製品データからEU・米国コンプライアンス宣言書を生成

一つのソースドキュメントで、両市場に対応

Doc2Shelfは、1つのサプライヤーPDFから、該当するカテゴリーに合わせて構造化したEU市場向けと米国市場向けの宣言書の下書きを作成します。抽出された同じ製品データが両方に反映されるため、法域ごとに事実を入力し直す必要はありません。

宣言書はセクションごとに編集可能で、必須項目の入力プロンプトが表示されるため、文書を完成させるために何が必要かが一目でわかります。

製品カテゴリー別のCEマーキング関連ドキュメント作成

Doc2Shelfは7つの製品カテゴリーに対応しており、EU市場へのアクセスに不可欠なCEマーキング関連ドキュメントを含め、各カテゴリーに適した構成とコンテンツを適用します。カタログが多岐にわたる場合でも、単一のテンプレートに押し込めるのではなく、製品に合わせて宣言書を最適化します。Doc2Shelfは提供されたデータから書類を組み立てるツールであり、適合性の評価や製品の認証を行うものではありません。

コンテンツハッシュによるレビューゲートにより、担当者が確認するまで宣言書のエクスポートや公開ができないようになっており、規制出力に対する監査に適した管理が可能です。

必要な形式でエクスポート

レビュー済みの宣言案をPDFまたはDOCXでエクスポートするか、印刷可能な宣言ラベルを作成します。同じレビュー済み製品レコードは、該当するGPSR情報と、後続実装用の別個のDPP準備用構造化JSONにも利用できます。これらの出力は、完全なコンプライアンスパッケージでも完成したデジタル製品パスポートでもありません。

14種類の宣言書：7つのカテゴリー × 2つの市場

Doc2Shelfには、7つの製品カテゴリーそれぞれについてEU向けと米国向けの宣言書タイプがあり、さらに見出しを自由に定義できるカスタムタイプがあります。各タイプは、表に挙げた規則を軸に、レビュー担当者が期待する構成のセクションで作成された下書きです。この表は下書きが重点を置く内容の概要であり、製品に適用されるすべての事項を示すものではありません。

製品に適用される規則は、カテゴリーだけでなく、その製品自体によって異なります。下書きには、構成の軸となった法令が明記されます。レビューの前にセクションを編集して、実際に適用される法令、規格、記載事項を確認し、追加または削除してください。すべてのタイプが法的な意味での適合宣言書というわけではありません。食品、化粧品、化学品、繊維製品、サプリメントの下書きは、主に、それらの規則が求めるラベルや製品情報を整理するものです。

[REQUIRED: …]プレースホルダーが不足している事実を知らせる仕組み

サプライヤー文書に、宣言書に必要なすべての情報が含まれていることはまれです。データシートには型番と試験した規格が記載されていても、製造者の郵送先住所、署名者、バッチの範囲は記載されていないことがあります。Doc2Shelfは推測せず、元の文書と製品レコードに事実が見当たらない箇所に、[REQUIRED: manufacturer postal address]のような目立つプレースホルダーを記入します。

プレースホルダーは宣言書エディターで強調表示されるため、レビュー担当者が1つずつ確認していけます。事実を入力する、製品にデータを追加してからセクションを再生成する、該当しないセクションを削除する、のいずれかで解消します。その背景にあるルールは単純で、不足している事実は、もっともらしく見せず、不足しているように見せるというものです。

• EU向け下書きでよく見られるプレースホルダー：認定代理人の情報、ノーティファイドボディの番号と証明書の参照番号、規格の版、発行地と発行日、署名者の氏名と役職。
• 米国向け下書きでよく見られるプレースホルダー：責任のある会社の住所、児童用製品のトラッキングラベルの情報、登録番号またはRN番号、必須の警告文。
• プレースホルダーは翻訳しても残るため、他の言語で生成した下書きでも、何が不足しているかが分かります。

レイアウトエディター、印刷テンプレート、エクスポート

宣言書をレビューすると、レイアウトエディターで印刷の仕上がりを調整できます。フルレイアウト、コンパクトな表、行内の段落のいずれかを選び、用紙サイズ、余白、フォントサイズ、表示するセクションとその順序、規則の行と製品ヘッダーを表示するかどうか、任意のタイトルを設定できます。レイアウトは再利用できる印刷テンプレートとして保存でき、そのうち1つを既定に設定できるため、同じ製品ラインのすべての宣言書を同じ形式で印刷できます。

宣言書のセクションではなく製品レコードにある詳細情報を、宣言書の言語に翻訳した製品データのブロックとして、レイアウトに追加することもできます。

Doc2Shelfが行わないこと

宣言書は、コンプライアンスのプロセスの最後に作成するもので、そのプロセスの代わりにはなりません。Doc2Shelfは、お客様が提供した文書とデータから、宣言書の下書きを作成して書式を整えます。法的な責任と、その裏付けとなる作業は、製造者またはその他の責任ある経済事業者が負います。

• 適合性の評価、適用される法令の判断、適合性評価手続きの選択は行いません。
• 製品の試験は行わず、試験機関の試験報告書の代わりにもなりません。
• 製品の認証や証明書の発行は行わず、ノーティファイドボディ、英国の承認機関、CPSC認定の試験機関としても機能しません。
• 認定代理人、EU域内の責任者、輸入者としての役割は担いません。
• 宣言書への署名は行いません。署名するのは、製造者またはその認定代理人です。
• CPSC eFilingなど、当局への証明書の提出は行いません。
• 法的なレビューや、有資格者による技術的なレビューの代わりにはなりません。

宣言書の下書きのレビューの流れ

レビューゲートは、担当者が現在の内容を確認したことを記録します。宣言書がレビューされるまでエクスポートと印刷はブロックされ、その後に編集するとレビューは無効になります。チームでは通常、各部分を適切な担当者が確認できるよう、作業を分担します。