Czym jest karta charakterystyki (SDS)?

Karta charakterystyki: definicja robocza

Karta charakterystyki (SDS) to dokument opisujący zagrożenia związane z substancją lub mieszaniną chemiczną oraz sposób bezpiecznego postępowania z nią, jej przechowywania, transportu i usuwania. Sporządza ją dostawca — producent, importer lub dystrybutor — a jest skierowana głównie do użytkowników profesjonalnych: pracodawców, pracowników, specjalistów ds. bezpieczeństwa, służb ratowniczych oraz przedsiębiorstw będących dalszymi użytkownikami danej substancji chemicznej.

Format pochodzi z Globalnie Zharmonizowanego Systemu klasyfikacji i oznakowania chemikaliów ONZ (GHS), na którym opierają się zarówno UE, jak i USA. W UE przepisy zawierają się w art. 31 i załączniku II do rozporządzenia REACH; w USA — w normie OSHA dotyczącej informowania o zagrożeniach (Hazard Communication Standard), 29 CFR 1910.1200. Wiele osób nadal mówi MSDS (material safety data sheet) — to starsza nazwa; obecne dokumenty nazywają się SDS i mają 16-sekcyjny format.

SDS nie jest dokumentem marketingowym ani dotyczącym parametrów użytkowych. Nie powie Ci, jak dobrze produkt działa; mówi, co może pójść nie tak i co wtedy zrobić.

Kto musi dostarczyć SDS

W UE art. 31 ust. 1 REACH wymaga, aby dostawca dostarczył SDS dla substancji i mieszanin sklasyfikowanych jako niebezpieczne na podstawie rozporządzenia CLP, dla substancji PBT i vPvB oraz dla substancji znajdujących się na liście kandydackiej substancji wzbudzających szczególnie duże obawy. Zgodnie z art. 31 ust. 3 SDS należy również dostarczyć na żądanie dla niektórych mieszanin, które nie są sklasyfikowane, ale zawierają substancje niebezpieczne powyżej określonych limitów — co do zasady 1 % masy (0,2 % objętości w przypadku gazów), 0,1 % dla niektórych substancji CMR, uczulających, PBT lub SVHC — albo substancje, dla których ustalono unijne najwyższe dopuszczalne wartości narażenia w miejscu pracy.

SDS w UE musi być sporządzona w języku urzędowym państwa członkowskiego, w którym produkt jest wprowadzany do obrotu, chyba że to państwo postanowi inaczej (art. 31 ust. 5), i musi być opatrzona datą. Dostarcza się ją bezpłatnie, na papierze lub w formie elektronicznej, najpóźniej przy pierwszej dostawie (art. 31 ust. 8).

Produkty sprzedawane ogółowi społeczeństwa to przypadek szczególny. Art. 31 ust. 4 stanowi, że SDS nie musi być dostarczana z niebezpiecznym produktem oferowanym ogółowi społeczeństwa, jeżeli podano wystarczające informacje, by użytkownicy mogli podjąć niezbędne środki — chyba że zażąda jej dalszy użytkownik lub dystrybutor. Konsument może więc nie otrzymać SDS, ale Twoja firma jako dystrybutor może o nią poprosić.

W USA norma Hazard Communication Standard nakłada obowiązki dotyczące SDS na producentów, importerów i dystrybutorów chemikaliów oraz na pracodawców, których pracownicy używają niebezpiecznych chemikaliów. SDS musi być w języku angielskim (można dodać inne wersje językowe) i musi zawierać 16 nagłówków w ustalonej kolejności (ust. (g)(2)), a minimalną treść określa obowiązkowy dodatek D.

16 sekcji karty charakterystyki

Art. 31 ust. 6 REACH i ust. (g)(2) OSHA stosują te same 16 nagłówków w tej samej kolejności. Tabela zawiera każdą sekcję, jej zawartość oraz znaczenie dla zespołów e-commerce i katalogowych. OSHA nie egzekwuje sekcji 12–15, ponieważ wykraczają poza jej kompetencje, ale muszą być uwzględnione dla zgodności z GHS.

