è rilasciata sotto la responsabilità esclusiva del fabbricante.
• L’oggetto della dichiarazione: identificazione del prodotto che ne consenta la tracciabilità, che può includere un’immagine ove opportuno.
• Una dichiarazione che l’oggetto della dichiarazione è conforme alla pertinente normativa di armonizzazione dell’Unione, con l’elenco di tali atti.
• I riferimenti alle norme armonizzate o alle altre specifiche tecniche in relazione alle quali è dichiarata la conformità.
• Ove applicabile, l’organismo notificato che ha eseguito una procedura di valutazione della conformità e il certificato da esso rilasciato.
• Informazioni supplementari, se del caso.
• Firmato a nome e per conto del fabbricante: luogo e data di emissione, nome, funzione e firma.

Modello di dichiarazione di conformità UE

Lo schema seguente rispecchia la struttura modello. Sostituisci il testo tra parentesi quadre e adatta la formulazione alla normativa specifica applicabile al tuo prodotto:

• 1. Modello di prodotto / prodotto: [numero di modello, nome del prodotto, identificativo univoco]
• 2. Nome e indirizzo del fabbricante o del suo mandatario: [ragione sociale, indirizzo postale completo]
• 3. La presente dichiarazione di conformità è rilasciata sotto la responsabilità esclusiva del fabbricante.
• 4. Oggetto della dichiarazione: [descrizione che ne consenta la tracciabilità — tipo, numero di lotto o di serie; immagine ove opportuno]
• 5. L’oggetto della dichiarazione di cui sopra è conforme alla pertinente normativa di armonizzazione dell’Unione: [elenco di ciascun atto applicabile con numero e titolo]
• 6. Riferimenti alle pertinenti norme armonizzate utilizzate o riferimenti alle altre specifiche tecniche in relazione alle quali è dichiarata la conformità: [riferimenti alle norme con anno/versione]
• 7. Ove applicabile, l’organismo notificato [nome, numero] ha effettuato [descrizione dell’intervento] e ha rilasciato il certificato: [riferimento del certificato]
• 8. Informazioni supplementari: [se del caso]
• Firmato a nome e per conto di: [fabbricante] — [luogo e data di emissione] — [nome, funzione] — [firma]

Un’unica dichiarazione per più direttive e regolamenti

Quando un prodotto rientra in più atti, ad esempio un giocattolo con componenti elettronici, la normativa UE richiede in generale un’unica dichiarazione di conformità che copra tutti gli atti applicabili. Essa elenca ciascun atto e le norme utilizzate per ciascuno.

La dichiarazione deve essere mantenuta aggiornata e tradotta nella lingua o nelle lingue richieste dallo Stato membro in cui il prodotto è immesso o messo a disposizione sul mercato. Molti atti richiedono inoltre che il fabbricante conservi la dichiarazione e la documentazione tecnica per 10 anni dopo l’immissione del prodotto sul mercato.

Errori comuni nelle dichiarazioni di conformità

Le dichiarazioni vengono spesso contestate o respinte a causa di:

• Elenco di direttive abrogate o di versioni superate delle norme.
• Una descrizione del prodotto troppo vaga per identificare il modello o il lotto specifico a cui si riferisce.
• Mancanza della dichiarazione di responsabilità esclusiva o dell’indirizzo completo del fabbricante.
• Omissione di un organismo notificato quando la procedura di valutazione della conformità ne richiedeva uno.
• Assenza di firma, data, nome e funzione del firmatario.
• Emissione di una dichiarazione per un prodotto che non rientra in alcun atto che la richieda.

Dichiarazioni al di fuori dell’UE

Altri mercati usano documenti diversi. Negli Stati Uniti non esiste un equivalente generale della dichiarazione UE; si applicano invece norme specifiche, come il Certificato generale di conformità (General Certificate of Conformity) o il Certificato per prodotti per bambini (Children’s Product Certificate) richiesti per molti prodotti di consumo regolamentati dalla CPSC.

Redigere le dichiarazioni a partire dai documenti dei fornitori

Identificativi di prodotto, dati del fabbricante e riferimenti alle norme sono di solito già presenti nelle schede tecniche dei fornitori, nei rapporti di prova e nelle dichiarazioni esistenti. Doc2Shelf li estrae dai PDF dei fornitori e assembla bozze di dichiarazioni UE e USA pronte per la revisione, da esportare. Le bozze devono essere controllate e firmate dalla parte responsabile; Doc2Shelf non valuta la conformità né certifica i prodotti.

Campo per campo: cosa scrivere in ciascun elemento

La struttura modello dell’allegato III della decisione n. 768/2008/CE è breve, ma ogni elemento va compilato con precisione sufficiente perché un’autorità possa collegare la dichiarazione a un prodotto fisico e alle prove che la sostengono. Gli esempi seguenti hanno valore illustrativo: adattali agli atti e alle norme che si applicano effettivamente al tuo prodotto.

Strutturare un’unica dichiarazione per più atti

La decisione n. 768/2008/CE richiede un’unica dichiarazione quando a un prodotto si applicano più atti di armonizzazione, e tale dichiarazione deve contenere le informazioni necessarie per identificare ciascun atto e il relativo riferimento di pubblicazione. Un altoparlante Bluetooth, ad esempio, viene tipicamente valutato rispetto agli atti su apparecchiature radio, RoHS ed eventualmente altri: un solo documento li copre tutti.

Un modo pratico per impostare gli elementi 5 e 6 è raggruppare le norme sotto l’atto che supportano, così che un revisore veda subito che ogni atto ha prove a sostegno:

1. Elenca ogni atto applicabile, ciascuno con numero, titolo abbreviato e riferimento di pubblicazione.
2. Sotto ogni atto, elenca le norme armonizzate o le altre specifiche usate per dimostrare la conformità, con le relative edizioni.
3. Contrassegna le norme applicate solo in parte e indica quali parti, in coerenza con la documentazione tecnica.
4. Aggiungi i dati dell’organismo notificato sotto l’atto la cui procedura ne ha previsto uno, con il numero del certificato.
5. Verifica che nessun atto sia elencato senza norme o specifiche a sostegno e che non sia elencata alcuna norma non coperta dal fascicolo tecnico.

Lingua, firma e forma

Secondo le disposizioni del modello, la dichiarazione deve essere tradotta nella lingua o nelle lingue richieste dallo Stato membro in cui il prodotto è immesso o messo a disposizione sul mercato. Se vendi in più paesi dell’UE, prevedi più versioni linguistiche della stessa dichiarazione e mantienile allineate ogni volta che cambia l’originale.

La dichiarazione è firmata a nome e per conto del fabbricante da una persona indicata per nome, con funzione specificata, con luogo e data di emissione. Redigendola, il fabbricante si assume la responsabilità della conformità del prodotto, quindi il firmatario dovrebbe essere una persona autorizzata a impegnare l’azienda.

Un accordo provvisorio tra il Consiglio e il Parlamento europeo del 9 giugno 2026, parte del pacchetto di semplificazione “Omnibus IV”, porterebbe la dichiarazione in forma digitale in 20 atti sui prodotti. Verifica se è stato formalmente adottato e da quando si applica prima di modificare il modo in cui fornisci le dichiarazioni; fino ad allora, segui il testo vigente dell’atto applicabile.

Dichiarazione, certificato, rapporto di prova e fascicolo tecnico a confronto

Acquirenti e marketplace chiedono spesso “il certificato CE” intendendo uno tra diversi documenti differenti. Sapere quale sia quale evita di accettare prove sbagliate:

Checklist di revisione della dichiarazione: problemi e correzioni

Prima di accettare la dichiarazione di un fornitore o di firmare la tua, scorri questi controlli. La maggior parte dei problemi si risolve in pochi minuti se individuata prima della spedizione del prodotto:

Quando non è richiesta alcuna dichiarazione di conformità

Molti prodotti di consumo non sono coperti da alcun atto che preveda la marcatura CE — ad esempio mobili non elettrici, abbigliamento o pentolame. Per questi si applica il regolamento relativo alla sicurezza generale dei prodotti (UE) 2023/988, che non richiede né una dichiarazione UE di conformità né la marcatura CE.

Il GPSR richiede invece che il fabbricante effettui un’analisi interna dei rischi e predisponga la documentazione tecnica, conservata per 10 anni dopo l’immissione del prodotto sul mercato. Il prodotto deve riportare un numero di tipo, lotto o serie o altro identificativo, il nome e l’indirizzo postale ed elettronico del fabbricante e le istruzioni e le informazioni di sicurezza applicabili. Se il fabbricante non è stabilito nell’UE, è necessaria anche una persona responsabile stabilita nell’UE.

Un documento volontario che riassuma la base di sicurezza del prodotto va bene, ma non chiamarlo dichiarazione UE di conformità e non aggiungere la marcatura CE, che può essere apposta solo dove la normativa la prevede.

Mantenere aggiornata la dichiarazione

Le disposizioni del modello richiedono che la dichiarazione sia aggiornata costantemente. In pratica, una dichiarazione diventa obsoleta quando cambia qualcosa che essa cita. Rivedila almeno in presenza di questi eventi: