Verantwortliche Person in der EU: Wer sie braucht, wer sie sein kann und was sie tut

Was die verantwortliche Person in der EU ist

Artikel 4 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2019/1020 besagt, dass ein Produkt, das unter die in Artikel 4 Absatz 5 aufgeführten Rechtsvorschriften fällt, nur dann in Verkehr gebracht werden darf, wenn ein in der Union niedergelassener Wirtschaftsakteur für die Aufgaben nach Artikel 4 Absatz 3 verantwortlich ist. Artikel 16 Absatz 1 GPSR wendet denselben Grundsatz auf Produkte an, die unter die GPSR fallen: Kein Inverkehrbringen, es sei denn, ein in der EU niedergelassener Wirtschaftsakteur ist für diese Aufgaben verantwortlich, wobei Verweise auf „Harmonisierungsrechtsvorschriften der Union“ als Verweise auf die GPSR zu lesen sind.

Sinn der Rolle ist die Erreichbarkeit: Behörden brauchen jemanden innerhalb der EU, der Unterlagen aushändigen kann und dafür sorgt, dass Korrekturmaßnahmen erfolgen. Die verantwortliche Person ersetzt nicht den Hersteller, der seine eigenen Pflichten behält, etwa die interne Risikoanalyse und die technischen Unterlagen nach Artikel 9 GPSR.

„Verantwortliche Person in der EU“, „GPSR-verantwortliche Person“ und „Wirtschaftsakteur nach Artikel 4“ bezeichnen dieselbe Rolle. Die verantwortliche Person für Kosmetika nach der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 gehört zu einem anderen Regime, das weiter unten behandelt wird.

Wer eine verantwortliche Person in der EU braucht

Zwei rechtliche Wege führen zu der Anforderung. Verbraucherprodukte, die unter die GPSR fallen, unterliegen Artikel 16 GPSR. Produkte, die unter einen der in Artikel 4 Absatz 5 der Verordnung 2019/1020 aufgeführten Rechtsakte fallen, unterliegen unmittelbar Artikel 4; die konsolidierte Liste umfasst unter anderem die Niederspannungs-, EMV-, Funkanlagen-, RoHS-, Spielzeugsicherheits- und Maschinenrichtlinie, die Verordnungen über persönliche Schutzausrüstungen und Gasgeräte sowie, durch spätere Änderungen ergänzt, die Batterieverordnung (EU) 2023/1542 und den Rechtsakt zu kritischen Rohstoffen, Verordnung (EU) 2024/1252.

In der Praxis kommt es darauf an, wo der Hersteller niedergelassen ist. Ein in der EU niedergelassener Hersteller ist selbst der Wirtschaftsakteur, sodass keine zusätzliche Benennung nötig ist. Ist der Hersteller nicht in der EU niedergelassen, muss ein anderer in der EU niedergelassener Wirtschaftsakteur die Rolle übernehmen, und beim Online-Verkauf verlangt die GPSR dann dessen Angaben im Angebot selbst.

Die GPSR gilt nicht für ausgenommene Produkte wie Lebensmittel, Futtermittel, Arzneimittel und Antiquitäten (Artikel 2 Absatz 2 GPSR); für Kosmetika und Medizinprodukte gelten eigene Regeln zur benannten Person.

1. Klären Sie, ob das Produkt ein Verbraucherprodukt im Sinne der GPSR ist, von einem in Artikel 4 Absatz 5 der Verordnung 2019/1020 aufgeführten Rechtsakt erfasst wird oder beides zutrifft.
2. Ermitteln Sie, wo der Hersteller niedergelassen ist — das Unternehmen, dessen Name oder Marke das Produkt trägt.
3. Ist er in der EU niedergelassen, ist er der Wirtschaftsakteur; stellen Sie sicher, dass seine Angaben auf dem Produkt, der Verpackung, dem Paket oder in einem beiliegenden Dokument stehen.
4. Wenn nicht, ermitteln Sie den EU-Importeur. Gibt es keinen, kann der Hersteller per schriftlichem Mandat einen Bevollmächtigten benennen.
5. Nur wenn keiner von ihnen in der EU niedergelassen ist, wird ein Fulfilment-Dienstleister für die von ihm abgewickelten Produkte zum Wirtschaftsakteur.
6. Behandeln Sie Sektorregelungen mit eigener benannter Person, etwa für Kosmetika und Medizinprodukte, getrennt davon.

