EU-conformiteitsverklaring: template en vereiste inhoud

Wie de verklaring opstelt

De fabrikant stelt de EU-conformiteitsverklaring op en ondertekent die, of een gemachtigde wanneer de toepasselijke wetgeving dat toestaat. Importeurs en distributeurs geven geen eigen verklaringen af, maar importeurs moeten een kopie kunnen verstrekken, en verkopers verzamelen vaak conformiteitsverklaringen van leveranciers als bewijs voor hun catalogus.

Een verklaring is slechts één onderdeel van compliance. Ze rust op een conformiteitsbeoordeling en technische documentatie die de fabrikant moet bewaren, en ze vervangt geen van beide.

Vereiste inhoud: de EU-modelstructuur

Bijlage III bij Besluit nr. 768/2008/EG beschrijft een modelstructuur die de meeste EU-productwetgeving volgt, met enkele wetgevingsspecifieke afwijkingen. Een verklaring bevat doorgaans:

• Een unieke identificatie van het product (bijvoorbeeld een verklarings- of productnummer).
• De naam en het adres van de fabrikant en, indien van toepassing, van zijn gemachtigde.
• Een verklaring dat de conformiteitsverklaring onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de fabrikant wordt verstrekt.
• Het onderwerp van de verklaring: identificatie van het product die traceerbaarheid mogelijk maakt, eventueel met een afbeelding indien van toepassing.
• Een verklaring dat het onderwerp van de verklaring in overeenstemming is met de desbetreffende harmonisatiewetgeving van de Unie, met vermelding van die wetgevingshandelingen.
• Verwijzingen naar de geharmoniseerde normen of andere technische specificaties waarop de conformiteit wordt verklaard.
• Indien van toepassing, de aangemelde instantie die een conformiteitsbeoordelingsprocedure heeft uitgevoerd en het certificaat dat zij heeft afgegeven.
• Aanvullende informatie, indien van toepassing.
• Ondertekend voor en namens de fabrikant: plaats en datum van afgifte, naam, functie en handtekening.

Template voor een EU-conformiteitsverklaring

Het onderstaande overzicht volgt de modelstructuur. Vervang de tekst tussen haakjes en pas de formulering aan op de specifieke wetgeving die op uw product van toepassing is:

• 1. Productmodel / product: [modelnummer, productnaam, unieke identificatie]
• 2. Naam en adres van de fabrikant of zijn gemachtigde: [bedrijfsnaam, volledig postadres]
• 3. Deze conformiteitsverklaring wordt verstrekt onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de fabrikant.
• 4. Onderwerp van de verklaring: [beschrijving die traceerbaarheid mogelijk maakt — type, partij- of serienummer; afbeelding indien van toepassing]
• 5. Het hierboven beschreven onderwerp van de verklaring is in overeenstemming met de desbetreffende harmonisatiewetgeving van de Unie: [vermeld elke toepasselijke wetgevingshandeling met nummer en titel]
• 6. Verwijzingen naar de toegepaste relevante geharmoniseerde normen of naar de andere technische specificaties waarop de conformiteit wordt verklaard: [normverwijzingen met jaar/versie]
• 7. Indien van toepassing: de aangemelde instantie [naam, nummer] heeft [beschrijving van de interventie] uitgevoerd en het certificaat afgegeven: [certificaatreferentie]
• 8. Aanvullende informatie: [indien van toepassing]
• Ondertekend voor en namens: [fabrikant] — [plaats en datum van afgifte] — [naam, functie] — [handtekening]

Eén verklaring voor meerdere richtlijnen en verordeningen

Wanneer een product onder meer dan één wetgevingshandeling valt — bijvoorbeeld speelgoed met elektronica — vereist de EU-wetgeving in het algemeen één enkele conformiteitsverklaring die alle toepasselijke wetgevingshandelingen bestrijkt. Daarin worden elke wetgevingshandeling en de voor elke handeling gebruikte normen vermeld.

De verklaring moet actueel worden gehouden en worden vertaald in de taal of talen die vereist zijn door de lidstaat waar het product in de handel wordt gebracht of op de markt wordt aangeboden. Veel wetgevingshandelingen verplichten de fabrikant ook om de verklaring en de technische documentatie gedurende 10 jaar na het in de handel brengen van het product te bewaren.

Veelgemaakte fouten in conformiteitsverklaringen

Verklaringen worden vaak in twijfel getrokken of afgewezen vanwege:

• Het vermelden van ingetrokken richtlijnen of verouderde versies van normen.
• Een productbeschrijving die te vaag is om het specifieke model of de specifieke partij te identificeren waarop ze betrekking heeft.
• Het ontbreken van de verklaring van uitsluitende verantwoordelijkheid of het volledige adres van de fabrikant.
• Het weglaten van een aangemelde instantie terwijl de conformiteitsbeoordelingsprocedure er een vereiste.
• Geen handtekening, datum, of naam en functie van de ondertekenaar.
• Het afgeven van een verklaring voor een product dat niet onder een wetgevingshandeling valt waarvoor een verklaring vereist is.

Verklaringen buiten de EU

Andere markten gebruiken andere documenten. In de Verenigde Staten bestaat er geen algemeen equivalent van de EU-verklaring; in plaats daarvan gelden specifieke regels, zoals het General Certificate of Conformity of het Children’s Product Certificate dat vereist is voor veel consumentenproducten die onder toezicht van de CPSC staan.

