Osoba odpowiedzialna w UE: kto jej potrzebuje, kto może nią być i co robi

Czym jest osoba odpowiedzialna w UE

Art. 4 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2019/1020 stanowi, że produkt objęty przepisami wymienionymi w art. 4 ust. 5 może zostać wprowadzony do obrotu tylko wtedy, gdy podmiot gospodarczy mający siedzibę w Unii odpowiada za zadania określone w art. 4 ust. 3. Art. 16 ust. 1 GPSR stosuje tę samą zasadę do produktów objętych GPSR: produkt nie może zostać wprowadzony do obrotu, jeśli podmiot gospodarczy mający siedzibę w UE nie odpowiada za te zadania, przy czym odniesienia do „unijnego prawodawstwa harmonizacyjnego” należy rozumieć jako odniesienia do GPSR.

Sens tej roli to osiągalność: organy potrzebują kogoś w UE, kto może przekazać dokumentację i dopilnować działań naprawczych. Osoba odpowiedzialna nie zastępuje producenta, który zachowuje własne obowiązki, takie jak wewnętrzna analiza ryzyka i dokumentacja techniczna na podstawie art. 9 GPSR.

„Osoba odpowiedzialna w UE”, „osoba odpowiedzialna w rozumieniu GPSR” i „podmiot z art. 4” oznaczają tę samą rolę. Osoba odpowiedzialna za kosmetyki na podstawie rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 to inny reżim, omówiony poniżej.

Kto potrzebuje osoby odpowiedzialnej w UE

Do tego wymogu prowadzą dwie ścieżki prawne. Produkty konsumenckie objęte GPSR podlegają art. 16 GPSR. Produkty objęte jednym z aktów wymienionych w art. 4 ust. 5 rozporządzenia 2019/1020 podlegają bezpośrednio art. 4; tekst jednolity wykazu obejmuje m.in. dyrektywy niskonapięciową, EMC, o urządzeniach radiowych, RoHS, o bezpieczeństwie zabawek i maszynową, rozporządzenia w sprawie środków ochrony indywidualnej i urządzeń spalających paliwa gazowe oraz, dodane późniejszymi zmianami, rozporządzenie w sprawie baterii (UE) 2023/1542 i akt w sprawie surowców krytycznych, rozporządzenie (UE) 2024/1252.

W praktyce kluczowe jest, gdzie producent ma siedzibę. Producent mający siedzibę w UE sam jest takim podmiotem, więc dodatkowe wyznaczenie nie jest potrzebne. Gdy producent nie ma siedziby w UE, rolę musi przejąć inny podmiot mający siedzibę w UE, a w sprzedaży online GPSR wymaga wówczas podania danych tego podmiotu w samej ofercie.

GPSR nie ma zastosowania do produktów wyłączonych, takich jak żywność, pasze, produkty lecznicze i antyki (art. 2 ust. 2 GPSR), a kosmetyki i wyroby medyczne mają własne przepisy dotyczące wyznaczonej osoby.

1. Ustal, czy produkt jest produktem konsumenckim w rozumieniu GPSR, czy podlega aktowi wymienionemu w art. 4 ust. 5 rozporządzenia 2019/1020, czy też obu tym regulacjom jednocześnie.
2. Sprawdź, gdzie ma siedzibę producent — firma, której nazwa lub znak towarowy widnieje na produkcie.
3. Jeżeli ma siedzibę w UE, to on jest podmiotem gospodarczym; upewnij się, że jego dane znajdują się na produkcie, opakowaniu, przesyłce lub w dokumencie towarzyszącym.
4. Jeżeli nie, ustal, kto jest importerem w UE. Jeśli go nie ma, producent może ustanowić upoważnionego przedstawiciela w drodze pisemnego upoważnienia.
5. Dopiero gdy żaden z tych podmiotów nie ma siedziby w UE, podmiot realizujący zamówienia staje się podmiotem gospodarczym w odniesieniu do produktów, którymi się zajmuje.
6. Przepisy sektorowe z własną wyznaczoną osobą, takie jak te dotyczące kosmetyków i wyrobów medycznych, traktuj osobno.

Kto może pełnić funkcję osoby odpowiedzialnej

Art. 4 ust. 2 rozporządzenia 2019/1020 zawiera zamknięty katalog czterech rodzajów podmiotów gospodarczych. Art. 16 ust. 1 GPSR stosuje art. 4 ust. 2 do produktów objętych GPSR, więc ten sam katalog obowiązuje w obu przypadkach. Podmiot gospodarczy musi mieć siedzibę w Unii.

Co musi robić osoba odpowiedzialna

Art. 4 ust. 3 rozporządzenia 2019/1020 określa podstawowe zadania. W ramach GPSR art. 16 ust. 2 dodaje obowiązek monitorowania, a art. 20 ust. 4 przyznaje osobie odpowiedzialnej rolę w zgłaszaniu wypadków, gdy producent nie ma siedziby w UE.

W przypadku ogólnych produktów konsumenckich, które nie podlegają przepisom o oznakowaniu CE, GPSR nie wymaga deklaracji zgodności UE, więc nie ma deklaracji do przechowywania. Istotna jest dokumentacja techniczna producenta na podstawie art. 9 ust. 2 GPSR, która musi być dostępna przez 10 lat od wprowadzenia produktu do obrotu.

• Jeżeli właściwe przepisy wymagają deklaracji zgodności UE (lub deklaracji właściwości użytkowych) i dokumentacji technicznej: sprawdź, czy zostały sporządzone, przechowuj deklarację do dyspozycji organów przez wymagany okres i zadbaj o to, aby dokumentację techniczną można było udostępnić na żądanie (art. 4 ust. 3 lit. a).
• Na uzasadnione żądanie przekaż organom nadzoru rynku wszystkie informacje i dokumentację niezbędne do wykazania zgodności, w języku łatwo dla nich zrozumiałym (art. 4 ust. 3 lit. b).
• Informuj organy, gdy istnieją powody, by sądzić, że produkt stwarza zagrożenie (art. 4 ust. 3 lit. c).
• Współpracuj z organami, w tym zadbaj o niezwłoczne podjęcie działań naprawczych w celu usunięcia niezgodności lub ograniczenia zagrożeń (art. 4 ust. 3 lit. d).
• W przypadku produktów objętych GPSR: regularnie sprawdzaj, czy produkt odpowiada dokumentacji technicznej oraz spełnia wymogi dotyczące identyfikacji, danych kontaktowych i instrukcji z art. 9 ust. 5–7 GPSR, a na żądanie przedstaw udokumentowane dowody tych kontroli (art. 16 ust. 2 GPSR).
• Gdy producent nie ma siedziby w UE: zadbaj o to, aby wypadki spowodowane przez produkt były zgłaszane za pośrednictwem portalu Safety Business Gateway (art. 20 ust. 4 GPSR).

Gdzie muszą się znaleźć dane osoby odpowiedzialnej

Tożsamość osoby odpowiedzialnej musi towarzyszyć produktowi, a w sprzedaży na odległość — pojawiać się w ofercie. Przepis dotyczący produktu fizycznego pozwala wybrać jedno z kilku miejsc, co ułatwia sprawę w przypadku małych przedmiotów lub produktów sprzedawanych bez opakowania detalicznego.

Osoba odpowiedzialna a upoważniony przedstawiciel, importer i osoba odpowiedzialna za kosmetyki

Role te nakładają się na siebie, dlatego tak często się je myli. Upoważniony przedstawiciel to jeden ze sposobów pełnienia roli osoby odpowiedzialnej, importer może być jednocześnie osobą odpowiedzialną i importerem, a osoba odpowiedzialna za kosmetyki podlega odrębnemu reżimowi z dużo większymi obowiązkami na poziomie produktu. Jedna firma może pełnić kilka z tych ról, ale każda ma własną podstawę prawną i własne kontrole.

Jak ustanowić osobę odpowiedzialną

Istniejący importer w UE może przejąć tę rolę z mocy prawa, ale nadal trzeba uzgodnić, kto co robi. Jeśli w UE nie ma importera, producent zwykle ustanawia upoważnionego przedstawiciela. W obu przypadkach podmiot gospodarczy potrzebuje od producenta następujących dokumentów i informacji:

• Dokumentacja techniczna na podstawie art. 9 ust. 2 GPSR: opis produktu, podstawowe cechy bezpieczeństwa oraz, w stosownych przypadkach, analiza ryzyka, sprawozdania z badań i zastosowane normy.
• Deklaracja zgodności UE, jeżeli przepisy dotyczące produktu jej wymagają.
• Identyfikatory produktu — typ, numer partii lub schemat numerów seryjnych — oraz miejsce ich umieszczenia na produkcie.
• Instrukcje i informacje o bezpieczeństwie w językach wymaganych przez każde państwo członkowskie.
• Projekty etykiet i opakowań z danymi producenta i osoby odpowiedzialnej.
• Ścieżka zgłaszania problemów z bezpieczeństwem, reklamacji i wypadków, aby producent informował osobę odpowiedzialną na bieżąco (art. 9 ust. 10 GPSR).

1. Zdecyduj, który podmiot gospodarczy będzie działał: producent z UE, importer, upoważniony przedstawiciel albo — wyłącznie jako rozwiązanie ostateczne — podmiot realizujący zamówienia.
2. W przypadku upoważnionego przedstawiciela podpisz pisemne upoważnienie obejmujące co najmniej zadania z art. 4 ust. 3 oraz, dla produktów objętych GPSR, kontrole z art. 16 ust. 2 i ustalenia dotyczące zgłaszania wypadków.
3. Przekaż dokumentację techniczną i pozostałe wymienione wyżej elementy oraz uzgodnij, jak będą udostępniane aktualizacje, gdy produkt się zmieni.
4. Uzgodnij sposób odpowiadania na uzasadnione żądania organów, w tym kto odpowiada i w jakich językach.
5. Dodaj nazwę, adres pocztowy i adres elektroniczny osoby odpowiedzialnej na produkcie, opakowaniu, przesyłce lub w dokumencie towarzyszącym, a także w ofertach online, gdy producent nie ma siedziby w UE.
6. Zaplanuj regularne kontrole wymagane przez art. 16 ust. 2 GPSR i przechowuj udokumentowane dowody każdej z nich.
7. Weryfikuj to rozwiązanie za każdym razem, gdy zmienia się produkt, dostawca lub importer.

Czego oczekują internetowe platformy handlowe

Art. 22 GPSR nakłada na internetowe platformy handlowe własne obowiązki. Muszą one zaprojektować interfejs tak, aby przedsiębiorcy mogli podać informacje z art. 19 — w tym osobę odpowiedzialną, gdy producent nie ma siedziby w UE — i aby były one wyświetlane lub łatwo dostępne w ofercie (art. 22 ust. 9). Muszą też oferować przedsiębiorcom mechanizmy samocertyfikacji zgodności (art. 22 ust. 10 lit. b).

Platformy handlowe muszą wykonywać polecenia organów dotyczące usunięcia ofert, zablokowania dostępu lub wyświetlenia ostrzeżeń w ciągu 2 dni roboczych, przetwarzać powiadomienia o bezpieczeństwie produktów w ciągu 3 dni roboczych oraz zawieszać przedsiębiorców, którzy często oferują niezgodne produkty po uprzednim ostrzeżeniu — dlatego brakujące lub niespójne dane mogą prowadzić do usunięcia ofert.

Nazwy pól, reguły walidacji i obowiązkowe wartości różnią się w zależności od platformy i zmieniają się z czasem, więc sprawdzaj aktualną dokumentację sprzedawcy każdej z nich i wprowadzaj wszędzie te same zweryfikowane dane. Własne obowiązki platformy handlowej nie czynią jej Twoją osobą odpowiedzialną.

Najczęstsze błędy

Te problemy wracają regularnie, gdy sprzedawcy ustanawiają tę rolę:

• Podanie osoby odpowiedzialnej bez własnej nazwy producenta oraz jego adresu pocztowego i elektronicznego, których art. 19 lit. a) GPSR nadal wymaga w ofercie.
• Wskazanie podmiotu realizującego zamówienia, mimo że istnieje importer w UE lub upoważniony przedstawiciel — ścieżka z podmiotem realizującym zamówienia ma zastosowanie tylko wtedy, gdy żaden inny podmiot gospodarczy nie ma siedziby w UE.
• Poleganie na upoważnionym przedstawicielu bez pisemnego upoważnienia lub z upoważnieniem, które nie obejmuje zadań z art. 4 ust. 3.
• Podanie wyłącznie adresu pocztowego dla produktów objętych GPSR, choć art. 16 ust. 3 i art. 19 lit. b) wymagają także adresu elektronicznego.
• Umieszczenie danych w ofercie online, ale nie na produkcie, opakowaniu, przesyłce ani w dokumencie towarzyszącym.
• Zmiana osoby odpowiedzialnej bez aktualizacji ofert, projektów etykiet i rekordu źródłowego, z którego je generowano.

Lista kontrolna osoby odpowiedzialnej

Zanim wystawisz produkt dla konsumentów z UE, upewnij się, że masz:

• Ustalone, który reżim ma zastosowanie — GPSR, akt z art. 4 ust. 5, przepisy sektorowe — oraz gdzie producent ma siedzibę.
• Wskazany podmiot gospodarczy realizujący zadania z art. 4 oraz, w przypadku upoważnionego przedstawiciela, podpisane pisemne upoważnienie.
• Zapisane: nazwę podmiotu, zarejestrowaną nazwę handlową lub znak towarowy, adres pocztowy i adres elektroniczny.
• Umieszczone te dane na produkcie, opakowaniu, przesyłce lub w dokumencie towarzyszącym.
• Dodane je do ofert online, gdy producent nie ma siedziby w UE, obok własnych danych producenta.
• Przekazaną podmiotowi dokumentację techniczną oraz, jeśli jest wymagana, deklarację zgodności UE.
• Ustalone, jak obsługiwane są żądania organów i powiadomienia w Safety Business Gateway oraz gdzie przechowywane są dowody kontroli z art. 16 ust. 2.

Spójne dane osoby odpowiedzialnej w dużej skali

Przy wielu dostawcach trudność polega na higienie danych: zapisz każdą osobę odpowiedzialną raz, wykorzystuj ją prawidłowo i pomijaj odrębne dane tam, gdzie tę rolę już pełni producent z UE.

Doc2Shelf wyodrębnia dane kontaktowe producenta, importera i osoby odpowiedzialnej z plików PDF dostawców, tworzy do weryfikacji wersję roboczą bloku informacji GPSR i przed publikacją oznacza brakujące dane jako symbole zastępcze. Doc2Shelf nie jest usługą osoby odpowiedzialnej ani upoważnionego przedstawiciela i nie może działać jako Twój podmiot gospodarczy w UE; pomaga uporządkować i zweryfikować dane, których potrzebują podmiot gospodarczy i oferty.