Wer als verantwortliche Person tätig sein kann

Artikel 4 Absatz 2 der Verordnung 2019/1020 enthält eine abschließende Liste von vier Arten von Wirtschaftsakteuren. Artikel 16 Absatz 1 GPSR wendet Artikel 4 Absatz 2 auf GPSR-Produkte an, sodass für beide Wege dieselbe Liste gilt. Der Wirtschaftsakteur muss stets in der Union niedergelassen sein.

Was die verantwortliche Person tun muss

Artikel 4 Absatz 3 der Verordnung 2019/1020 legt die Kernaufgaben fest. Im Rahmen der GPSR ergänzt Artikel 16 Absatz 2 eine Überwachungspflicht, und Artikel 20 Absatz 4 weist der verantwortlichen Person eine Rolle bei der Meldung von Unfällen zu, wenn der Hersteller nicht in der EU niedergelassen ist.

Für allgemeine Verbraucherprodukte, die nicht unter Rechtsvorschriften zur CE-Kennzeichnung fallen, verlangt die GPSR keine EU-Konformitätserklärung, sodass auch keine Erklärung aufzubewahren ist. Maßgeblich sind die technischen Unterlagen des Herstellers nach Artikel 9 Absatz 2 GPSR, die nach dem Inverkehrbringen des Produkts 10 Jahre lang verfügbar gehalten werden müssen.

• Wenn die geltenden Rechtsvorschriften eine EU-Konformitätserklärung (oder Leistungserklärung) und technische Unterlagen verlangen: prüfen, ob sie erstellt wurden, die Erklärung für den vorgeschriebenen Zeitraum für die Behörden bereithalten und sicherstellen, dass die technischen Unterlagen auf Verlangen vorgelegt werden können (Art. 4 Abs. 3 Buchst. a).
• Auf begründetes Verlangen den Marktüberwachungsbehörden alle Informationen und Unterlagen zum Nachweis der Konformität in einer Sprache zur Verfügung stellen, die sie leicht verstehen können (Art. 4 Abs. 3 Buchst. b).
• Die Behörden informieren, wenn Grund zu der Annahme besteht, dass ein Produkt ein Risiko darstellt (Art. 4 Abs. 3 Buchst. c).
• Mit den Behörden zusammenarbeiten, auch indem sichergestellt wird, dass unverzüglich Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, um Verstöße zu beheben oder Risiken zu mindern (Art. 4 Abs. 3 Buchst. d).
• Für GPSR-Produkte: regelmäßig prüfen, ob das Produkt mit den technischen Unterlagen übereinstimmt und die Anforderungen an Kennzeichnung, Kontaktdaten und Anleitungen nach Artikel 9 Absätze 5 bis 7 GPSR erfüllt, und auf Verlangen dokumentierte Nachweise dieser Prüfungen vorlegen (Art. 16 Abs. 2 GPSR).
• Wenn der Hersteller nicht in der EU niedergelassen ist: sicherstellen, dass durch das Produkt verursachte Unfälle über das Safety Business Gateway gemeldet werden (Art. 20 Abs. 4 GPSR).

Wo die Angaben zur verantwortlichen Person erscheinen müssen

Die Identität der verantwortlichen Person muss das Produkt begleiten und im Fernabsatz im Angebot erscheinen. Die Regel für das physische Produkt lässt mehrere Stellen zur Wahl, was bei kleinen Artikeln oder ohne Einzelhandelsverpackung verkauften Produkten hilft.

Verantwortliche Person, Bevollmächtigter, Importeur und verantwortliche Person nach der Kosmetikverordnung im Vergleich

Diese Rollen überschneiden sich und werden deshalb so oft verwechselt. Ein Bevollmächtigter ist eine der Möglichkeiten, die Rolle der verantwortlichen Person auszufüllen, ein Importeur kann zugleich verantwortliche Person und Importeur sein, und die verantwortliche Person nach der Kosmetikverordnung ist eine eigene Regelung mit deutlich umfangreicheren Pflichten auf Produktebene. Ein Unternehmen kann mehrere dieser Rollen innehaben, doch jede hat ihre eigene Rechtsgrundlage und ihre eigenen Prüfungen.

So benennen Sie eine verantwortliche Person

Ein bestehender EU-Importeur übernimmt die Rolle kraft Gesetzes, dennoch müssen Sie vereinbaren, wer welche Aufgaben erledigt. Ohne EU-Importeur benennt der Hersteller in der Regel einen Bevollmächtigten. In beiden Fällen benötigt der Wirtschaftsakteur vom Hersteller diese Unterlagen und Informationen:

• Die technischen Unterlagen nach Artikel 9 Absatz 2 GPSR: Produktbeschreibung, wesentliche sicherheitsrelevante Merkmale und gegebenenfalls Risikoanalyse, Prüfberichte und angewandte Normen.
• Die EU-Konformitätserklärung, sofern die für das Produkt geltenden Rechtsvorschriften sie verlangen.
• Produktkennungen — Typ, Chargen- oder Seriennummernschema — und wo sie auf dem Produkt erscheinen.
• Anleitungen und Sicherheitsinformationen in den Sprachen, die der jeweilige Mitgliedstaat verlangt.
• Etiketten- und Verpackungsvorlagen mit den Angaben zu Hersteller und verantwortlicher Person.
• Ein Meldeweg für Sicherheitsprobleme, Beschwerden und Unfälle, damit der Hersteller die verantwortliche Person auf dem Laufenden hält (Art. 9 Abs. 10 GPSR).

1. Legen Sie fest, welcher Wirtschaftsakteur tätig wird: der Hersteller in der EU, der Importeur, ein Bevollmächtigter oder — nur als letzter Ausweg — der Fulfilment-Dienstleister.
2. Schließen Sie für einen Bevollmächtigten ein schriftliches Mandat, das mindestens die Aufgaben nach Artikel 4 Absatz 3 und, bei GPSR-Produkten, die Prüfungen nach Artikel 16 Absatz 2 sowie die Regelungen zur Unfallmeldung abdeckt.
3. Übergeben Sie die technischen Unterlagen und die übrigen oben genannten Punkte und vereinbaren Sie, wie Aktualisierungen bei Produktänderungen weitergegeben werden.
4. Vereinbaren Sie einen Ablauf für begründete Anfragen von Behörden, einschließlich der Frage, wer antwortet und in welchen Sprachen.
5. Ergänzen Sie Name, Postanschrift und elektronische Adresse der verantwortlichen Person auf Produkt, Verpackung, Paket oder beiliegendem Dokument sowie in Online-Angeboten, wenn der Hersteller nicht in der EU niedergelassen ist.
6. Planen Sie die regelmäßigen Prüfungen nach Artikel 16 Absatz 2 GPSR ein und bewahren Sie für jede einen dokumentierten Nachweis auf.
7. Überprüfen Sie die Vereinbarung, sobald sich Produkt, Lieferant oder Importeur ändern.

Was Online-Marktplätze erwarten

Artikel 22 GPSR legt Online-Marktplätzen eigene Pflichten auf. Sie müssen ihre Schnittstelle so gestalten, dass Händler die Informationen nach Artikel 19 — einschließlich der verantwortlichen Person, wenn der Hersteller nicht in der EU niedergelassen ist — angeben können und dass diese im Angebot angezeigt werden oder leicht zugänglich sind (Art. 22 Abs. 9). Außerdem müssen sie Händlern Mechanismen zur Selbstzertifizierung ihrer Konformität anbieten (Art. 22 Abs. 10 Buchst. b).

Marktplätze müssen behördlichen Anordnungen zur Entfernung von Angeboten, zur Sperrung des Zugangs oder zur Anzeige von Warnhinweisen innerhalb von 2 Arbeitstagen nachkommen, Meldungen zur Produktsicherheit innerhalb von 3 Arbeitstagen bearbeiten und Händler, die häufig nicht konforme Produkte anbieten, nach vorheriger Verwarnung sperren — fehlende oder widersprüchliche Angaben können daher zur Entfernung von Angeboten führen.

Feldnamen, Validierungsregeln und Pflichtwerte unterscheiden sich je nach Marktplatz und ändern sich im Lauf der Zeit; prüfen Sie daher die aktuelle Verkäuferdokumentation des jeweiligen Marktplatzes und tragen Sie überall dieselben geprüften Angaben ein. Die eigenen Pflichten eines Marktplatzes machen ihn nicht zu Ihrer verantwortlichen Person.

Häufige Fehler

Diese Probleme treten immer wieder auf, wenn Händler die Rolle einrichten:

• Eine verantwortliche Person wird angegeben, aber Name sowie Post- und elektronische Adresse des Herstellers fehlen, die nach Artikel 19 Buchstabe a GPSR im Angebot weiterhin erforderlich sind.
• Ein Fulfilment-Dienstleister wird genannt, obwohl es einen EU-Importeur oder Bevollmächtigten gibt — der Weg über den Fulfilment-Dienstleister gilt nur, wenn kein anderer Wirtschaftsakteur in der EU niedergelassen ist.
• Man verlässt sich auf einen Bevollmächtigten ohne schriftliches Mandat oder mit einem Mandat, das die Aufgaben nach Artikel 4 Absatz 3 nicht abdeckt.
• Bei GPSR-Produkten wird nur eine Postanschrift angegeben, obwohl Artikel 16 Absatz 3 und Artikel 19 Buchstabe b auch eine elektronische Adresse verlangen.
• Die Angaben stehen im Online-Angebot, aber nicht auf dem Produkt, der Verpackung, dem Paket oder einem beiliegenden Dokument.
• Die verantwortliche Person wird gewechselt, ohne Angebote, Etikettenvorlagen und den zugrunde liegenden Quelldatensatz zu aktualisieren.

Checkliste zur verantwortlichen Person

Bevor Sie ein Produkt für Verbraucher in der EU anbieten, prüfen Sie, ob Sie:

• geklärt haben, welche Regelung gilt — GPSR, ein Rechtsakt nach Artikel 4 Absatz 5, eine Sektorregelung — und wo der Hersteller niedergelassen ist.
• den Wirtschaftsakteur ermittelt haben, der die Aufgaben nach Artikel 4 wahrnimmt, und bei einem Bevollmächtigten ein unterzeichnetes schriftliches Mandat vorliegt.
• Name, eingetragenen Handelsnamen oder eingetragene Marke, Postanschrift und elektronische Adresse des Wirtschaftsakteurs erfasst haben.
• diese Angaben auf dem Produkt, der Verpackung, dem Paket oder einem beiliegenden Dokument angegeben haben.
• sie in Online-Angebote aufgenommen haben, wenn der Hersteller nicht in der EU niedergelassen ist, neben den eigenen Angaben des Herstellers.
• dem Wirtschaftsakteur die technischen Unterlagen und, soweit erforderlich, die EU-Konformitätserklärung übermittelt haben.
• festgelegt haben, wie Behördenanfragen und Meldungen über das Safety Business Gateway bearbeitet werden und wo die Nachweise der Prüfungen nach Artikel 16 Absatz 2 aufbewahrt werden.

Daten zur verantwortlichen Person im großen Maßstab konsistent halten

Bei vielen Lieferanten liegt die Schwierigkeit in der Datenpflege: jede verantwortliche Person einmal erfassen, korrekt wiederverwenden und auf gesonderte Angaben verzichten, wenn ein Hersteller in der EU die Rolle bereits ausfüllt.

Doc2Shelf extrahiert Kontaktdaten von Hersteller, Importeur und verantwortlicher Person aus Lieferanten-PDFs, entwirft einen GPSR-Informationsblock zur Prüfung und kennzeichnet fehlende Angaben als Platzhalter, bevor etwas veröffentlicht wird. Doc2Shelf ist kein Dienst für verantwortliche Personen oder Bevollmächtigte und kann nicht als Ihr EU-Wirtschaftsakteur auftreten; es hilft Ihnen, die Daten zu ordnen und zu prüfen, die der Wirtschaftsakteur und die Angebote benötigen.