SDS a karta techniczna a karta katalogowa produktu

Dostawcy często przesyłają trzy dokumenty o podobnych nazwach. Tylko jeden z nich jest prawnym dokumentem informującym o zagrożeniach. Karta techniczna (TDS) i karta katalogowa produktu to dobrowolne dokumenty handlowe: żadne przepisy UE ani USA nie określają ich formatu i żaden z nich nie może zastąpić SDS. Nasz poradnik o kartach katalogowych produktów omawia ten dokument szczegółowo.

Przepisy dotyczące kart charakterystyki: UE a USA

Nagłówki sekcji są zgodne, ale ramy prawne różnią się zakresem, językiem i zasadami aktualizacji. Jeśli sprzedajesz ten sam produkt chemiczny na obu rynkach, spodziewaj się dwóch wersji SDS, a nie jednej.

CLP: informacje o zagrożeniach w sprzedaży online i reklamie

Zmiana rozporządzenia CLP rozporządzeniem (UE) 2024/2865 bezpośrednio dotyczy sprzedawców online. Nowy art. 48a wymaga, aby oferty sprzedaży na odległość — w tym sklepy internetowe i platformy handlowe — przedstawiały elementy oznakowania z art. 17 w sposób wyraźny i widoczny. Nowy art. 48 wymaga, aby reklamy substancji i mieszanin niebezpiecznych zawierały piktogramy, hasło ostrzegawcze, zwroty określające rodzaj zagrożenia oraz zwroty EUH; reklama skierowana do ogółu społeczeństwa musi też zawierać zdanie „Zawsze postępuj zgodnie z informacjami na etykiecie produktu”. Piktogramy i hasła ostrzegawcze można pominąć w reklamie niewizualnej.

Rozporządzenie (UE) 2025/2439 przesunęło terminy stosowania. Przepisy dotyczące reklamy i sprzedaży na odległość, pierwotnie przewidziane od 1 lipca 2026 r., stosuje się teraz od 1 stycznia 2028 r., razem z nowymi zasadami formatowania i terminami aktualizacji etykiet. Dostawcy mogą stosować te przepisy dobrowolnie wcześniej. Oczekuje na rozpatrzenie kolejny wniosek o uproszczenie CLP, więc przed sfinalizowaniem szablonów sprawdź aktualny tekst.

Aktualizacja OSHA HCS z 2024 r.: terminy stosowania

OSHA opublikowała zaktualizowaną normę Hazard Communication Standard w Federal Register 20 maja 2024 r. (89 FR 44144), ze skutkiem od 19 lipca 2024 r., aby ściślej dostosować ją do GHS ONZ. W styczniu 2026 r. OSHA przedłużyła terminy stosowania (91 FR 1695); przedłużone terminy znajdują się obecnie w ust. (j). W okresie przejściowym można stosować zarówno dotychczasową, jak i zaktualizowaną normę.

Jak czytać SDS na potrzeby ofert produktów

Do oferty potrzebujesz tylko kilku sekcji i wartości warto brać z nich dosłownie, a nie parafrazować. Przeglądaj SDS w tej kolejności:

1. Najpierw sprawdź sekcję 1: nazwa produktu, kod produktu, dostawca i (w UE) kod UFI muszą odpowiadać sprzedawanemu produktowi. Inna receptura lub inny dostawca oznacza inną SDS.
2. Sprawdź datę rewizji w sekcji 16 (lub w nagłówku) i upewnij się, że to aktualna wersja od dostawcy.
3. Dokładnie przepisz elementy oznakowania z sekcji 2: piktogramy, hasło ostrzegawcze, zwroty określające rodzaj zagrożenia, zwroty określające środki ostrożności oraz wszelkie zwroty EUH. To elementy, których CLP wymaga w ofertach online od 1 stycznia 2028 r.
4. Z sekcji 9 weź atrybuty fizyczne — stan skupienia, barwę, zapach, pH, temperaturę zapłonu — do tabeli specyfikacji, jeśli pomagają kupującym.
5. Z sekcji 7 weź wskazówki dotyczące przechowywania i postępowania z produktem oraz wszelkie ograniczenia wiekowe lub dotyczące użycia podane na etykiecie.
6. Przekaż sekcję 14 zespołowi logistyki: numer UN, prawidłowa nazwa przewozowa, klasa zagrożenia w transporcie i grupa pakowania decydują o tym, czy przewoźnicy przyjmą produkt i jak musi być zapakowany.
7. Zwróć uwagę na sekcję 15 pod kątem ograniczeń regionalnych, które mogą zawężać miejsca lub grupy odbiorców, którym możesz sprzedawać produkt.
8. Zapisuj, na podstawie której wersji SDS powstała każda oferta, aby móc ją zaktualizować po otrzymaniu zmienionej SDS.

Aktualność kart charakterystyki

SDS to dokument żywy. Zgodnie z art. 31 ust. 9 REACH dostawcy muszą aktualizować go bez zbędnej zwłoki, gdy pojawią się nowe informacje o zagrożeniach lub zarządzaniu ryzykiem albo gdy zostanie podjęta decyzja o udzieleniu zezwolenia lub nałożeniu ograniczenia, oznaczać go „Revision: (data)” i przesyłać wszystkim odbiorcom, którym dostarczali produkt w ciągu poprzednich 12 miesięcy. Twoja dokumentacja powinna umożliwiać wprowadzanie takich aktualizacji.

• Przechowuj wszystkie wersje, nie tylko najnowszą: zapisuj datę rewizji i numer wersji przy każdym pliku.
• Powiąż każdy rekord produktu i ofertę z wersją SDS, na podstawie której powstały.
• Przechowuj jedną SDS na każdy język rynku i każdą recepturę; przetłumaczona SDS to osobny dokument do śledzenia.
• Traktuj nową rewizję jako sygnał do ponownego sprawdzenia elementów oznakowania z sekcji 2 i danych transportowych z sekcji 14 w aktywnych ofertach.
• Poproś dostawców o automatyczne przesyłanie rewizji, zamiast polegać na tym, że sam je pobierzesz.
• Przeglądaj pliki SDS starsze niż Twój zwykły cykl przeglądów i poproś dostawcę o potwierdzenie, że są aktualne.

Wykorzystywanie danych z SDS w ofertach bez przedstawiania zagrożeń w sposób wprowadzający w błąd

Informacje o zagrożeniach to miejsce, w którym kreatywne pisanie tekstów może wyrządzić realną szkodę. Kilka zasad pozwala zachować rzetelność ofert:

• Używaj dokładnych zwrotów określających rodzaj zagrożenia i środki ostrożności z SDS i etykiety; nie skracaj ich, nie łagodź i nie przeformułowuj.
• Pokazuj wszystkie piktogramy i hasło ostrzegawcze, które mają zastosowanie do produktu, a nie ich wybór.
• Unikaj określeń takich jak „nietoksyczny”, „nieszkodliwy” lub „bezpieczny”, które są sprzeczne z klasyfikacją lub ją bagatelizują.
• Nie wykorzystuj SDS innego produktu, nawet z tej samej serii, chyba że dostawca potwierdzi, że obejmuje Twój produkt.
• Dopasuj język informacji o zagrożeniach do rynku, na którym wyświetlana jest oferta.
• Udostępniaj SDS klientom biznesowym, którzy o nią proszą, i zachowuj wersję dostawcy w niezmienionej postaci.
• Klasyfikację pozostaw dostawcy; jeśli SDS i etykieta się różnią, przed publikacją zapytaj dostawcę, która wersja jest prawidłowa.

Praca z SDS w skali katalogu

Gdy asortyment chemikaliów liczy setki plików PDF z SDS, trudne jest spójne wyodrębnianie właściwych pól i ich sprawdzanie. Doc2Shelf potrafi odczytywać pliki PDF z SDS razem z innymi dokumentami dostawców, wyodrębniać identyfikatory, informacje o zagrożeniach i właściwości fizyczne do ustrukturyzowanych pól, przypisywać każdej ekstrakcji wskaźnik pewności i wskaźnik kompletności oraz oznaczać brakujące informacje do weryfikacji przez człowieka przed jakąkolwiek publikacją. Nie klasyfikuje substancji ani nie ocenia zgodności; wzorcem pozostaje SDS dostawcy.