Verklaringen opstellen op basis van leveranciersdocumenten

Productidentificatiecodes, gegevens van de fabrikant en normverwijzingen staan meestal al in leveranciersdatabladen, testrapporten en bestaande verklaringen. Doc2Shelf extraheert deze uit leveranciers-pdf’s en stelt beoordelingsklare concepten van EU- en Amerikaanse verklaringen samen voor export. De concepten moeten worden gecontroleerd en ondertekend door de verantwoordelijke partij; Doc2Shelf beoordeelt de conformiteit niet en certificeert geen producten.

Veld voor veld: wat u in elk element schrijft

De modelstructuur in bijlage III bij Besluit nr. 768/2008/EG is kort, maar elk element moet precies genoeg worden ingevuld zodat een autoriteit de verklaring kan koppelen aan een fysiek product en aan het bewijsmateriaal erachter. De onderstaande voorbeelden zijn illustratief; pas ze aan op de handelingen en normen die daadwerkelijk op uw product van toepassing zijn.

Eén verklaring opstellen voor meerdere handelingen

Besluit nr. 768/2008/EG schrijft één verklaring voor wanneer meerdere harmonisatiehandelingen op een product van toepassing zijn, en die verklaring moet de informatie bevatten die nodig is om elke handeling en de bijbehorende publicatieverwijzing te identificeren. Een bluetoothspeaker wordt bijvoorbeeld doorgaans getoetst aan de handelingen voor radioapparatuur, RoHS en eventueel andere — één document dekt ze allemaal.

Een praktische manier om element 5 en element 6 in te richten is de normen te groeperen onder de handeling die ze ondersteunen, zodat een beoordelaar in één oogopslag ziet dat achter elke handeling bewijsmateriaal staat:

1. Som elke toepasselijke handeling op, elk met nummer, korte titel en publicatieverwijzing.
2. Som onder elke handeling de geharmoniseerde normen of andere specificaties op die zijn gebruikt om de conformiteit ermee aan te tonen, met hun uitgaven.
3. Markeer normen die slechts gedeeltelijk zijn toegepast en vermeld welke delen, in overeenstemming met de technische documentatie.
4. Voeg de gegevens van de aangemelde instantie toe onder de handeling waarvan de procedure er een betrof, met het certificaatnummer.
5. Controleer of er geen handeling is opgenomen zonder ondersteunende normen of specificaties, en of er geen norm is opgenomen die het technisch dossier niet dekt.

Taal, handtekening en vorm

Volgens de modelbepalingen moet de verklaring worden vertaald in de taal of talen die vereist zijn door de lidstaat waar het product in de handel wordt gebracht of op de markt wordt aangeboden. Als u in meerdere EU-landen verkoopt, plan dan meerdere taalversies van dezelfde verklaring en houd ze gelijk wanneer het origineel wijzigt.

De verklaring wordt voor en namens de fabrikant ondertekend door een met naam genoemde persoon met een vermelde functie, met plaats en datum van afgifte. Door haar op te stellen neemt de fabrikant de verantwoordelijkheid voor de conformiteit van het product op zich, dus de ondertekenaar moet iemand zijn die het bedrijf mag binden.

Een voorlopig akkoord tussen de Raad en het Europees Parlement van 9 juni 2026, onderdeel van het vereenvoudigingspakket „Omnibus IV”, zou de verklaring voor 20 productwetgevingen naar digitale vorm brengen. Controleer of het formeel is aangenomen en vanaf wanneer het geldt voordat u verandert hoe u verklaringen aanlevert; volg tot die tijd de actuele tekst van de handeling die van toepassing is.

Verklaring versus certificaat versus testrapport versus technisch dossier

Kopers en marktplaatsen vragen vaak om „het CE-certificaat” terwijl ze een van meerdere verschillende documenten bedoelen. Als u weet welk document welk is, voorkomt u dat u het verkeerde bewijsmateriaal accepteert:

Checklist voor de beoordeling van verklaringen: problemen en oplossingen

Voordat u een leveranciersverklaring accepteert of uw eigen verklaring ondertekent, loopt u deze controles door. De meeste problemen zijn in enkele minuten op te lossen als ze worden opgemerkt voordat het product wordt verzonden:

Wanneer geen conformiteitsverklaring vereist is

Veel consumentenproducten vallen niet onder een handeling waarin CE-markering is voorgeschreven — niet-elektrische meubels, kleding of kookgerei bijvoorbeeld. Voor deze producten geldt de Verordening algemene productveiligheid (EU) 2023/988, die geen EU-conformiteitsverklaring en geen CE-markering vereist.

In plaats daarvan verplicht de GPSR de fabrikant om een interne risicoanalyse uit te voeren en technische documentatie op te stellen, die 10 jaar na het in de handel brengen van het product wordt bewaard. Het product moet voorzien zijn van een type-, partij- of serienummer of een andere identificatiecode, de naam en het postadres en elektronisch adres van de fabrikant, en de instructies en veiligheidsinformatie die ervoor gelden. Wanneer de fabrikant niet in de EU is gevestigd, is ook een in de EU gevestigde verantwoordelijke persoon nodig.

Een vrijwillig document dat de veiligheidsgrondslag van het product samenvat, is prima, maar noem het geen EU-conformiteitsverklaring en voeg geen CE-markering toe, die alleen mag worden aangebracht waar wetgeving daarin voorziet.

De verklaring actueel houden

De modelbepalingen eisen dat de verklaring voortdurend wordt bijgewerkt. In de praktijk raakt een verklaring verouderd wanneer iets wat ze vermeldt verandert. Beoordeel haar ten minste bij de volgende aanleidingen: