Eisen voor het digitaal productpaspoort: wat de ESPR vraagt en wanneer

Wat een digitaal productpaspoort is volgens de ESPR

Volgens artikel 9 van de ESPR mag een product, wanneer een gedelegeerde handeling een DPP voorschrijft, alleen in de handel worden gebracht of in gebruik worden genomen als er een paspoort voor beschikbaar is. De gegevens daarin moeten juist, volledig en actueel zijn. Een DPP is dus geen document dat u eenmalig indient; het is een levend record dat correct moet blijven zolang het paspoort beschikbaar moet blijven.

De ESPR zelf bevat geen vaste gegevensset voor elk product. Elke gedelegeerde handeling bepaalt de details voor haar productgroep:

• Welke gegevens het paspoort bevat, gekozen uit de elementen in bijlage III bij de ESPR.
• Het type gegevensdrager en waar die wordt aangebracht — op het product, de verpakking of de begeleidende documentatie.
• Of het paspoort op model-, partij- of artikelniveau wordt bijgehouden.
• Hoe het paspoort vóór aankoop toegankelijk wordt gemaakt voor klanten, ook bij verkoop op afstand.
• Wie toegang heeft tot welke gegevens en wie ze mag bijwerken.
• Hoe lang het paspoort beschikbaar moet blijven — ten minste de verwachte levensduur van het product.

De bouwstenen: identificatiecode, gegevensdrager, toegang en opslag

De artikelen 10 tot en met 13 van de ESPR stellen essentiële eisen die voor elk DPP gelden, ongeacht de productgroep. Ze maken het verschil tussen een paspoort en een pdf op een website: een duurzame identificatiecode, een fysieke koppeling ernaar, open normen en vastgelegde toegangsrechten.

DPP-tijdlijn: wat van kracht is, wat van toepassing is en wat indicatief is

De meest voorkomende planningsfout is het door elkaar halen van drie soorten data: wanneer een wet in werking is getreden, wanneer een verplichting daadwerkelijk voor producten geldt en wanneer de Commissie een regel alleen maar wil vaststellen. De tabel houdt ze uit elkaar. Volgens artikel 4, lid 4, van de ESPR is een gedelegeerde handeling normaal gesproken pas ten vroegste 18 maanden na haar inwerkingtreding van toepassing, dus een indicatief vaststellingsjaar is niet het jaar waarin producten moeten voldoen.

Met ingang van oktober 2026 lijkt er geen gedelegeerde handeling voor een ESPR-productgroep in werking te zijn die een paspoort voorschrijft: de DPP-pagina van de Commissie noemt voor ijzer en staal, de eerste groep, nog steeds het vierde kwartaal van 2026. Dat is een afleiding uit officiële bronnen, dus controleer de actuele stand opnieuw voordat u erop vertrouwt.

Welke producten als eerste een paspoort nodig hebben

Batterijen komen eerst. Volgens artikel 77 van de Batterijenverordening (EU) 2023/1542 moet vanaf 18 februari 2027 voor elke batterij voor lichte vervoermiddelen (LMT), elke industriële batterij met een capaciteit van meer dan 2 kWh en elke batterij voor elektrische voertuigen die in de handel wordt gebracht of in gebruik wordt genomen een elektronisch record bestaan: het batterijpaspoort. De inhoud ligt vast in bijlage XIII in drie toegangsniveaus: informatie voor het publiek; voor aangemelde instanties, markttoezichtautoriteiten en de Commissie; en voor personen met een legitiem belang. Daarnaast is vanaf dezelfde datum op grond van artikel 13, lid 6, een QR-code vereist op alle batterijen.

Speelgoed volgt onder de nieuwe Verordening speelgoedveiligheid (EU) 2025/2509, die vanaf 1 augustus 2030 van toepassing is. Voordat een stuk speelgoed in de handel wordt gebracht, moet de fabrikant een DPP voor het speelgoedmodel opstellen (artikel 19). Daarin moet staan dat de conformiteit is aangetoond, het moet 10 jaar beschikbaar zijn en het moet via een gegevensdrager zijn gekoppeld aan een duurzame unieke productidentificatiecode. Overweging 54 legt uit dat het DPP voor speelgoed de EU-conformiteitsverklaring vervangt die onder de Speelgoedrichtlijn wordt gebruikt.

ESPR-productgroepen komen via het werkplan. De eerste prioriteiten zijn ijzer en staal, textiel en kleding, banden, aluminium, meubels en matrassen, plus horizontale regels over repareerbaarheid en over gerecycleerde inhoud en recycleerbaarheid van elektrische en elektronische apparatuur. Alle vaststellingsjaren in het plan zijn indicatief. Voor textiel betekent een vaststelling in 2027 plus de gebruikelijke minimale 18 maanden dat paspoortverplichtingen waarschijnlijk niet vóór 2028–2029 gaan gelden — een schatting, geen wettelijke datum.

Ook andere sectorwetten kunnen paspoorten voorschrijven. De registerregels in Uitvoeringsverordening (EU) 2026/1778 gelden voor paspoorten die zijn vereist op grond van de ESPR en op grond van de regels over batterijen, bouwproducten, speelgoed, wasmiddelen en ander Unierecht. De DPP-pagina van de Commissie toont een handeling voor een DPP voor bouwproducten voor het tweede kwartaal van 2027 als verwachte datum.

Het EU-DPP-register en de geharmoniseerde normen

Artikel 13 van de ESPR verplichtte de Commissie om uiterlijk 19 juli 2026 een digitaal register op te zetten, en de Commissie meldt dat het vanaf 20 juli 2026 operationeel is. Uitvoeringsverordening (EU) 2026/1778, sinds 6 augustus 2026 van kracht, bepaalt hoe het werkt. De toegang verloopt via een beveiligde website of een API, en alleen geverifieerde marktdeelnemers mogen zich registreren (de verificatie geldt maximaal drie jaar). Producten worden op model-, partij- of artikelniveau geregistreerd, afhankelijk van wat het toepasselijke recht vereist; waar regels verschillen, wordt het meest gedetailleerde niveau gebruikt, en bij paspoorten op artikelniveau worden ook de partij- en modelidentificatiecodes geregistreerd waar die bestaan. Na geautomatiseerde controles geeft het register een duurzame unieke registratie-identificatiecode uit. De lidstaten moeten uiterlijk 18 februari 2027 een nationale beheerder aanwijzen, en waar geen andere termijn is vastgesteld, worden gegevens na 10 jaar verwijderd.

Het register slaat identificatiecodes op, niet het volledige paspoort. De ESPR noemt minimaal de unieke identificatiecodes, de goederencodes voor ingevoerde producten en de batterij-identificatiecodes. De paspoortgegevens zelf blijven bij de marktdeelnemer of diens DPP-dienstverlener.

De technische normen zijn op 14 juli 2026 aangehaald in Uitvoeringsbesluit (EU) 2026/1736. De DPP-pagina van de Commissie meldt dat in november 2026 een besluit over twee verdere normen wordt verwacht.

Welke gegevens een DPP doorgaans bevat

Omdat elke gedelegeerde handeling haar eigen gegevensset kiest, bestaat er nog geen universeel DPP-sjabloon. De twee meest concrete referenties van dit moment zijn bijlage III bij de ESPR, die de elementen opsomt die een gedelegeerde handeling kan eisen, en bijlage VI, deel I, bij de Verordening speelgoedveiligheid, die de minimale inhoud van een paspoort voor speelgoed vaststelt. Samen laten ze zien welke soort gegevens u nu kunt verzamelen. De laatste kolom geeft aan waar die gegevens meestal in de documenten van een leverancier staan.

Wie doet wat: marktdeelnemers en DPP-dienstverleners

De verantwoordelijkheid voor een paspoort ligt bij de marktdeelnemer die het product in de handel brengt — meestal de fabrikant, of de importeur voor producten die buiten de EU zijn gemaakt. Anderen in de keten hebben beperktere rollen. Online verkopers moeten er rekening mee houden dat de productwetgeving bepaalt wat een vermelding moet tonen; bij speelgoed vereist artikel 14 van de Verordening speelgoedveiligheid bijvoorbeeld dat online marktplaatsen verkopers de CE-markering, de waarschuwingen en de DPP-gegevensdrager of een weblink laten weergeven.

Hoe u uw productgegevens nu voorbereidt

Het grootste deel van de gegevens die een paspoort nodig heeft, bestaat al — verspreid over leveranciers-pdf’s, ERP-records en spreadsheets. Het langzame deel is het vinden, structureren en beheren van die gegevens, in welke productgroep u ook zit.

1. Inventariseer uw gegevensbronnen: leveranciersgegevensbladen, conformiteitsverklaringen, testrapporten, veiligheidsinformatiebladen, etiketten, handleidingen en stuklijsten. Noteer welke leverancier elk document beheert en hoe actueel het is.
2. Leg uw identificatiecodes vast: bepaal wat in uw catalogus een model, een partij en een artikel identificeert. Controleer of GTIN’s de GS1-regels volgen, of modelnummers overeenkomen met de verpakking en of de importeurgegevens een EORI-nummer bevatten wanneer u invoert.
3. Structureer de gegevens: één waarde per veld, één veld per kenmerk, eenheden gescheiden van waarden opgeslagen, en tabellen met meerdere modellen opgesplitst zodat elke waarde bij één model hoort.
4. Koppel elke waarde aan het bewijs: leg vast uit welk document en welke versie een waarde komt, zodat u kunt aantonen waar ze vandaan komt en haar kunt bijwerken wanneer de bron verandert.
5. Scheid openbare van beperkt toegankelijke gegevens: paspoorten verlenen klanten, autoriteiten en anderen verschillende toegang, dus label velden nu al naar het waarschijnlijke publiek.
6. Stel governance vast: wijs per gegevensgroep een eigenaar aan, definieer beoordeling en goedkeuring, en plan hoe lang u gegevens bewaart — ten minste de verwachte levensduur van het product volgens de ESPR en 10 jaar voor paspoorten voor speelgoed.
7. Werk de eisen aan leveranciers bij: vraag leveranciers om gestructureerde gegevens en machineleesbare documenten, en om bericht wanneer materialen, onderdelen of certificaten veranderen.
8. Volg uw productgroep: volg de gedelegeerde handeling voor uw groep en de resterende normen, en spreek vroeg af wie het paspoort host — uw eigen systemen of een DPP-dienstverlener.

Veelvoorkomende misverstanden over digitale productpaspoorten

Verschillende beweringen doen de ronde die niet overeenkomen met de wettelijke teksten:

• „Elk product heeft vanaf 2027 een DPP nodig.” Nee. Alleen producten die onder een gedelegeerde handeling of sectorwet vallen hebben er een nodig, en pas vanaf de datum waarop die handeling van toepassing wordt. De datum 2027 betreft het batterijpaspoort.
• „Registratie in het EU-register bewijst conformiteit.” Nee. Artikel 13 van de ESPR bepaalt dat de registratie-identificatiecode geen bewijs van conformiteit is.
• „Een DPP is een QR-code.” De QR-code of een andere drager is slechts de koppeling. Het paspoort zijn de gegevens erachter, plus de regels voor toegang, opslag en updates.
• „Elk softwareformaat is goed.” De ESPR vereist open, interoperabele, machineleesbare normen zonder vendor lock-in, en er bestaan inmiddels geharmoniseerde normen voor identificatiecodes, dragers, opslag, API’s en interoperabiliteit.
• „Het DPP vervangt overal de conformiteitsverklaring.” Die vervanging geldt specifiek voor speelgoed onder de nieuwe Verordening speelgoedveiligheid. Onder de ESPR is de conformiteitsverklaring een van de gegevenselementen die een paspoort kan bevatten.
• „Het verbod op het vernietigen van onverkochte kleding hoort bij het DPP.” Het is een afzonderlijke ESPR-verplichting (artikel 25) die al vanaf 19 juli 2026 voor grote ondernemingen geldt.

DPP-gegevens uit leveranciersdocumenten op schaal voorbereiden

Bij catalogi met honderden leveranciers-pdf’s is niet het paspoortformaat het knelpunt, maar de extractie en de beoordeling. Doc2Shelf leest leveranciersdocumenten, extraheert identificatiecodes, gegevens van marktdeelnemers, materialen, normen en waarschuwingen naar gestructureerde velden — elke extractie heeft een betrouwbaarheidsscore en een volledigheidsscore — en exporteert DPP-gerichte gestructureerde JSON uit het gecontroleerde productrecord ter beoordeling en voor verdere implementatie. Het maakt, registreert, host, implementeert of valideert geen voltooid digitaal productpaspoort; dat blijft bij uw systemen of een DPP-dienstverlener.