Wymagania GPSR dla sprzedawców online

Kogo i co obejmuje GPSR

GPSR ma zastosowanie do produktów konsumenckich wprowadzanych do obrotu lub udostępnianych na rynku UE, w tym produktów sprzedawanych online konsumentom z UE przez przedsiębiorców spoza UE. Działa jak siatka bezpieczeństwa: jeżeli inne przepisy UE ustanawiają szczegółowe wymogi bezpieczeństwa dla produktu, mają one pierwszeństwo w zakresie aspektów, które regulują, a GPSR stosuje się do pozostałych aspektów.

Obowiązki różnią się w zależności od roli. Producenci, importerzy, dystrybutorzy i internetowe platformy handlowe mają własne obowiązki, a sprzedawca online może pełnić jedną lub kilka z tych ról, zależnie od sposobu pozyskiwania i sprzedaży produktów.

Informacje wymagane w ofertach online

W przypadku sprzedaży na odległość art. 19 GPSR wymaga, aby oferta wyraźnie i widocznie przedstawiała określone informacje. W skrócie oferta powinna zawierać:

• Nazwę producenta, jego zarejestrowaną nazwę handlową lub zarejestrowany znak towarowy oraz jego adres pocztowy i elektroniczny.
• Jeżeli producent nie ma siedziby w UE: nazwę, adres pocztowy i elektroniczny osoby odpowiedzialnej w UE.
• Informacje umożliwiające identyfikację produktu, w tym zdjęcie, jego rodzaj i wszelkie inne identyfikatory produktu.
• Wszelkie ostrzeżenia lub informacje dotyczące bezpieczeństwa, które muszą znajdować się na produkcie lub mu towarzyszyć, w języku łatwo zrozumiałym dla konsumentów w państwie członkowskim, w którym produkt jest sprzedawany.

Osoba odpowiedzialna w UE

Produkt objęty GPSR może zostać wprowadzony do obrotu w UE tylko wtedy, gdy istnieje podmiot gospodarczy mający siedzibę w UE, odpowiedzialny za określone zadania w zakresie bezpieczeństwa, zgodnie z odniesieniem do art. 4 rozporządzenia w sprawie nadzoru rynku (UE) 2019/1020. Może to być sam producent, jeżeli ma siedzibę w UE, importer, upoważniony przedstawiciel lub dostawca usług realizacji zamówień.

Dla sprzedawców, którzy zaopatrują się u producentów spoza UE, wskazanie osoby odpowiedzialnej i bieżące aktualizowanie jej danych w każdej odpowiedniej ofercie jest często najbardziej pracochłonną częścią GPSR.

Identyfikacja produktu i identyfikowalność

GPSR oczekuje, że produkty będą oznaczone identyfikatorami, takimi jak rodzaj, numer partii lub numer seryjny, wraz z danymi kontaktowymi producenta na produkcie, jego opakowaniu lub w dokumencie towarzyszącym, stosownie do sytuacji. Te identyfikatory powinny odpowiadać temu, co pokazuje oferta, aby klienci i organy mogły powiązać ofertę online z fizycznym produktem.

Praktyczna lista kontrolna GPSR dla ofert

Przed opublikowaniem oferty na rynek UE sprawdź, czy:

• Potwierdzono, czy produkt jest produktem konsumenckim objętym zakresem GPSR i jakie inne unijne przepisy dotyczące produktów mają zastosowanie.
• Zapisano nazwę producenta oraz jego adres pocztowy i elektroniczny.
• Wskazano osobę odpowiedzialną w UE, gdy producent nie ma siedziby w UE, i zapisano jej dane.
• Dodano zdjęcie produktu, jego rodzaj i identyfikatory (takie jak model, partia lub GTIN) zgodne z produktem i opakowaniem.
• Uwzględniono ostrzeżenia i informacje dotyczące bezpieczeństwa właściwe dla produktu, przetłumaczone zgodnie z wymogami dla każdego rynku docelowego.
• Przechowywane są dokumenty dostawcy potwierdzające publikowane informacje i istnieje proces aktualizacji ofert, gdy te informacje się zmienią.

