Verantwoordelijke persoon in de EU: wie heeft er een nodig, wie kan de rol vervullen en wat doet die

Wat de verantwoordelijke persoon in de EU is

Artikel 4, lid 1, van Verordening (EU) 2019/1020 bepaalt dat een product dat onder de in artikel 4, lid 5, genoemde wetgeving valt, alleen in de handel mag worden gebracht als een in de Unie gevestigde marktdeelnemer verantwoordelijk is voor de taken van artikel 4, lid 3. Artikel 16, lid 1, GPSR past hetzelfde beginsel toe op producten die onder de GPSR vallen: geen in de handel brengen tenzij een in de EU gevestigde marktdeelnemer verantwoordelijk is voor die taken, waarbij verwijzingen naar „harmonisatiewetgeving van de Unie” worden gelezen als verwijzingen naar de GPSR.

Het doel van de rol is bereikbaarheid: autoriteiten hebben iemand binnen de EU nodig die documentatie kan overhandigen en ervoor kan zorgen dat corrigerende maatregelen worden genomen. De verantwoordelijke persoon vervangt de fabrikant niet, die zijn eigen verplichtingen houdt, zoals de interne risicoanalyse en de technische documentatie op grond van artikel 9 GPSR.

„Verantwoordelijke persoon in de EU”, „verantwoordelijke persoon voor de GPSR” en „marktdeelnemer van artikel 4” betekenen allemaal dezelfde rol. De verantwoordelijke persoon voor cosmetica onder Verordening (EG) nr. 1223/2009 valt onder een ander stelsel, dat hieronder wordt behandeld.

Wie een verantwoordelijke persoon in de EU nodig heeft

Er zijn twee juridische routes naar de verplichting. Consumentenproducten die onder de GPSR vallen, vallen onder artikel 16 GPSR. Producten die onder een van de in artikel 4, lid 5, van Verordening 2019/1020 genoemde handelingen vallen, vallen rechtstreeks onder artikel 4; de geconsolideerde lijst omvat onder meer de laagspannings-, EMC-, radioapparatuur-, RoHS-, speelgoed- en machinerichtlijnen, de verordeningen persoonlijke beschermingsmiddelen en gasverbrandingstoestellen, en, toegevoegd bij latere wijzigingen, de Batterijenverordening (EU) 2023/1542 en de Verordening kritieke grondstoffen, Verordening (EU) 2024/1252.

In de praktijk gaat het erom waar de fabrikant is gevestigd. Een in de EU gevestigde fabrikant is zelf de marktdeelnemer, dus een extra aanwijzing is niet nodig. Wanneer de fabrikant niet in de EU is gevestigd, moet een andere in de EU gevestigde marktdeelnemer de rol op zich nemen, en bij online verkoop vereist de GPSR dan dat de gegevens van die marktdeelnemer in het aanbod zelf staan.

De GPSR is niet van toepassing op uitgesloten producten zoals levensmiddelen, diervoeders, geneesmiddelen en antiek (artikel 2, lid 2, GPSR), en voor cosmetica en medische hulpmiddelen gelden eigen regels voor de aangewezen persoon.

1. Stel vast of het product een consumentenproduct is dat onder de GPSR valt, onder een in artikel 4, lid 5, van Verordening 2019/1020 genoemde handeling valt, of onder beide.
2. Zoek uit waar de fabrikant is gevestigd — het bedrijf onder wiens naam of handelsmerk het product wordt verkocht.
3. Is de fabrikant in de EU gevestigd, dan is hij zelf de marktdeelnemer; zorg dat zijn gegevens op het product, de verpakking, het pakket of een bijgevoegd document staan.
4. Zo niet, bepaal dan wie de importeur in de EU is. Is er geen importeur, dan kan de fabrikant een gemachtigde aanwijzen via een schriftelijke machtiging.
5. Alleen wanneer geen van die partijen in de EU is gevestigd, wordt een fulfilmentdienstverlener de marktdeelnemer, en dan alleen voor de producten die hij afhandelt.
6. Behandel sectorale regelingen met een eigen aangewezen persoon, zoals die voor cosmetica en medische hulpmiddelen, afzonderlijk.

Wie kan optreden als verantwoordelijke persoon

Artikel 4, lid 2, van Verordening 2019/1020 bevat een gesloten lijst van vier soorten marktdeelnemers. Artikel 16, lid 1, GPSR past artikel 4, lid 2, toe op GPSR-producten, dus dezelfde lijst geldt voor beide routes. De marktdeelnemer moet altijd in de Unie gevestigd zijn.

Wat de verantwoordelijke persoon moet doen

Artikel 4, lid 3, van Verordening 2019/1020 bepaalt de kerntaken. Onder de GPSR voegt artikel 16, lid 2, een toezichtsplicht toe en geeft artikel 20, lid 4, de verantwoordelijke persoon een rol bij het melden van ongevallen wanneer de fabrikant niet in de EU is gevestigd.

Voor algemene consumentenproducten die niet onder wetgeving inzake CE-markering vallen, vereist de GPSR geen EU-conformiteitsverklaring, dus er is geen verklaring om te bewaren. De documentatie die ertoe doet, is de technische documentatie van de fabrikant op grond van artikel 9, lid 2, GPSR, die gedurende 10 jaar nadat het product in de handel is gebracht beschikbaar moet blijven.

• Wanneer de toepasselijke wetgeving een EU-conformiteitsverklaring (of prestatieverklaring) en technische documentatie vereist: nagaan dat deze zijn opgesteld, de verklaring gedurende de vereiste termijn voor de autoriteiten beschikbaar houden en ervoor zorgen dat de technische documentatie op verzoek kan worden verstrekt (art. 4, lid 3, onder a)).
• Op gemotiveerd verzoek de markttoezichtautoriteiten alle informatie en documentatie verstrekken die nodig is om de conformiteit aan te tonen, in een taal die zij gemakkelijk kunnen begrijpen (art. 4, lid 3, onder b)).
• De autoriteiten informeren wanneer er reden is om aan te nemen dat een product een risico inhoudt (art. 4, lid 3, onder c)).
• Met de autoriteiten samenwerken, onder meer door ervoor te zorgen dat onmiddellijk corrigerende maatregelen worden genomen om non-conformiteit te verhelpen of risico’s te beperken (art. 4, lid 3, onder d)).
• Voor GPSR-producten: regelmatig controleren of het product overeenkomt met de technische documentatie en voldoet aan de eisen voor identificatie, contactgegevens en instructies van artikel 9, leden 5 tot en met 7, GPSR, en op verzoek gedocumenteerd bewijs van die controles verstrekken (art. 16, lid 2, GPSR).
• Wanneer de fabrikant niet in de EU is gevestigd: ervoor zorgen dat ongevallen die door het product zijn veroorzaakt, worden gemeld via het Safety Business Gateway (art. 20, lid 4, GPSR).

Waar de gegevens van de verantwoordelijke persoon moeten staan

De identiteit van de verantwoordelijke persoon moet met het product meereizen en, bij verkoop op afstand, in het aanbod worden vermeld. Bij de regel voor fysieke producten kunt u kiezen uit meerdere plaatsen, wat handig is voor kleine artikelen of producten die zonder winkelverpakking worden verkocht.

Verantwoordelijke persoon versus gemachtigde versus importeur versus verantwoordelijke persoon voor cosmetica

Deze rollen overlappen elkaar, en daarom worden ze zo vaak door elkaar gehaald. Een gemachtigde is een van de manieren om de rol van verantwoordelijke persoon in te vullen, een importeur kan tegelijk verantwoordelijke persoon en importeur zijn, en de verantwoordelijke persoon voor cosmetica is een afzonderlijk stelsel met veel zwaardere verplichtingen op productniveau. Eén bedrijf kan meerdere van deze rollen vervullen, maar elke rol heeft een eigen rechtsgrondslag en eigen controles.

Zo wijst u een verantwoordelijke persoon aan

Een bestaande importeur in de EU kan de rol van rechtswege op zich nemen, maar u moet nog steeds afspreken wie wat doet. Zonder importeur in de EU wijst de fabrikant doorgaans een gemachtigde aan. In beide gevallen heeft de marktdeelnemer de volgende documenten en informatie van de fabrikant nodig:

• De technische documentatie op grond van artikel 9, lid 2, GPSR: productbeschrijving, essentiële veiligheidskenmerken en, waar passend, de risicoanalyse, testrapporten en toegepaste normen.
• De EU-conformiteitsverklaring, wanneer de wetgeving voor het product er een vereist.
• Productidentificatiecodes — type-, partij- of serienummerstructuur — en waar die op het product staan.
• Instructies en veiligheidsinformatie in de talen die elke lidstaat vereist.
• Label- en verpakkingsontwerpen waarop de gegevens van de fabrikant en van de verantwoordelijke persoon staan.
• Een kanaal voor veiligheidskwesties, klachten en ongevallen, zodat de fabrikant de verantwoordelijke persoon op de hoogte houdt (art. 9, lid 10, GPSR).

1. Bepaal welke marktdeelnemer optreedt: de fabrikant in de EU, de importeur, een gemachtigde of — alleen als laatste redmiddel — de fulfilmentdienstverlener.
2. Onderteken voor een gemachtigde een schriftelijke machtiging die minimaal de taken van artikel 4, lid 3, omvat en, voor GPSR-producten, de controles van artikel 16, lid 2, en de afspraken over de melding van ongevallen.
3. Overhandig de technische documentatie en de andere hierboven genoemde onderdelen, en spreek af hoe updates worden gedeeld wanneer het product verandert.
4. Spreek een werkwijze af voor gemotiveerde verzoeken van autoriteiten, inclusief wie antwoordt en in welke talen.
5. Voeg de naam, het postadres en het elektronisch adres van de verantwoordelijke persoon toe aan het product, de verpakking, het pakket of een bijgevoegd document, en aan online aanbiedingen wanneer de fabrikant niet in de EU is gevestigd.
6. Plan de regelmatige controles die artikel 16, lid 2, GPSR vereist en bewaar van elke controle gedocumenteerd bewijs.
7. Evalueer de regeling telkens wanneer het product, de leverancier of de importeur verandert.

Wat online marktplaatsen verwachten

Artikel 22 GPSR legt online marktplaatsen eigen verplichtingen op. Zij moeten hun interface zo inrichten dat handelaren de informatie van artikel 19 kunnen verstrekken — inclusief de verantwoordelijke persoon wanneer de fabrikant niet in de EU is gevestigd — en dat deze op de vermelding wordt getoond of gemakkelijk toegankelijk is (art. 22, lid 9). Ze moeten handelaren ook mechanismen bieden om zelf hun naleving te certificeren (art. 22, lid 10, onder b)).

Marktplaatsen moeten binnen 2 werkdagen gevolg geven aan bevelen van autoriteiten om vermeldingen te verwijderen, de toegang uit te schakelen of waarschuwingen te tonen, productveiligheidsmeldingen binnen 3 werkdagen verwerken en handelaren die herhaaldelijk niet-conforme producten aanbieden na een voorafgaande waarschuwing schorsen — ontbrekende of inconsistente gegevens kunnen dus leiden tot verwijderde vermeldingen.

Veldnamen, validatieregels en verplichte waarden verschillen per marktplaats en veranderen in de loop van de tijd. Raadpleeg daarom de actuele verkopersdocumentatie van elke marktplaats en voer overal dezelfde geverifieerde gegevens in. De eigen verplichtingen van een marktplaats maken die niet tot uw verantwoordelijke persoon.

Veelgemaakte fouten

Deze problemen komen steeds terug wanneer verkopers de rol inrichten:

• Wel een verantwoordelijke persoon vermelden, maar de eigen naam en het postadres en elektronisch adres van de fabrikant weglaten, terwijl artikel 19, onder a), GPSR die in het aanbod nog steeds vereist.
• Een fulfilmentdienstverlener opgeven terwijl er een importeur of gemachtigde in de EU bestaat — de fulfilmentroute geldt alleen wanneer geen andere marktdeelnemer in de EU is gevestigd.
• Vertrouwen op een gemachtigde zonder schriftelijke machtiging, of met een machtiging die de taken van artikel 4, lid 3, niet dekt.
• Alleen een postadres vermelden voor GPSR-producten, terwijl artikel 16, lid 3, en artikel 19, onder b), ook een elektronisch adres vereisen.
• De gegevens wel in de online vermelding zetten, maar niet op het product, de verpakking, het pakket of een bijgevoegd document.
• De verantwoordelijke persoon wijzigen zonder vermeldingen, labelontwerpen en het bronrecord waaruit ze worden gegenereerd bij te werken.

Checklist voor de verantwoordelijke persoon

Controleer voordat u een product voor consumenten in de EU aanbiedt of u:

• Hebt vastgesteld welk stelsel van toepassing is — de GPSR, een handeling uit artikel 4, lid 5, een sectoraal stelsel — en waar de fabrikant is gevestigd.
• De marktdeelnemer hebt aangewezen die de taken van artikel 4 vervult en, bij een gemachtigde, een ondertekende schriftelijke machtiging hebt.
• De naam, geregistreerde handelsnaam of het geregistreerde merk, het postadres en het elektronisch adres van de marktdeelnemer hebt vastgelegd.
• Die gegevens op het product, de verpakking, het pakket of een bijgevoegd document hebt vermeld.
• Ze aan online aanbiedingen hebt toegevoegd wanneer de fabrikant niet in de EU is gevestigd, naast de eigen gegevens van de fabrikant.
• De technische documentatie en, waar vereist, de EU-conformiteitsverklaring met de marktdeelnemer hebt gedeeld.
• Hebt afgesproken hoe verzoeken van autoriteiten en meldingen via het Safety Business Gateway worden afgehandeld, en waar het bewijs van de controles van artikel 16, lid 2, wordt bewaard.

Gegevens van de verantwoordelijke persoon op grote schaal consistent houden

Bij veel leveranciers is gegevenshygiëne het lastigste: leg elke verantwoordelijke persoon één keer vast, hergebruik die correct en sla afzonderlijke gegevens over wanneer een fabrikant in de EU de rol al vervult.

Doc2Shelf extraheert contactgegevens van fabrikant, importeur en verantwoordelijke persoon uit leveranciers-pdf’s, stelt ter beoordeling een GPSR-informatieblok op als concept en markeert ontbrekende gegevens als tijdelijke aanduidingen voordat er iets wordt gepubliceerd. Doc2Shelf is geen dienst voor verantwoordelijke personen of gemachtigden en kan niet optreden als uw marktdeelnemer in de EU; het helpt u de gegevens te ordenen en te beoordelen die de marktdeelnemer en de vermeldingen nodig hebben.