Programvara för produktöverensstämmelse: dokument för EU och USA

En produktpost för flera efterlevnadsdokument

Samma strukturerade produktpost kan användas för GPSR-uppgifter om tillverkare och produktidentifiering; uppgifter om den ansvariga personen när tillverkaren inte är etablerad i EU; varnings- eller säkerhetsinformation i tillämpliga fall; DPP-inriktade förberedelsedata (strukturerad JSON); samt utkast till EU- eller USA-deklarationer om överensstämmelse. Den gemensamma källan håller identitet, specifikationer och säkerhetsuppgifter konsekventa i alla dokument.

De specialiserade arbetsflödena förblir separata. Du kan därför skapa endast det underlag som är relevant för produkten och marknaden, utan att pressa in varje artikel i samma generella mall.

Från leverantörs-pdf till granskningsklart underlag

Doc2Shelf läser leverantörs-PDF:er, extraherar efterlevnadsrelevanta fält, poängsätter varje extraktion för konfidens och fullständighet och flaggar obligatorisk information som inte går att fastställa. Extraherade fakta behåller sin källsida och ett kort citat, och det genererade innehållet kan redigeras, vilket effektiviserar granskningen utan att dölja osäkerhet.

Den färdiggranskade produktinformationen kan användas i marknadsplatslistningar såväl som i efterlevnadsdokument. Katalog- och regelefterlevnadsprocesserna utgår då från samma verifierade fakta.

Den mänskliga granskningen har sista ordet

Doc2Shelf utformar och strukturerar dokument; tjänsten bedömer inte överensstämmelse, certifierar inte produkter och ersätter inte juridisk granskning. Ett godkännandesteg som skyddas med innehållshashning hindrar ogranskat efterlevnadsinnehåll från att publiceras eller exporteras.

Denna uppdelning automatiserar återkommande förberedelser, samtidigt som ansvaret för korrekthet och godkännande stannar hos de personer som känner produkten och dess krav.

Dokument för överensstämmelse per produktkategori

Varje produktkategori har sina egna EU- och USA-regler, och varje regel kräver olika information. Tabellen sammanfattar den viktigaste lagstiftningen att beakta för de sju kategorier som Doc2Shelf stöder och vad tjänstens deklarationsutkast omfattar. Den är en startpunkt, inte en fullständig lista: andra regler kan gälla beroende på produkten, och vissa produkter omfattas av flera kategorier.

Utöver kategorireglerna fungerar EU:s allmänna produktsäkerhetsförordning (EU) 2023/988 som ett skyddsnät för konsumentprodukter – livsmedel är undantagna – och artikel 19 anger vilken information onlineerbjudanden måste visa. För produkter utanför de sju kategorierna kan du själv definiera avsnitten med en anpassad deklaration.

Samla efterlevnadsdata i hela katalogen

Efterlevnadsdata tenderar att ligga på många ställen: leverantörs-PDF:er på delade enheter, varningar i ett kalkylblad, importörsuppgifter i en e-posttråd. Doc2Shelf samlar dem i en produktpost per artikel, byggd utifrån leverantörsdokumenten, så att varje deklarationsutkast, GPSR-block och listning utgår från samma granskade värden.

Leverantörs-PDF:er kan laddas upp i batchar om upp till 500, inom dokumentkvoten i din plan. Varje extraktion har en konfidenspoäng och en fullständighetspoäng, och extraherade fakta lagras med den sida och det citat de kommer från.

Granskningsspärr och revisionsspår

Produkter, listningar och deklarationer har var sin granskningsspärr. När en person godkänner ett objekt registrerar Doc2Shelf vem som granskade det, när, och en SHA-256-hash av det granskade innehållet. Publicering och export kontrollerar hashen: om innehållet har ändrats sedan godkännandet ogiltigförklaras granskningen och objektet måste granskas på nytt innan det kan användas.

Det ger en enkel, verifierbar koppling mellan det som godkändes och det som publicerades eller exporterades. Det ersätter inte dina egna kvalitetsregister – till exempel vem som bedömde att ett fält inte var tillämpligt och varför – men det hindrar att ogranskade ändringar slinker igenom.

Håll dokumenten aktuella när regler eller produkter ändras

Efterlevnadsdokument åldras på två sätt: produkten ändras (ny leverantör, ny formulering, ny varning) eller reglerna ändras. När en leverantör skickar ett uppdaterat dokument laddar du upp det, genererar om de berörda utkasten och granskar dem; att redigera granskat innehåll ogiltigförklarar det tidigare godkännandet, så föråldrade godkännanden följer inte med.

Doc2Shelf bevakar inte lagstiftningen åt dig. Ditt team avgör när en regeländring påverkar en produkt och uppdaterar sedan posten och utkasten. Exempel på nyligen införda och kommande datum som är värda att bevaka:

Vem som använder programvara för produktöverensstämmelse

Olika team använder samma poster för olika uppgifter:

• Efterlevnadsteam som förbereder deklarationsutkast och säkerhetsinformation för många produkter samtidigt, med ett granskningsspår.
• Importörer som samlar in uppgifter om tillverkare, importör och ansvarig person från leverantörer utanför EU.
• Varumärken med egna märkesprodukter, som blir tillverkare enligt artikel 13 i GPSR och behöver konsekventa dokument för hela sortimentet.
• Säljare på marknadsplatser och i webbutiker som behöver GPSR-information och listningstexter från samma granskade data.
• Distributörer som kontrollerar att den information de måste verifiera finns på plats innan de tillhandahåller produkter.