GPSR-eisen voor online verkopers

Wie en wat de GPSR dekt

De GPSR is van toepassing op consumentenproducten die in de EU in de handel worden gebracht of op de markt worden aangeboden, waaronder producten die online aan EU-consumenten worden verkocht door bedrijven buiten de EU. Ze fungeert als vangnet: wanneer andere EU-wetgeving specifieke veiligheidseisen voor een product stelt, gaan die regels voor wat de aspecten betreft die ze bestrijken, en is de GPSR van toepassing op de overige aspecten.

De verplichtingen verschillen per rol. Fabrikanten, importeurs, distributeurs en online marktplaatsen hebben elk hun eigen plichten, en een online verkoper kan een of meer van die rollen vervullen, afhankelijk van hoe producten worden ingekocht en verkocht.

Vereiste informatie in online vermeldingen

Voor verkoop op afstand vereist artikel 19 van de GPSR dat het aanbod bepaalde informatie duidelijk en zichtbaar toont. Samengevat moet de vermelding het volgende bevatten:

• De naam van de fabrikant, zijn geregistreerde handelsnaam of geregistreerde handelsmerk, en zijn postadres en elektronisch adres.
• Indien de fabrikant niet in de EU is gevestigd: de naam en het postadres en elektronisch adres van de verantwoordelijke persoon in de EU.
• Informatie ter identificatie van het product, waaronder een afbeelding, het type en eventuele andere productidentificatiecodes.
• Alle waarschuwingen of veiligheidsinformatie die op het product moeten worden aangebracht of het product moeten vergezellen, in een taal die consumenten in de lidstaat waar het wordt verkocht gemakkelijk kunnen begrijpen.

De verantwoordelijke persoon in de EU

Een product dat onder de GPSR valt, mag alleen in de EU in de handel worden gebracht als er een in de EU gevestigde marktdeelnemer is die verantwoordelijk is voor bepaalde veiligheidstaken, zoals vastgelegd met verwijzing naar artikel 4 van de Markttoezichtverordening (EU) 2019/1020. Dat kan de fabrikant zelf zijn als die in de EU is gevestigd, een importeur, een gemachtigde of een fulfilmentdienstverlener.

Voor verkopers die inkopen bij fabrikanten buiten de EU is het vaststellen van de verantwoordelijke persoon en het actueel houden van diens gegevens in elke relevante vermelding vaak het meest arbeidsintensieve deel van de GPSR.

Productidentificatie en traceerbaarheid

De GPSR verwacht dat producten voorzien zijn van identificatie, zoals een type-, partij- of serienummer, samen met de contactgegevens van de fabrikant op het product, de verpakking of een bijgevoegd document, indien van toepassing. Deze identificatiecodes moeten overeenkomen met wat de vermelding toont, zodat klanten en autoriteiten een online aanbod aan het fysieke product kunnen koppelen.

Een praktische GPSR-checklist voor vermeldingen

Controleer voordat u een vermelding voor de EU-markt publiceert of u:

• Hebt vastgesteld of het product een consumentenproduct is dat onder de GPSR valt, en welke andere EU-productregels van toepassing zijn.
• De naam en het postadres en elektronisch adres van de fabrikant hebt vastgelegd.
• De verantwoordelijke persoon in de EU hebt vastgesteld wanneer de fabrikant niet in de EU is gevestigd, en diens gegevens hebt vastgelegd.
• Een productafbeelding, het type en identificatiecodes (zoals model, partij of GTIN) hebt toegevoegd die overeenkomen met het product en de verpakking.
• De waarschuwingen en veiligheidsinformatie hebt opgenomen die voor het product gelden, vertaald zoals vereist voor elke doelmarkt.
• Leveranciersdocumenten hebt bewaard die de gepubliceerde informatie onderbouwen, en een proces hebt om vermeldingen bij te werken wanneer die informatie verandert.

GPSR-informatie beheren voor een hele catalogus

Het grootste deel van de informatie die de GPSR vraagt, bestaat al in leveranciersdocumenten — databladen, etiketten, handleidingen en verklaringen. De uitdaging is om die voor honderden producten consistent te verzamelen en gesynchroniseerd te houden over winkels en marktplaatsen.

Doc2Shelf extraheert gegevens van de fabrikant, productidentificatiecodes en waarschuwingstekst uit leveranciers-pdf’s en stelt voor elke vermelding een GPSR-informatieblok op als concept, inclusief gegevens van de verantwoordelijke persoon wanneer de fabrikant niet in de EU is gevestigd. Een persoon beoordeelt de toepasselijke velden voordat er iets wordt gepubliceerd; Doc2Shelf beoordeelt niet of een product veilig is of voldoet aan de regels.

De elementen van artikel 19 voor vermeldingen in detail

Artikel 19 GPSR noemt het minimum dat een online aanbod of ander aanbod bij verkoop op afstand „duidelijk en zichtbaar” moet vermelden. Dezelfde vier onderdelen gelden via artikel 22, lid 9, voor aanbiedingen op online marktplaatsen. De onderstaande tabel splitst ze op in de afzonderlijke gegevenspunten die een cataloguteam moet verzamelen; de voorbeeldwaarden zijn tijdelijke aanduidingen.

Artikel 19 geldt ook voor consumentenproducten die onder wetgeving inzake CE-markering vallen: voor die producten wijken de algemene veiligheidseisen van de GPSR terug voor de risico’s die de sectorwetgeving dekt, maar de informatie voor verkoop op afstand, de regels voor ongevalsmelding en de terugroepregels blijven gelden.

GPSR-verplichtingen per verkopersrol

Een online verkoper kan fabrikant, importeur, distributeur of meerdere hiervan tegelijk zijn. Artikel 13 GPSR maakt ook iedereen die een product onder zijn eigen naam of handelsmerk in de handel brengt, of het ingrijpend wijzigt, tot fabrikant met alle verplichtingen van artikel 9 — wat van belang is voor verkopers van private-labelproducten.

Technische documentatie en de interne risicoanalyse

Voordat een product in de handel wordt gebracht, moet de fabrikant een interne risicoanalyse uitvoeren en technische documentatie opstellen (artikel 9, lid 2, GPSR). Voor algemene consumentenproducten die niet onder wetgeving inzake CE-markering vallen, vereist de GPSR geen EU-conformiteitsverklaring of CE-markering; de technische documentatie is dan het kerndossier.

De documentatie bevat minimaal een algemene beschrijving van het product en de essentiële kenmerken die voor de veiligheid van belang zijn. Waar passend bevat ze ook een analyse van mogelijke risico’s en de gekozen oplossingen, inclusief testrapporten, en de lijst van toegepaste Europese normen of andere elementen, waarbij normen die slechts gedeeltelijk zijn toegepast worden aangegeven.

• Technische documentatie: actueel gehouden en gedurende 10 jaar nadat het product in de handel is gebracht beschikbaar voor markttoezichtautoriteiten (art. 9, lid 3); importeurs bewaren gedurende dezelfde periode een kopie (art. 11, lid 6).
• Informatie over risico’s, klachten en corrigerende maatregelen: gedurende 10 jaar te overleggen (art. 15, lid 4).
• Traceerbaarheid in de toeleveringsketen — wie u heeft geleverd en aan wie u hebt geleverd: gedurende 6 jaar te overleggen (art. 15, lid 5).
• Intern register van klachten, terugroepacties en corrigerende maatregelen: persoonsgegevens daarin worden niet langer bewaard dan nodig en hoogstens 5 jaar na opname (art. 9, leden 12 en 13).

Ongevallen, gevaarlijke producten en terugroepacties

Wanneer een product een ongeval veroorzaakt — een gebeurtenis die leidt tot overlijden of ernstige nadelige effecten op de gezondheid en veiligheid — moet de fabrikant ervoor zorgen dat dit zonder onnodige vertraging via het Safety Business Gateway wordt gemeld aan de autoriteiten van de lidstaat waar het is gebeurd (artikel 20). Importeurs en distributeurs informeren de fabrikant, en wanneer de fabrikant niet in de EU is gevestigd, zorgt de verantwoordelijke persoon ervoor dat de melding wordt gedaan. Is een product gevaarlijk, dan moet de fabrikant ook corrigerende maatregelen nemen, consumenten informeren en de autoriteiten via het Safety Business Gateway op de hoogte stellen (artikel 9, lid 8).

