EU-Konformitätserklärung: Vorlage und Pflichtangaben

Wer die Erklärung ausstellt

Der Hersteller stellt die EU-Konformitätserklärung aus und unterzeichnet sie, oder ein Bevollmächtigter, sofern die anwendbaren Rechtsvorschriften dies zulassen. Importeure und Händler stellen keine eigenen Erklärungen aus, doch Importeure müssen eine Kopie vorlegen können, und Händler sammeln Konformitätserklärungen häufig als Nachweis für ihren Katalog bei den Lieferanten ein.

Eine Erklärung ist nur ein Teil der Compliance. Sie baut auf einer Konformitätsbewertung und einer technischen Dokumentation auf, die der Hersteller aufbewahren muss, und ersetzt keines von beidem.

Pflichtangaben: die EU-Mustergliederung

Anhang III des Beschlusses Nr. 768/2008/EG enthält eine Mustergliederung, der die meisten EU-Produktvorschriften folgen, mit einigen rechtsaktspezifischen Abweichungen. Eine Erklärung enthält typischerweise:

• Eine eindeutige Kennzeichnung des Produkts (zum Beispiel eine Erklärungs- oder Produktnummer).
• Name und Anschrift des Herstellers und gegebenenfalls seines Bevollmächtigten.
• Die Erklärung, dass die Konformitätserklärung in alleiniger Verantwortung des Herstellers ausgestellt wird.
• Den Gegenstand der Erklärung: eine Produktkennzeichnung, die die Rückverfolgbarkeit ermöglicht, gegebenenfalls mit einer Abbildung.
• Die Erklärung, dass der Gegenstand der Erklärung den einschlägigen Harmonisierungsrechtsvorschriften der Union entspricht, mit Angabe dieser Rechtsakte.
• Verweise auf die harmonisierten Normen oder anderen technischen Spezifikationen, für die die Konformität erklärt wird.
• Gegebenenfalls die notifizierte Stelle, die ein Konformitätsbewertungsverfahren durchgeführt hat, und die von ihr ausgestellte Bescheinigung.
• Gegebenenfalls Zusatzangaben.
• Unterzeichnet für und im Namen des Herstellers: Ort und Datum der Ausstellung, Name, Funktion und Unterschrift.

Vorlage für eine EU-Konformitätserklärung

Die folgende Gliederung folgt der Mustergliederung. Ersetzen Sie den Text in eckigen Klammern und passen Sie den Wortlaut an die konkreten Rechtsvorschriften an, die für Ihr Produkt gelten:

• 1. Produktmodell / Produkt: [Modellnummer, Produktname, eindeutige Kennung]
• 2. Name und Anschrift des Herstellers oder seines Bevollmächtigten: [Firmenname, vollständige Postanschrift]
• 3. Die alleinige Verantwortung für die Ausstellung dieser Konformitätserklärung trägt der Hersteller.
• 4. Gegenstand der Erklärung: [Beschreibung, die die Rückverfolgbarkeit ermöglicht — Typ, Chargen- oder Seriennummer; gegebenenfalls Abbildung]
• 5. Der oben beschriebene Gegenstand der Erklärung erfüllt die einschlägigen Harmonisierungsrechtsvorschriften der Union: [jeden anwendbaren Rechtsakt mit Nummer und Titel aufführen]
• 6. Angabe der einschlägigen harmonisierten Normen, die zugrunde gelegt wurden, oder der anderen technischen Spezifikationen, für die die Konformität erklärt wird: [Normverweise mit Jahr/Fassung]
• 7. Gegebenenfalls: Die notifizierte Stelle [Name, Nummer] hat [Beschreibung der Tätigkeit] durchgeführt und folgende Bescheinigung ausgestellt: [Bescheinigungsverweis]
• 8. Zusatzangaben: [falls vorhanden]
• Unterzeichnet für und im Namen von: [Hersteller] — [Ort und Datum der Ausstellung] — [Name, Funktion] — [Unterschrift]

Eine Erklärung für mehrere Richtlinien und Verordnungen

Fällt ein Produkt unter mehr als einen Rechtsakt — zum Beispiel ein Spielzeug mit Elektronik —, verlangen die EU-Rechtsvorschriften in der Regel eine einzige Konformitätserklärung, die alle anwendbaren Rechtsakte abdeckt. Darin werden jeder Rechtsakt und die jeweils angewandten Normen aufgeführt.