Zarządzanie informacjami GPSR w całym katalogu

Większość informacji, o które prosi GPSR, już istnieje w dokumentach dostawców — kartach katalogowych, etykietach, instrukcjach i deklaracjach. Wyzwaniem jest zebranie ich w spójny sposób dla setek produktów i utrzymanie synchronizacji między sklepami i platformami handlowymi.

Doc2Shelf wyodrębnia dane producenta, identyfikatory produktu i tekst ostrzeżeń z plików PDF dostawców i przygotowuje projekt bloku informacji GPSR dla każdej oferty, w tym dane osoby odpowiedzialnej, gdy producent nie ma siedziby w UE. Osoba weryfikuje odpowiednie pola, zanim cokolwiek zostanie opublikowane; Doc2Shelf nie ocenia, czy produkt jest bezpieczny lub zgodny z przepisami.

Elementy oferty z art. 19 szczegółowo

Art. 19 GPSR określa minimum, które oferta online lub inna oferta w sprzedaży na odległość musi „wyraźnie i widocznie” wskazywać. Te same cztery elementy dotyczą ofert na internetowych platformach handlowych na podstawie art. 22 ust. 9. Poniższa tabela rozbija je na poszczególne dane, które musi zebrać zespół katalogu; przykładowe wartości to symbole zastępcze.

Art. 19 dotyczy także produktów konsumenckich objętych przepisami o oznakowaniu CE: w ich przypadku ogólne wymogi bezpieczeństwa GPSR ustępują w odniesieniu do zagrożeń objętych prawem sektorowym, ale informacje w sprzedaży na odległość, zgłaszanie wypadków i zasady wycofywania produktów nadal obowiązują.

Obowiązki wynikające z GPSR według roli sprzedawcy

Sprzedawca online może być producentem, importerem, dystrybutorem lub kilkoma z tych podmiotów jednocześnie. Art. 13 GPSR czyni też producentem z pełnymi obowiązkami z art. 9 każdego, kto wprowadza produkt do obrotu pod własną nazwą lub znakiem towarowym albo istotnie go modyfikuje — co ma znaczenie dla sprzedawców marek własnych.

Dokumentacja techniczna i wewnętrzna analiza ryzyka

Przed wprowadzeniem produktu do obrotu producent musi przeprowadzić wewnętrzną analizę ryzyka i sporządzić dokumentację techniczną (art. 9 ust. 2 GPSR). W przypadku ogólnych produktów konsumenckich nieobjętych przepisami o oznakowaniu CE GPSR nie wymaga deklaracji zgodności UE ani oznakowania CE; podstawowym zapisem jest wówczas dokumentacja techniczna.

Dokumentacja zawiera co najmniej ogólny opis produktu i jego podstawowych cech istotnych dla bezpieczeństwa. W stosownych przypadkach zawiera też analizę możliwych zagrożeń i przyjętych rozwiązań, w tym sprawozdania z badań, oraz wykaz norm europejskich lub innych zastosowanych elementów, ze wskazaniem norm zastosowanych tylko częściowo.

• Dokumentacja techniczna: aktualizowana i dostępna dla organów nadzoru rynku przez 10 lat od wprowadzenia produktu do obrotu (art. 9 ust. 3); importerzy przechowują jej kopię przez ten sam okres (art. 11 ust. 6).
• Informacje o zagrożeniach, reklamacjach i środkach naprawczych: do okazania przez 10 lat (art. 15 ust. 4).
• Identyfikowalność w łańcuchu dostaw — kto dostarczył produkt Tobie i komu został on dostarczony przez Ciebie: do okazania przez 6 lat (art. 15 ust. 5).
• Wewnętrzny rejestr reklamacji, wycofań i środków naprawczych: zawarte w nim dane osobowe przechowywane tylko tak długo, jak to potrzebne, i najwyżej 5 lat od wpisu (art. 9 ust. 12–13).

Wypadki, produkty niebezpieczne i wycofania

Gdy produkt powoduje wypadek — zdarzenie skutkujące śmiercią lub poważnymi niekorzystnymi skutkami dla zdrowia i bezpieczeństwa — producent musi zadbać o niezwłoczne zgłoszenie go za pośrednictwem Safety Business Gateway organom państwa członkowskiego, w którym do niego doszło (art. 20). Importerzy i dystrybutorzy informują producenta, a gdy producent nie ma siedziby w UE, osoba odpowiedzialna zapewnia dokonanie zgłoszenia. Jeśli produkt jest niebezpieczny, producent musi także podjąć środki naprawcze, poinformować konsumentów i powiadomić organy za pośrednictwem Safety Business Gateway (art. 9 ust. 8).

