Deklaracja zgodności UE: wzór i wymagana treść

Kto sporządza deklarację

Deklarację zgodności UE sporządza i podpisuje producent albo upoważniony przedstawiciel, jeżeli dopuszczają to właściwe przepisy. Importerzy i dystrybutorzy nie wystawiają własnych deklaracji, ale importerzy muszą być w stanie przedstawić ich kopię, a sprzedawcy zwykle zbierają DoC od dostawców jako dowód do swojego katalogu.

Deklaracja to tylko jeden element zgodności. Opiera się na ocenie zgodności i dokumentacji technicznej, które producent musi przechowywać, i żadnej z nich nie zastępuje.

Wymagana treść: unijna modelowa struktura

Załącznik III do decyzji nr 768/2008/WE określa modelową strukturę, którą stosuje większość unijnych przepisów dotyczących produktów, z pewnymi odmianami właściwymi dla danego aktu. Deklaracja zawiera zazwyczaj:

• Niepowtarzalną identyfikację produktu (na przykład numer deklaracji lub produktu).
• Nazwę i adres producenta oraz, w stosownych przypadkach, jego upoważnionego przedstawiciela.
• Oświadczenie, że deklaracja zgodności wydawana jest na wyłączną odpowiedzialność producenta.
• Przedmiot deklaracji: identyfikację produktu umożliwiającą jego identyfikowalność, która w stosownych przypadkach może obejmować zdjęcie.
• Oświadczenie, że przedmiot deklaracji jest zgodny z odpowiednim unijnym prawodawstwem harmonizacyjnym, ze wskazaniem tych aktów.
• Odniesienia do odpowiednich norm zharmonizowanych lub innych specyfikacji technicznych, w odniesieniu do których deklarowana jest zgodność.
• W stosownych przypadkach jednostkę notyfikowaną, która przeprowadziła procedurę oceny zgodności, oraz wydany przez nią certyfikat.
• Informacje dodatkowe, jeśli występują.
• Podpisano w imieniu producenta: miejsce i data wydania, imię i nazwisko, stanowisko oraz podpis.

Wzór deklaracji zgodności UE

Poniższy zarys odpowiada modelowej strukturze. Zastąp tekst w nawiasach i dostosuj sformułowania do konkretnych przepisów mających zastosowanie do Twojego produktu:

• 1. Model produktu / produkt: [numer modelu, nazwa produktu, niepowtarzalny identyfikator]
• 2. Nazwa i adres producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela: [nazwa firmy, pełny adres pocztowy]
• 3. Niniejsza deklaracja zgodności wydana zostaje na wyłączną odpowiedzialność producenta.
• 4. Przedmiot deklaracji: [opis umożliwiający identyfikowalność — rodzaj, numer partii lub numer seryjny; zdjęcie, w stosownych przypadkach]
• 5. Opisany powyżej przedmiot niniejszej deklaracji jest zgodny z odpowiednim unijnym prawodawstwem harmonizacyjnym: [wymień każdy mający zastosowanie akt z podaniem numeru i tytułu]
• 6. Odniesienia do odpowiednich zastosowanych norm zharmonizowanych lub odniesienia do innych specyfikacji technicznych, w odniesieniu do których deklarowana jest zgodność: [odniesienia do norm z rokiem/wersją]
• 7. W stosownych przypadkach jednostka notyfikowana [nazwa, numer] przeprowadziła [opis interwencji] i wydała certyfikat: [numer referencyjny certyfikatu]
• 8. Informacje dodatkowe: [jeśli występują]
• Podpisano w imieniu: [producent] — [miejsce i data wydania] — [imię i nazwisko, stanowisko] — [podpis]

Jedna deklaracja dla kilku dyrektyw i rozporządzeń

Gdy produkt podlega więcej niż jednemu aktowi — na przykład zabawka z elektroniką — prawodawstwo UE co do zasady wymaga jednej deklaracji zgodności obejmującej wszystkie mające zastosowanie akty. Wymienia ona każdy akt oraz normy zastosowane dla każdego z nich.

Deklaracja musi być aktualizowana i przetłumaczona na język lub języki wymagane przez państwo członkowskie, w którym produkt jest wprowadzany do obrotu lub udostępniany na rynku. Wiele aktów wymaga także, aby producent przechowywał deklarację i dokumentację techniczną przez 10 lat od wprowadzenia produktu do obrotu.

Typowe błędy w deklaracjach zgodności

Deklaracje są często kwestionowane lub odrzucane z powodu:

• Wymieniania uchylonych dyrektyw lub nieaktualnych wersji norm.
• Opisu produktu zbyt ogólnego, by zidentyfikować konkretny model lub partię, których dotyczy.
• Braku oświadczenia o wyłącznej odpowiedzialności lub pełnego adresu producenta.
• Pominięcia jednostki notyfikowanej, gdy procedura oceny zgodności jej wymagała.
• Braku podpisu, daty albo imienia i nazwiska oraz stanowiska podpisującego.
• Wystawienia deklaracji dla produktu, który nie jest objęty żadnym aktem wymagającym takiej deklaracji.

Deklaracje poza UE

Inne rynki stosują inne dokumenty. W Stanach Zjednoczonych nie istnieje ogólny odpowiednik deklaracji UE; zamiast tego obowiązują szczegółowe przepisy, takie jak General Certificate of Conformity lub Children’s Product Certificate wymagane dla wielu produktów konsumenckich regulowanych przez CPSC.

Sporządzanie deklaracji na podstawie dokumentów dostawców

Identyfikatory produktu, dane producenta i odniesienia do norm zwykle już występują w kartach katalogowych dostawców, sprawozdaniach z badań i istniejących deklaracjach. Doc2Shelf wyodrębnia je z plików PDF dostawców i składa gotowe do weryfikacji projekty deklaracji UE i USA do eksportu. Projekty musi sprawdzić i podpisać strona odpowiedzialna; Doc2Shelf nie ocenia zgodności ani nie certyfikuje produktów.

Pole po polu: co wpisać w każdym elemencie

Wzorcowa struktura z załącznika III do decyzji nr 768/2008/WE jest krótka, ale każdy element trzeba wypełnić na tyle precyzyjnie, aby organ mógł dopasować deklarację do fizycznego produktu i stojących za nim dowodów. Poniższe przykłady mają charakter poglądowy; dostosuj je do aktów i norm, które faktycznie dotyczą Twojego produktu.

Jedna deklaracja dla kilku aktów

Decyzja nr 768/2008/WE wymaga jednej deklaracji, gdy do produktu stosuje się kilka aktów harmonizacyjnych, a deklaracja ta musi zawierać informacje niezbędne do zidentyfikowania każdego aktu i odniesienia do jego publikacji. Na przykład głośnik Bluetooth jest zazwyczaj oceniany według przepisów o urządzeniach radiowych, RoHS i ewentualnie innych aktów — jeden dokument obejmuje je wszystkie.

Praktycznym sposobem ułożenia elementów 5 i 6 jest grupowanie norm pod aktem, który wspierają, aby osoba weryfikująca widziała na pierwszy rzut oka, że za każdym aktem stoją dowody:

1. Wymień każdy mający zastosowanie akt wraz z numerem, krótkim tytułem i odniesieniem do publikacji.
2. Pod każdym aktem wymień normy zharmonizowane lub inne specyfikacje użyte do wykazania zgodności z nim, wraz z ich wydaniami.
3. Oznacz normy zastosowane tylko częściowo i wskaż, które części, zgodnie z dokumentacją techniczną.
4. Dodaj dane jednostki notyfikowanej pod aktem, którego procedura ją obejmowała, wraz z numerem certyfikatu.
5. Sprawdź, czy żaden akt nie jest wymieniony bez norm lub specyfikacji uzasadniających oraz czy nie wymieniono żadnej normy, której nie obejmują akta techniczne.

Język, podpis i forma

Zgodnie z przepisami wzorcowymi deklaracja musi być przetłumaczona na język lub języki wymagane przez państwo członkowskie, w którym produkt jest wprowadzany do obrotu lub udostępniany. Jeśli sprzedajesz w kilku krajach UE, zaplanuj kilka wersji językowych tej samej deklaracji i aktualizuj je równolegle za każdym razem, gdy zmienia się wersja główna.

Deklarację podpisuje w imieniu producenta i z jego upoważnienia osoba wskazana z imienia i nazwiska, z podaną funkcją, z miejscem i datą wystawienia. Sporządzając ją, producent bierze na siebie odpowiedzialność za zgodność produktu, więc osoba podpisująca powinna być upoważniona do zaciągania zobowiązań w imieniu firmy.

Wstępne porozumienie między Radą a Parlamentem Europejskim z 9 czerwca 2026 r., będące częścią pakietu upraszczającego „Omnibus IV”, przeniosłoby deklarację do formy cyfrowej w 20 aktach produktowych. Sprawdź, czy zostało formalnie przyjęte i od kiedy ma zastosowanie, zanim zmienisz sposób dostarczania deklaracji; do tego czasu stosuj aktualny tekst aktu, który ma zastosowanie.

Deklaracja, certyfikat, sprawozdanie z badań i akta techniczne

Kupujący i platformy handlowe często proszą o „certyfikat CE”, mając na myśli jeden z kilku różnych dokumentów. Wiedza, który jest który, pozwala uniknąć przyjęcia niewłaściwego dowodu:

Lista kontrolna przeglądu deklaracji: problemy i poprawki

Zanim przyjmiesz deklarację dostawcy lub podpiszesz własną, przejdź przez te kontrole. Większość problemów można naprawić w kilka minut, jeśli zostaną wykryte przed wysyłką produktu:

Kiedy deklaracja zgodności nie jest wymagana

Wiele produktów konsumenckich nie jest objętych żadnym aktem przewidującym oznakowanie CE — na przykład meble nieelektryczne, odzież lub naczynia kuchenne. Do nich stosuje się rozporządzenie w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów (UE) 2023/988, które nie wymaga ani deklaracji zgodności UE, ani znaku CE.

Zamiast tego GPSR wymaga od producenta przeprowadzenia wewnętrznej analizy ryzyka i sporządzenia dokumentacji technicznej, przechowywanej przez 10 lat od wprowadzenia produktu do obrotu. Produkt musi nosić numer typu, partii lub serii albo inny identyfikator, nazwę i adres pocztowy oraz elektroniczny producenta, a także instrukcje i informacje dotyczące bezpieczeństwa, które go dotyczą. Jeżeli producent nie ma siedziby w UE, potrzebna jest również osoba odpowiedzialna mająca siedzibę w UE.

Dobrowolny dokument podsumowujący podstawy bezpieczeństwa produktu jest w porządku, ale nie nazywaj go deklaracją zgodności UE i nie dodawaj oznakowania CE, które można umieszczać tylko tam, gdzie przewidują je przepisy.

Utrzymywanie aktualności deklaracji

Przepisy wzorcowe wymagają ciągłej aktualizacji deklaracji. W praktyce deklaracja się dezaktualizuje, gdy zmieni się coś, co przywołuje. Przeglądaj ją co najmniej przy tych okazjach: