Software per i documenti di conformità dei prodotti UE e USA

Un solo record di prodotto per più documenti di conformità

Lo stesso record di prodotto strutturato può alimentare i dati GPSR del fabbricante e di identificazione del prodotto; i dati della persona responsabile quando il fabbricante non è stabilito nell’UE; le avvertenze o informazioni di sicurezza ove applicabili; i dati di preparazione orientati al DPP (JSON strutturato); e le bozze di dichiarazioni di conformità UE o USA. Questa fonte comune mantiene coerenti identità, specifiche e dati di sicurezza tra i vari documenti.

I flussi specialistici restano separati: puoi generare soltanto l’output pertinente al prodotto e al mercato, senza costringere ogni articolo in un unico modello generico.

Dal PDF del fornitore a un output pronto da verificare

Doc2Shelf legge i PDF dei fornitori, estrae i campi rilevanti per la conformità, assegna a ogni estrazione un punteggio di attendibilità e di completezza e segnala le informazioni obbligatorie che non riesce a determinare. I fatti estratti conservano la pagina di origine e una breve citazione e i contenuti generati restano modificabili, rendendo la revisione più rapida senza nascondere l’incertezza.

I dati di prodotto revisionati possono essere utilizzati sia nelle inserzioni dei marketplace sia nei documenti di conformità, così catalogo e processi normativi partono dagli stessi fatti verificati.

Il controllo resta affidato alle persone

Doc2Shelf redige e struttura i documenti; non valuta la conformità, non certifica i prodotti e non sostituisce una revisione legale. Un passaggio di approvazione protetto dall’hashing dei contenuti impedisce di pubblicare o esportare materiale di conformità non revisionato.

Questa separazione consente di automatizzare la preparazione ripetitiva, mantenendo la responsabilità di accuratezza e approvazione in capo a chi conosce il prodotto e i requisiti applicabili.

Documenti di conformità per categoria di prodotto

Ogni categoria di prodotto ha le proprie norme UE e USA e ciascuna norma richiede informazioni diverse. La tabella riepiloga la principale normativa da considerare per le sette categorie supportate da Doc2Shelf e ciò che le sue bozze di dichiarazioni comprendono. È un punto di partenza, non un elenco completo: possono applicarsi altre norme a seconda del prodotto e alcuni prodotti rientrano in più categorie.

Oltre alle norme di categoria, il regolamento (UE) 2023/988 sulla sicurezza generale dei prodotti funge da rete di sicurezza per i prodotti di consumo — gli alimenti ne sono esclusi — e il suo articolo 19 stabilisce le informazioni che le offerte online devono mostrare. Per i prodotti al di fuori delle sette categorie, una dichiarazione personalizzata consente di definire le sezioni in autonomia.

Centralizzare i dati di conformità in tutto il catalogo

I dati di conformità tendono a trovarsi in molti posti: PDF dei fornitori nelle cartelle condivise, avvertenze in un foglio di calcolo, dati dell’importatore in una catena di e-mail. Doc2Shelf li riunisce in un unico record per prodotto, costruito dai documenti dei fornitori, così ogni bozza di dichiarazione, blocco GPSR e inserzione attinge agli stessi valori revisionati.

I PDF dei fornitori possono essere caricati in lotti fino a 500, entro il limite di documenti del tuo piano. Ogni estrazione ha un punteggio di attendibilità e un punteggio di completezza, e i fatti estratti vengono memorizzati con la pagina e la citazione da cui provengono.

Passaggio di revisione e traccia di controllo

Prodotti, inserzioni e dichiarazioni hanno ciascuno il proprio passaggio di revisione. Quando una persona approva un elemento, Doc2Shelf registra chi lo ha revisionato, quando e un hash SHA-256 del contenuto revisionato. Pubblicazione ed esportazione verificano quell’hash: se il contenuto è cambiato dopo l’approvazione, la revisione viene invalidata e l’elemento deve essere revisionato di nuovo prima di poter essere utilizzato.

Questo crea un collegamento semplice e verificabile tra ciò che è stato approvato e ciò che è stato pubblicato o esportato. Non sostituisce i tuoi registri di qualità — ad esempio chi ha deciso che un campo non era pertinente e perché — ma impedisce che modifiche non revisionate passino inosservate.

Mantenere aggiornati i documenti quando cambiano norme o prodotti

I documenti di conformità invecchiano in due modi: cambia il prodotto (nuovo fornitore, nuova formulazione, nuova avvertenza) oppure cambiano le norme. Quando un fornitore invia un documento aggiornato, caricalo, rigenera le bozze interessate e revisionale; la modifica di un contenuto revisionato invalida l’approvazione precedente, quindi le approvazioni superate non vengono riportate.

Doc2Shelf non monitora la legislazione per te. Il tuo team decide quando una modifica normativa riguarda un prodotto e poi aggiorna il record e le bozze. Alcuni esempi di date recenti e future da tenere sotto controllo:

Chi usa il software per la conformità dei prodotti

Team diversi usano gli stessi record per compiti diversi:

• Team di conformità che preparano bozze di dichiarazioni e informazioni di sicurezza per molti prodotti contemporaneamente, con una traccia di revisione.
• Importatori che raccolgono dati di fabbricante, importatore e persona responsabile da fornitori extra-UE.
• Marchi con prodotti a marchio proprio, che diventano fabbricanti ai sensi dell’articolo 13 del GPSR e hanno bisogno di documenti coerenti tra le varie gamme.
• Venditori su marketplace e webshop che hanno bisogno di informazioni GPSR e testi delle inserzioni partendo dagli stessi dati revisionati.
• Distributori che verificano la presenza delle informazioni che devono controllare prima di mettere i prodotti a disposizione sul mercato.