W przypadku wycofania produktu od konsumentów dotknięci nim konsumenci, których można zidentyfikować, muszą zostać powiadomieni bezpośrednio, z wykorzystaniem danych klientów, którymi już się dysponuje; w przeciwnym razie informację o wycofaniu należy szeroko upowszechnić (art. 35). Środek zaradczy musi być skuteczny, bezpłatny i udzielony w odpowiednim terminie, a co do zasady konsument wybiera spośród co najmniej dwóch opcji: naprawy, wymiany lub zwrotu co najmniej ceny zapłaconej (art. 37).

Pisemne powiadomienie o wycofaniu musi zawierać elementy z art. 36 ust. 2, w języku każdego zainteresowanego państwa członkowskiego. Komisja przyjęła także wzór powiadomienia o wycofaniu w rozporządzeniu wykonawczym (UE) 2024/1435; sprawdź aktualny tekst i wytyczne, czy musisz stosować jego dokładną formę — elementy z art. 36 ust. 2 są wymagane w każdym przypadku.

• Nagłówek „Wycofanie produktu ze względu na bezpieczeństwo”.
• Jasny opis produktu: zdjęcie, nazwa i marka; numery partii lub seryjne i miejsce, w którym można je znaleźć; oraz, jeśli są dostępne, informacje o tym, kiedy, gdzie i przez kogo został sprzedany.
• Jasny opis zagrożenia, bez sformułowań obniżających postrzegane ryzyko, takich jak „dobrowolne” lub „zapobiegawcze”.
• Co konsumenci powinni zrobić, w tym polecenie natychmiastowego zaprzestania używania produktu.
• Dostępne środki zaradcze.
• Bezpłatny numer telefonu lub interaktywna usługa online.
• W stosownych przypadkach zachęta do przekazania informacji dalej.

Zmiana z maja 2026 r.: procedury nadzwyczajne

Rozporządzenie (UE) 2024/2748 zmieniło GPSR ze skutkiem od 29 maja 2026 r., dodając nowy rozdział IIa, art. 8a–8c, dotyczący procedur nadzwyczajnych w odniesieniu do „towarów istotnych w sytuacji kryzysowej”. Przepisy te mają znaczenie tylko wtedy, gdy zostanie uruchomiony stan nadzwyczajny na rynku wewnętrznym na podstawie rozporządzenia (UE) 2024/2747.

W codziennej sprzedaży online zmiana nie wpływa na informacje w ofercie wymagane przez art. 19. Ma znaczenie, jeśli sprzedajesz towary, które mogłyby zostać uznane za istotne w sytuacji kryzysowej w trakcie ogłoszonego stanu nadzwyczajnego — wtedy warto śledzić środki Komisji przyjmowane w tych ramach.

Uwagi o platformach handlowych w ujęciu ogólnym

Ponieważ art. 22 ust. 9 wymaga, aby internetowe platformy handlowe umożliwiały przedsiębiorcom podanie informacji z art. 19, spodziewaj się próśb o dane producenta, osoby odpowiedzialnej i dane dotyczące bezpieczeństwa przy tworzeniu lub edycji oferty. Sposób zbierania tych danych — na przykład jako wielokrotnie używane rekordy kontaktowe lub atrybuty oferty — oraz to, które wartości są obowiązkowe, różnią się między platformami i mogą się zmieniać w czasie.

Zamiast polegać na nazwach pól na jednej platformie, prowadź jeden zweryfikowany rekord dla każdego produktu — producent, osoba odpowiedzialna, jeśli ma zastosowanie, identyfikatory, ostrzeżenia w każdym języku — i mapuj go na każdy kanał. Sprawdzaj aktualną dokumentację sprzedawcy każdej platformy i nie traktuj zaakceptowania oferty przez platformę jako potwierdzenia, że produkt lub oferta jest zgodna z przepisami.

Lista kontrolna GPSR do wydruku według etapów

Korzystaj z niej razem z powyższą listą kontrolną oferty przy wdrażaniu nowego dostawcy lub linii produktów.