Bij een terugroepactie moeten getroffen consumenten die kunnen worden geïdentificeerd rechtstreeks worden geïnformeerd, met behulp van klantgegevens die al beschikbaar zijn; anders moet de terugroepactie breed worden verspreid (artikel 35). De oplossing moet doeltreffend, kosteloos en tijdig zijn, en in het algemeen kiest de consument uit ten minste twee van de volgende mogelijkheden: reparatie, vervanging of terugbetaling van ten minste de betaalde prijs (artikel 37).

Een schriftelijke terugroepmelding moet de elementen van artikel 36, lid 2, bevatten, in de taal van elke betrokken lidstaat. De Commissie heeft in Uitvoeringsverordening (EU) 2024/1435 ook een sjabloon voor terugroepmeldingen vastgesteld; controleer de actuele tekst en de richtsnoeren over de vraag of u de exacte vorm daarvan moet gebruiken — de elementen van artikel 36, lid 2, zijn hoe dan ook vereist.

• De kop „Terugroepactie in verband met productveiligheid”.
• Een duidelijke productbeschrijving: afbeelding, naam en merk; partij- of serienummers en waar u ze vindt; en, indien beschikbaar, wanneer, waar en door wie het is verkocht.
• Een duidelijke beschrijving van het gevaar, zonder formuleringen die het waargenomen risico verkleinen, zoals „vrijwillig” of „uit voorzorg”.
• Wat consumenten moeten doen, inclusief de instructie om het product onmiddellijk niet meer te gebruiken.
• De beschikbare oplossingen.
• Een gratis telefoonnummer of een interactieve onlinedienst.
• Waar passend, een aanmoediging om de informatie te delen.

De wijziging van mei 2026: noodprocedures

Verordening (EU) 2024/2748 heeft de GPSR met ingang van 29 mei 2026 gewijzigd door een nieuw hoofdstuk IIa in te voegen, de artikelen 8a tot en met 8c, over noodprocedures voor „crisisrelevante goederen”. Deze bepalingen hebben alleen effect als een noodsituatie op de interne markt wordt geactiveerd op grond van Verordening (EU) 2024/2747.

Voor de dagelijkse online verkoop verandert de wijziging niets aan de vermeldingsinformatie van artikel 19. Ze is van belang als u goederen verkoopt die tijdens een uitgeroepen noodsituatie als crisisrelevant kunnen worden aangewezen; volg in dat geval de maatregelen van de Commissie in het kader daarvan.

Opmerkingen over marktplaatsen in algemene termen

Omdat artikel 22, lid 9, online marktplaatsen verplicht handelaren de informatie van artikel 19 te laten verstrekken, kunt u verwachten dat u wordt gevraagd om gegevens over de fabrikant, de verantwoordelijke persoon en de veiligheid wanneer u een vermelding aanmaakt of bewerkt. Hoe die gegevens worden verzameld — bijvoorbeeld als herbruikbare contactrecords of als vermeldingskenmerken — en welke waarden verplicht zijn, verschilt per marktplaats en kan in de loop van de tijd veranderen.

Vertrouw niet op de veldlabels van één marktplaats, maar bewaar per product één geverifieerd record — fabrikant, verantwoordelijke persoon waar die van toepassing is, identificatiecodes, waarschuwingen in elke taal — en koppel dat aan elk kanaal. Raadpleeg de actuele verkopersdocumentatie van elke marktplaats en beschouw het accepteren van een vermelding door een marktplaats niet als bevestiging dat het product of de vermelding aan de regels voldoet.

Afdrukbare GPSR-checklist per fase

Gebruik deze naast de checklist voor vermeldingen hierboven wanneer u een nieuwe leverancier of productlijn onboardt.