Die Erklärung muss auf dem neuesten Stand gehalten und in die Sprache oder Sprachen übersetzt werden, die der Mitgliedstaat verlangt, in dem das Produkt in Verkehr gebracht oder bereitgestellt wird. Viele Rechtsakte verlangen außerdem, dass der Hersteller die Erklärung und die technische Dokumentation 10 Jahre lang ab dem Inverkehrbringen des Produkts aufbewahrt.

Häufige Fehler in Konformitätserklärungen

Erklärungen werden häufig beanstandet oder zurückgewiesen wegen:

• Aufführung aufgehobener Richtlinien oder veralteter Fassungen von Normen.
• Einer zu vagen Produktbeschreibung, die das konkrete Modell oder die Charge nicht erkennen lässt.
• Fehlender Erklärung der alleinigen Verantwortung oder fehlender vollständiger Anschrift des Herstellers.
• Weglassen einer notifizierten Stelle, obwohl das Konformitätsbewertungsverfahren eine verlangte.
• Fehlender Unterschrift, fehlendem Datum oder fehlendem Namen und fehlender Funktion des Unterzeichners.
• Ausstellung einer Erklärung für ein Produkt, das von keinem Rechtsakt erfasst wird, der eine solche verlangt.

Erklärungen außerhalb der EU

Andere Märkte verwenden andere Dokumente. In den Vereinigten Staaten gibt es kein allgemeines Pendant zur EU-Konformitätserklärung; stattdessen gelten spezifische Vorschriften, etwa das General Certificate of Conformity oder das Children’s Product Certificate, die für viele von der CPSC regulierte Verbraucherprodukte erforderlich sind.

Erklärungen aus Lieferantendokumenten entwerfen

Produktkennungen, Herstellerangaben und Normverweise stehen meist bereits in Lieferantendatenblättern, Prüfberichten und vorhandenen Erklärungen. Doc2Shelf extrahiert sie aus Lieferanten-PDFs und stellt prüffertige Entwürfe für EU- und US-Erklärungen zum Export zusammen. Die Entwürfe müssen von der verantwortlichen Partei geprüft und unterzeichnet werden; Doc2Shelf bewertet keine Konformität und zertifiziert keine Produkte.

Feld für Feld: Was in jedes Element gehört

Die Mustergliederung in Anhang III des Beschlusses Nr. 768/2008/EG ist kurz, aber jedes Element muss so genau ausgefüllt werden, dass eine Behörde die Erklärung dem physischen Produkt und den zugrunde liegenden Nachweisen zuordnen kann. Die Beispiele unten sind illustrativ; passen Sie sie an die Rechtsakte und Normen an, die tatsächlich für Ihr Produkt gelten.

Eine einzige Erklärung für mehrere Rechtsakte aufbauen

Der Beschluss Nr. 768/2008/EG verlangt eine einzige Erklärung, wenn mehrere Harmonisierungsrechtsakte auf ein Produkt anzuwenden sind, und diese Erklärung muss die Angaben enthalten, die zur Identifizierung jedes Rechtsakts und seiner Fundstelle erforderlich sind. Ein Bluetooth-Lautsprecher wird beispielsweise typischerweise nach den Vorschriften für Funkanlagen, RoHS und gegebenenfalls weiteren Rechtsakten bewertet – ein Dokument deckt alle ab.

Eine praktische Möglichkeit, Element 5 und Element 6 zu gestalten, besteht darin, die Normen unter dem Rechtsakt zu gruppieren, den sie stützen, sodass ein Prüfer auf einen Blick sieht, dass jeder Rechtsakt durch Nachweise belegt ist:

1. Führen Sie jeden anwendbaren Rechtsakt mit Nummer, Kurztitel und Fundstelle auf.
2. Führen Sie unter jedem Rechtsakt die harmonisierten Normen oder sonstigen Spezifikationen auf, mit denen die Konformität nachgewiesen wird, jeweils mit Ausgabe.
3. Kennzeichnen Sie Normen, die nur teilweise angewandt wurden, und geben Sie in Übereinstimmung mit den technischen Unterlagen an, welche Teile.
4. Ergänzen Sie die Angaben zur notifizierten Stelle unter dem Rechtsakt, dessen Verfahren eine solche einbezog, mit der Bescheinigungsnummer.
5. Prüfen Sie, dass kein Rechtsakt ohne unterstützende Normen oder Spezifikationen aufgeführt ist und keine Norm genannt wird, die die technischen Unterlagen nicht abdecken.

Sprache, Unterschrift und Form

Nach den Mustervorschriften muss die Erklärung in die Sprache oder Sprachen übersetzt werden, die der Mitgliedstaat verlangt, in dem das Produkt in Verkehr gebracht oder auf dem Markt bereitgestellt wird. Wenn Sie in mehreren EU-Ländern verkaufen, planen Sie mehrere Sprachfassungen derselben Erklärung ein und halten Sie sie synchron, sobald sich die Vorlage ändert.

Die Erklärung wird von einer namentlich genannten Person mit angegebener Funktion für und im Namen des Herstellers unterzeichnet, mit Ort und Datum der Ausstellung. Mit der Erstellung übernimmt der Hersteller die Verantwortung für die Konformität des Produkts; der Unterzeichner sollte daher jemand sein, der befugt ist, das Unternehmen zu verpflichten.

Eine vorläufige Einigung zwischen dem Rat und dem Europäischen Parlament vom 9. Juni 2026, Teil des Vereinfachungspakets „Omnibus IV“, würde die Erklärung für 20 Produktrechtsakte in digitale Form überführen. Prüfen Sie, ob sie förmlich angenommen wurde und ab wann sie gilt, bevor Sie ändern, wie Sie Erklärungen bereitstellen; bis dahin gilt der aktuelle Text des anwendbaren Rechtsakts.

Konformitätserklärung, Bescheinigung, Prüfbericht und technische Unterlagen im Vergleich

Käufer und Marktplätze verlangen oft „das CE-Zertifikat“ und meinen eines von mehreren verschiedenen Dokumenten. Wer weiß, welches welches ist, vermeidet es, die falschen Nachweise zu akzeptieren:

Checkliste zur Prüfung von Erklärungen: Probleme und Lösungen

Bevor Sie die Erklärung eines Lieferanten akzeptieren oder Ihre eigene unterzeichnen, gehen Sie diese Prüfpunkte durch. Die meisten Probleme lassen sich in Minuten beheben, wenn sie vor dem Versand des Produkts auffallen:

Wenn keine Konformitätserklärung erforderlich ist

Viele Verbraucherprodukte fallen unter keinen Rechtsakt, der eine CE-Kennzeichnung vorsieht – etwa nicht elektrische Möbel, Kleidung oder Kochgeschirr. Für sie gilt die Verordnung über die allgemeine Produktsicherheit (EU) 2023/988, die weder eine EU-Konformitätserklärung noch ein CE-Zeichen verlangt.

Stattdessen verlangt die GPSR vom Hersteller eine interne Risikoanalyse und die Erstellung technischer Unterlagen, die 10 Jahre nach dem Inverkehrbringen des Produkts aufbewahrt werden. Das Produkt muss eine Typen-, Chargen- oder Seriennummer oder eine andere Kennzeichnung, Name sowie Post- und elektronische Anschrift des Herstellers und die zutreffenden Anleitungen und Sicherheitsinformationen tragen. Ist der Hersteller nicht in der EU niedergelassen, ist außerdem eine in der EU ansässige verantwortliche Person erforderlich.

Ein freiwilliges Dokument, das die Sicherheitsgrundlage des Produkts zusammenfasst, ist in Ordnung, aber nennen Sie es nicht EU-Konformitätserklärung und bringen Sie keine CE-Kennzeichnung an, die nur dort angebracht werden darf, wo Rechtsvorschriften sie vorsehen.

Die Erklärung aktuell halten

Die Mustervorschriften verlangen, dass die Erklärung laufend aktualisiert wird. In der Praxis veraltet eine Erklärung, wenn sich etwas ändert, auf das sie sich beruft. Prüfen Sie sie mindestens bei diesen Anlässen: